П’ять «золотих» правил зберігання касових чеків

1 Відразу зробити копію чека і запевнити її

Як тільки чек виявився в бухгалтерії, треба не відкладаючи робити його копію. Чеки з часом вицвітають, навіть якщо глибоко закриті в папках. А вже про прямі сонячні промені і говорити нема чого. Щоб підтвердити витрати, безпечніше докласти до оригіналу копію чека, запевнивши її підписом керівника та печаткою компанії (лист МінфінаУкаіни від 17.09.08 № 03-03-07 / 22).

2 Не сушити чек на батареї і не гладити праскою

Намоклий або зім'ятий чек деякі працівники намагаються пропрасувати праскою, щоб він став як новенький. Одним чеками підвищений градус не заважає, але інші від нагрівання чорніють. Всьому виною - властивості термобумаги. Наприклад, автоперевізники спеціально попереджають в чеку - «Не нагрівати». Так що підзвітників треба проінструктувати, щоб приносили навіть пошарпані чеки.

3 Наклеїти чек на альбомний аркуш і додати до звіту

Касові чеки треба додати до авансового звіту. Але краще без степлера. Папір чека, як правило, тонка, і він може відірватися. Тому надійніше приклеїти його за краєчок (щоб через клею не потемнів колір тексту) на окремий альбомний аркуш. Якщо ж чеків багато, їх можна приклеїти на один лист, але не накладаючи один на одного, а то потім неможливо буде прочитати суми і дати.

4 Чи не згортати чек вдвічі, втричі, в літачок і т. Д.

Ще одна проблема можлива зі складеними чеками. Якщо згин потрапить на цифри, через якийсь час не вийде визначити суму. А якщо згин розірветься, є ризик, що частина документа загубиться. У такому випадку витрати вдається підтвердити товарним чеком, але іноді тільки в суді (постанова Федерального арбітражного суду Московського округу від 04.02.11 № КА-А40 / 18116-10).

5 Зберігати чек чотири роки, а при збитках плюс 10 років

Зберігати касові чеки треба чотири роки, поки інспекція має право провести перевірку (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Якщо ж в періоді списання витрат компанія отримала збитки, то треба додати до первинному терміну ще 10 років. Сума витрат за чеками зазвичай невелика, але вони теж вплинули на результат діяльності. Тому протягом терміну перенесення збитків "первинку" безпечніше зберегти.

Є питання? Наші експерти допоможуть за 24 години! Отримати відповідь Нове