Первинні документи бухгалтерського обліку що це таке, перелік, оформлення, правила і терміни

Що таке первинна документація в бухгалтерії

Господарюючі суб'єкти звітують перед державою про підсумки фінансової діяльності за допомогою регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені всі особливості роботи організації.

Бухгалтерський облік починається з приймання та обробки первинних документів.

Первинні документи (чеки, товарні накладні, акти, рахунки-фактури та інше) є неспростовні докази настання подій фінансового життя, які впливають на підсумок фінансової діяльності. Вони встановлюють і підтверджують відповідальність за виконані господарські операції.

Правила оформлення «первинки»

Первинні документи містять обов'язкову інформацію (реквізити):

Справжність відомостей цих документів, забезпечують ті, хто їх підписав.

Які вимоги до заповнення та оформлення облікових документів

Первинний обліковий документ складається на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом.

Керівник зі схвалення головного бухгалтера призначає осіб, які підписами запевняють реальність і законність даних первинних документів.

При прийомі в бухгалтерію, перевіряють наявність обов'язкової інформації, безпомилковість розрахунків і роблять позначку, щоб запобігти їх повторне прийняття.

При дотриманні правил оформлення і обліку первинних документів проблем у бухгалтерів не виникне

Перелік платіжних документів

Кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом. Не допускається прийняття до бухгалтерського обліку документів, якими оформляються не мали місця факти господарського життя, в тому числі що лежать в основі уявних і удаваних угод.

Кожна фінансова подія підтверджують відповідними видами первинних документів.

Наприклад, прийняття та відчуження товарів оформляють накладними. Надходження і вибуття грошових коштів через банк документують платіжними дорученнями. Рух грошей через касу підтверджують касовими ордерами. Виїзд водіїв на лінію супроводжують дорожніми листами.

Форми платіжних доручень і касових ордерів затверджені законодавчо. Вони повинні повністю відповідати затвердженим зразкам. Позиції цих документів оформляють строго по інструкції, яка встановлює правила для заповнення. Не допускається складання платіжних доручень і касових ордерів в довільній формі і оформлення платіжних операцій через банк або касу іншими документами.

За якою формою повинна оформлятися «первинка»

Зразки законних форм платіжних документів наведені на фотографіях нижче.

Загальнодержавна форма первинного документа - платіжне доручення в банк

У разі передачі товару через перевізника зазвичай оформляють товарно-транспортну накладну - документ, що підтверджує тристоронню угоду між продавцем, покупцем і перевізником. Продавець передає товар перевізнику. Перевізник приймає товар у продавця, перевозить і передає покупцеві. Покупець приймає товар у перевізника. Таким способом підтверджується факт переходу права власності від покупця до продавця.

Оподаткування операцій на загальній системі

Особи, які є платниками податку на додану вартість, по кожній реалізації оформляють рахунок-фактуру, який не є первинним документом бухгалтерського обліку. Він не підтверджує факт реалізації, оскільки підписується тільки однією стороною угоди. Нарахований продавцем в рахунку-фактурі податок не впливає на фінансовий результат продавця, тому що продавець не сплачує цей ПДВ. Покупець не приймає рахунок-фактуру до бухгалтерського обліку, тому що він підписаний особою, що не відповідає перед ним за достовірність даних - представником продавця.

Чи не визнають первинним документом рахунок на оплату продукції, що виставляється продавцем. Він не доводить настання події, що впливає на фінансовий результат, не підтверджує угоду - підпис одного боку, не підтверджує платіж.

Чи відноситься договір до первинних документів

Багато подій господарського життя супроводжуються договорами, які, як правило, фіксують наміри учасників і не підтверджують кожну фінансову операцію. Наприклад, договори поставки встановлюють зобов'язання одного боку, до встановленого терміну поставити певну кількість продукції, а інший - прийняти і оплатити. Оскільки договорами визначаються не мали місця події, то їх не приймають до бухгалтерського обліку.

Що бухгалтер повинен знати про форми «первинки»

Форми первинних облікових документів визначає керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку. Форми первинних облікових документів для організацій державного сектора встановлюються відповідно до бюджетного законодавства Укаїни.

До переліку організацій державного сектора входять:

• державні (муніципальні) установи;
• державні органи;
• органи місцевого самоврядування;
• структури управління державних позабюджетних фондів;
• органи управління територіальних державних позабюджетних фондів.

Серед названих на цьому наказі форм немає рахунків-фактур і договорів. Придбання та відчуження документується накладними та актами.

Приклад однієї з накладних, оформлюваних усіма державними організаціями, наведено нижче.

Обов'язкова форма первинного документа для організацій державного сектору - накладна на відпуск ТМЦ

Як оформляють виправлення в облікових документах

У первинному обліковому документі допускаються виправлення, якщо інше не встановлено федеральними законами або нормативними правовими актами органів державного регулювання бухгалтерського обліку. Виправлення в первинному науковому документі повинно містити дату виправлення, а також підписи осіб, що склали документ, в якому вироблено виправлення, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб.

Для виправлення помилки закреслює неправильне і підписують правильне.

Щоб легко було прочитати, що виправлено, закреслює однією рисою.

Виправлення помилки в первинному документі має бути обумовлено написом «виправлено», підтверджено підписом осіб, які підписали документ, а також проставлена ​​дата виправлення.

Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку (затверджене Мінфіном СРСР 29.07.1983 № 105)

Кожне виправлення підтверджують:

• дата виправлення;
• підписи осіб, що склали документ, в якому вироблено виправлення;
• вказівка ​​прізвищ та ініціалів осіб, що склали документ або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб.

Відсутність будь-якого реквізиту зі списку робить виправлення незаконним.

Приклад виправлення в накладній представлений на фото.

При наявності вільного місця поруч з закресленим, виправлення можна оформити таким чином

Щоб виправлення мало беззаперечну юридичну силу, його оформлюють таким чином. На вільних полях документа роблять напис: «Виправленому з» і записують те, що виявилося невірним. Продовжують: «на» і записують те, що вважають правильним. Потім пишуть: «вірити», вказують дату, ставлять підписи відповідальних осіб, їх прізвища та ініціали. При такому оформленні виправлення виключені поправки, які не були погоджені з підписантами.

Внесення виправлень в касові і банківські документи не допускається.

Як зберігають бухгалтерську «первинку»

Первинні облікові документи ... підлягають зберіганню економічним суб'єктом протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років після звітного року.

Прийняті до обліку документи групують за видами, які підтверджуються ними подій, і прошивають. Зазвичай їх прошивають за кожен місяць і відразу здають в архів бухгалтерії. Працівники бухгалтерії відповідають за їх безпеку при зберіганні, захист від змін. Розташована нижче схема показує, які види документів потрібно переплести, а що з них досить прошити.