Партнер оформлення дублікатів втрачених документів юридичні послуги

Cложілась така ситуація: пожежа. Згоріли всі документи, що стосуються кадрів: накази про прийом на роботу співробітників, накази про звільнення, трудові договори, особові картки, посадові інструкції за 3 роки.
Питання: щоб відновити документи ми повинні на них писати дату відновлення, стару дату, яка була на документі або ставити дату відновлення і робити якусь преамбулу на документі, що пояснює суть справи (про пожежу)?

Відповідь фахівця Консалтингової групи "Партнер":

Згідно вимог, встановлених пунктом 6.8. Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженому Мінфіном СССП 29.07.1983г. № 105 у разі пропажі або загибелі первинних документів керівник підприємства зобов'язаний видати наказ про призначення комісії з розслідування причин загибелі документів. Для участі в роботі комісії запрошуються представники державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Бажано, щоб цей акт містив перелік втрачених документів. Крім того, для підтвердження причини втрати документів, необхідно отримати довідку протипожежної служби. Зазначені документи будуть підставою для оформлення дублікатів втрачених документів.

З точки зору існуючої правової традиції дублікат є другий або наступний екземпляр будь-якого письмового документа, що має, на відміну від копії, однакову з оригіналом юридичну силу. Дублікат оформляється при втраті справжнього документа. Дублікат виготовляється тією організацією, який був виданий основний документ.

Для виготовлення дубліката використовується відповідний бланк або чистий аркуш, який відтворює всі реквізити раніше загубленого документа. У дублікаті повинні бути зазначені: дата і номер справжнього документа; прізвище, ініціали та посада особи, яка підписала оригінал документа; дата підписання дубліката; прізвище, ініціали та посада особи, яка підписала дублікат. У верхньому правому куті проставляється відмітка «дублікат». Дублікат засвідчується печаткою організації.

Трудовий стаж працівників організації в цьому випадку встановлюється комісією по встановленню стажу, створюваної органами виконавчої влади суб'єктів Укаїни. До складу такої комісії включаються представники роботодавців, профспілок чи інших уповноважених працівниками представницьких органів, а також інших зацікавлених організацій.

Встановлення факту роботи, відомостей про професії (посади) і періодах роботи в даній організації здійснюється комісією на підставі документів, наявних у працівника (довідка, профспілковий квиток, облікова картка члена профспілки, розрахункова книжка тощо), а в разі їх відсутності - на підставі показань двох і більше свідків, які знають працівника по спільній з ним діяльності в одній організації або в одній системі.

Якщо працівник до надходження в організацію вже працював, комісія вживає заходів до отримання документів, що підтверджують цей факт.

За результатами роботи комісії складається акт, в якому вказуються періоди роботи, професія (посада) і тривалість трудового стажу працівника.
Роботодавець на підставі акта комісії видає працівнику дублікат трудової книжки.

У разі якщо документи не збереглися, стаж роботи, в тому числі встановлений на підставі показань свідків, може бути підтверджений в судовому порядку.

Якщо працівник до надходження в дану організацію (до даного роботодавця) вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділі «Відомості про роботу» в графі 3 спочатку вноситься запис про загальний і / або безперервному трудовому стажі роботи в якості працівника до вступу до дану організацію (до даного роботодавця), підтвердженому відповідними документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, у якого роботодавця, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний і / або безперервний трудовий стаж роботи, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; в графі 3 записується найменування організації (роботодавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ і робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку було прийнято працівника.

Якщо представленими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій же організації (у того ж роботодавця), то про це також робиться відповідний запис.
Потім у графі 2 указується дата звільнення (припинення трудового договору), а в графі 3 - причина (підстава) звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться лише що у документах відомості.
У графі 4 вказується найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті. Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій і належного їх запевнення роботодавцем або кадровою службою повертаються їх власнику.