Особливості ms access

У світі існує безліч систем управління базами даних. Незважаючи на те, що вони можуть по-різному працювати з різними об'єктами і надають користувачу різні функції й засоби, більшість СУБД спираються на єдиний усталений комплекс основних понять. Це дає нам можливість розглянути одну систему й узагальнити її поняття, прийоми і методи на весь клас СУБД. В якості такого навчального об'єкта ми вибрали СУБД Microsoft Access, яка входить в пакет Microsoft Office.

При розробці баз даних одночасно доводиться працювати з декількома різними структурними об'єктами. В Access реалізований абсолютно новий формат зберігання даних. Єдина уніфікована структура, яка називається контейнер, включає в себе всі структурні елементи - таблиці, запити, програмні модулі на Access Basic і т.д. Стандартне розширення цих файлів .MDB (Microsoft Data Base). При відкритті файлу .MDB всі об'єкти бази даних виводяться у вигляді списку у вікні бази даних. Для вибору одного із зазначених списків використовуються вкладки (корінці).

Розглянемо коротко призначення об'єктів Access.

Таблиця призначена для зберігання даних у вигляді записів (рядків) і полів (стовпців). Таблиці складають основу бази даних. Саме в них зберігається інформація, організована певним чином.

Запит - дозволяє отримати потрібні дані з однієї або декількох таблиць, розрахувати значення деяких даних за формулами.

Форма - об'єкт, призначений, як для введення, так і для виведення даних в зручному для користувача вигляді. У формі можна розмістити елементи управління, які застосовуються для введення, зображення і зміни даних в полях таблиць.

Звіт-об'єкт, призначений для друку даних.

Макроси - кошти для автоматизації роботи з формами, звітами та ін.

Модулі - програмні модулі на мові Visual Basic.

Мал. 7. Вікно бази даних в Ассess.

Основний структурний елемент Access - таблиця, в якій зберігається інформація. Всі інші об'єкти засновані на даних таблиць. Подібно до інших баз даних Access використовує терміни поле (стовпець таблиці) ізапісь (рядок таблиці). Кожне поле має свій тип і володіє певними властивостями.

Від властивостей полів залежить, які типи дан-них можна вносити в поле, а які ні, а також те, що можна робити з даними, що містяться в поле.

типи полів

Текстовий - використовується для зберігання текстової інформації довжиною до 255 символів.

Memo - використовується для зберігання тексту великого обсягу до 65 535 символів. Осо-сті поля MEMO полягає в тому, що реально ці дані зберігаються не в полі, а в іншому місці, а в полі зберігається тільки покажчик на те, де розташований текст.

Числовий - використовується для зберігання числових значень, які можуть використовуватися в математичних розрахунках. Воно теж має розмір, але числові поля бувають різними, наприклад, для введення цілих чисел і для введення дійсних чисел. У послід-нього випадку крім розміру поля задається також розмір десяткової частини числа.

Дата / Час - значення вводяться в поля такого типу в стандартному форматі, наприклад 1/1/99, 12:53:00 PM.

Грошовий - призначений для зберігання точного значення дуже великих чисел і дозволяє проводити точні обчислення над ними. Грошові суми можна зберігати і в числовому полі, але в грошовому форматі з ними зручніше працювати. У цьому випадку комп'ютер зображує числа разом із грошовими єдині-цями, розрізняє рублі і копійки, фунти і пенси, долари і центи.

Лічильник (Counter) - використовується для автоматичної нумерації додається записи. На перший погляд це звичайне числове поле, але воно має властивість автоматичного нарощений-вання. Якщо в базі є таке поле, то при введенні нового запису в нього автоматично вводиться число, на одиницю більше, ніж значення того ж поля в попередньому записі.

Логічний - використовується для зберігання логічних величин, що мають тільки два значення (Так чи Ні; 0 або 1; Істина чи Неправда і т.п.). Довжина такого поля завжди дорівнює 1 біту.

Майстер підстановок. - таке поле служить для створення зв'язків між таблицями СУБД Access.

Поля унікальні і ключові. Створення бази даних завжди починається з розробки структури її таблиць. Структура повинна бути такою, щоб при роботі з базою було потрібно вводити в неї якнайменше даних. Якщо введення якихось даних доводиться повторювати неодноразово, базу роблять з декількох зв'язаних таблиць. Структуру кожної таблиці раз-ється окремо. Для того щоб зв'язки між таблицями працювали надійно, і за записом з однієї таблиці можна було однозначно знайти записи в іншій таблиці, треба передбачити в таблиці унікальні поля.Унікальное поле - це поле, значення в якому не можуть повторюватися. Якщо дані в полі повторюються і необхідність видавати повідомлення про це, то для цього існує понятіеключевое поле.