Особливості документування управлінської інформації, основи побудови діловодних

Основи побудови діловодних процесів

Значення діловодства в суспільстві

У процесі управління виконуються ділові процедури, в сукупності реалізують деяку мету заздалегідь визначеної структури, яка описує функціональні ролі її учасників і відносини між ними. Ділова процедура - це логічний етап ділового процесу, який реалізувати необхідні для його завершення.

Таким чином операції діловодства начебто вплітаються в ділові процедури там, де їх необхідно супроводжувати відповідними документами.

Організація виконання ділових процедур - це спосіб практичного керування установою, а організація діловодства - це документальне забезпечення управління.

Значення діловодства для суспільства полягає перш за все тому, що за допомогою управлінської документації відображаються взаємини, які виникають в процесі фіксації відносин службового і приватного характеру, в ході ділових домовленостей між юридичними або фізичними особами, процесів прийняття та реалізації рішень, а також у повсякденному житті.

Особливо велике значення має діловодство в контролю за прийняттям та організацією віконанім управлінських рішень, оскільки видати наказ, дати розпорядження або винести резолюцію - це лише перша стадія управлінського процесу. Доведення управлінського рішення до виконавців, організація виконання управлінського рішення, координації роботи підлеглих, мотивування їх до виконання поставленого завдання, перевірка стану виконання поставлених завдань також є головними ланками технологічних процесів функціонування будь-якої установи.

в Досконалості налагоджено діловодство передбачає відповідний рівень контролю за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає можливість виявити допущені помилки, уникнути їх в майбутньому, надає роботі управлінської структури конкретності і оперативності, дозволяє побудувати досконалу систему роботи з документацією - науковоупорядкованій комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, що регламентують процеси документаційного забезпечення її функціонування.

Стан діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установою. Якщо процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівники звільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням управління підприємством, підвищується рівень його корпоративної культури.

Базові поняття діловодства

Базові поняття і терміни сучасного діловодства (справочинства) сьогодні можна знайти в нормативно-правових актах, в національних і міжнародних стандартах, про які йтиметься нижче, а також в різного роду енциклопедіях і словниках.

Окремі терміни з документознавства та діловодства ( "документ", "офіційний документ", "зразок-формуляр", "документообіг", "юридична сила" містить "Юридична енциклопедія".

Наведемо деякі з базових понять і пояснення до них.

Діловодство (справочинство - це сукупність процесів, ш забезпечують документування управлінської інформації і галізування роботи зі службовими документами.

Разом з тим, в ХІХ столітті діловодство вчені поділяли на частини: теоретичне та практичне. Сам термін "теоретичне діловодство" був введений українським вченим Н.В. Варадіновім. У теоретичному значенні, на його думку, діловодство - це "наука, викладає правила складання ділових паперів, актів і сами справ", а також вивчає "зовнішні" і консультант властивостей ділових паперів ". Практичне діловодство - це" загальний порядного виробництва справ в присутствених місцях за даними закону ми формам і за усталеними зразками ділових паперів ".

Сучасне діловодство являє собою повний цикл підготовки і руху документів з моменту їх створення (отримання) до завершення виконання, відправлення або передачі на зберігати в архів і знищення. Від досконалості побудови документа цінним системи, найбільш повної механізації і автоматизації діловодства залежить ефективність громадського управління в цілому.

У всі часи діловодство (в літературі раніше можна було зустріти - справочинство) становило важливу ділянку державної діяльності. У кожній країні були вироблені свої специфічні вид і назви діловодних служб і посад, форми і правила роботи зі службовими документами, сталь і ділове мовлення.

На Заході в цей час вже була усвідомлена необхідність ретельного вивчення кола проблем, пов'язаних з функціонуванням документів, якими займався Міжнародний бібліографічний інститут. Ідеї ​​безпосереднього засновника цієї фінансової інституції П. Отле були викладені в його фундаментальній праці "Керівництво по адміністративному діловодства" ( "Manuel de la documentation administrative) і знайшли поширення в окремих установах Голландії, Бельгії, Іспанії.

Оскільки, діловодство, або як його все частіше називають сьогодні - документаційне забезпечення управління, має переважно службовий характер, відносини, що складаються між суб'єктами з приводу документаційного забезпечення управління, складають сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від рівня культури виконання діловодних процесів, стану їх автоматизації, багато в чому залежить успіх діяльності як органів державної влади, так і всіх суб'єктів господарської діяльності, незалежно від форми власності.

Діловодство залишається важливою складовою роботи кожної установи, в процесі функціонування якої беруть участь всі її співробітники:

одні - створюють документи;

другі - забезпечують їх передачу, обробку, контроль виконання;

треті - керуються цими документами у своїй практичній діяльності.

Діловодство в установах може бути частково або централізоване або змішане.

централізованої форми створення і прийняття службові документи в установі та виконання всіх операції пов'язаних ними покладається на спеціальні діловодних служби - це можуть бути загальні відділи, департаменти документального забезпечення, управління справами, канцелярії чи секретаріату.

децентралізованої форми роботи з документами всі операції виконуються безпосередньо в структурних підрозділах установ "

змішаної форми роботи з документами частина операції виконується службами діловодства, а деякі здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах установи.

Разом з тим, незалежно від форми роботи з документами загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких воно покладається в межах наданих їм прав та обов'язків і які відповідають за стан діловодства в своїй організації.

За особливостями ведення діловодство підрозділяється на загальне, спеціальне, діловодство за зверненнями громадян т діловодство документів, що містять державну або комерційну таємницю.

Загальне діловодство - діловодство, що охоплює вимоги д документування управлінської інформації щодо функціонування установ, яке здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів згідно чинних актів законодавства і організація роботи з ними.

Організацію загального діловодства умовно поділяють на дві частини:

- забезпечення своєчасного і повного створення управлінської документації (документування);

- організація роботи зі службовими документами: отримання, розподіл, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архівування, знищення (забезпечення руху документів.

Спеціальне діловодство - діловодство, що стосується документування, тобто створення спеціальних видів документації (фінансової, планової, бухгалтерської, торгової, статистично-звітної, роботи з персоналом, праводілової тощо)

Окремий порядок і правила ведення встановлені для діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.

За окремим порядком здійснюється робота з документами, містять державну або комерційну таємницю, яка охороняється законом. Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у широкому застосуванні комп'ютерних систем, залучення до них, обробці і організації руху електронних документів, необхідності керувати всією документацією при дотриманні вимог діючих стандартів у відповідній області, регіональної побудові служб діловодства, вирішенні практичних завдань з побудови досконалого документаційного забезпечення управління .

Документаційне забезпечення управління - науково-упорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, що регламентують процеси роботи з документацією в установі.

Управління документаційному процесами - область управління, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передачею в архів і вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору та збереження в документальній формі інформації про ділову діяльність.

Перехід від діловодства до управління документаційному процесами зумовлений низкою об'єктивних чинників:

По-друге, це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різновидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаманної багатьом інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації.

Процес документування досить складний і відповідальний, сюди входить підготовка, складання, перевірка керівником, виготовлення, оформлення документів тощо.

Слід враховувати, що допоміжні операції в роботі з документами (процес фіксації думки на папері, запис різних відомостей, арифметичні підрахунки, друкування, звірка, виправлення, збору підписів, узгодження, візування, затвердження) переважають над формуванням інформації, яку передбачається перетворити в документ. Це може відбуватися в зв'язку з недоліком сучасних технічних засобів створення документної інформації та новітніх технологій її обробки.

Організація роботи з документами - це побудова документообігу, зберігання службових документів та користування ними в поточній діяльності. До організації роботи зі службовими документами входить: прийом, реєстрація, розгляд вхідних документів, їх кваліфікації, опрацювання виконавцями і відправка вихідних документів, контроль за виконанням документів, складання номенклатур і формування справ, підготовки справ до подальшого зберігання та використання.

В організації роботи з документами важливе значення має підвищення оперативності проходження документів за стадіями управлінського процесу і зменшення витрат праці і часу на цю роботу.

Від 30 до 45 відсотків свого робочого часу фахівці витрачають на виконання роботи з документами. Тому організація роботи з документами, управління документацією повинно бути строго підпорядковане ділової необхідності.

Документообіг (movement of records) - рух документів в установі з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.

Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних і внутрішніх документів, наприклад, за рік. Завданням досконалої організації документообігу є встановлення раціональної послідовності руху І обробки документованої інформації, досягнення необхідного досконалості роботи, яка забезпечує швидке проходження документів від моменту їх отримання (складання) до виконання.

В установі, як підкреслює проф. Г.Г. Асєєв, доцільно розробити адекватні управлінським процедурам схеми проходження і обробки основних видів документів повинні базуватися на одноразової реєстрації документів і децентралізації відповідальності при виконанні управлінських функцій [80].