Основні реквізити документів, електронна бібліотека
Велика частина документів оформляється на бланках організації. Бланк - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної інформації / 2 /. Бланки можуть бути виготовлені друкарським способом або розроблені на комп'ютері. Інформація, розташована в документі, має строго певне призначення і місце розташування на аркуші паперу. Документ складається з елементів, які називаються реквізитами.
Реквізит - це елемент офіційного документа, найбільш часто використовуваний в практиці оформлення документів в управлінні.
У чинному стандарті (ГОСТ Р 6.30-97 "Вимоги до оформлення документів") зазначено перелік з 29-и реквізитів:
1. державний герб Укаїни;
2. герб суб'єкта Укаїни;
3. емблема організації;
4. код організації;
5. код форми документа;
6. найменування організації;
7. довідкові дані про організацію;
8. назва структурного підрозділу;
9. дата документа;
10. реєстраційний номер документа;
12. місце складання або видання документа;
13. гриф обмеження доступу до документа;
15. гриф обмеження доступу до документа;
17. заголовок до тексту;
18. відмітка про контроль;
19. текст документа;
20. відмітка про наявність пропозиції;
22. гриф узгодження документа;
23. візи узгодження документа;
25. відмітка про завірення копії;
26. відмітка про виконавця;
27. відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
28. відмітка про надходження документа в електронній формі
29. ідентифікатор електронної копії документа.
Залежно від типу і призначення документа, він може містити не всі реквізити. Перераховані вище реквізити документа мають строго певний розташування на бланку.
Схема розташування реквізитів на документі / 3 / представлена на рис. 1.4.
Кожен документ має три частини.
Заголовна частина містить реквізити, розташовані до тексту. Заголовна частина, в свою чергу, ділиться на ліву і праву половини. Основна частина містить інформацію по суті документа і додатки. Оформляє частина містить реквізити, розташовані після тексту.
Залежно від типу і призначення, документ може містити не всі реквізити. Однак є група обов'язкових реквізитів, які повинні бути присутніми практично в кожному документі. Вони забезпечують юридичну силу документа.
У цю групу входять такі реквізити:
06 - найменування організації;
08 - назва структурного підрозділу;
09 - дата документа;
10 - реєстраційний номер документа;
17 - заголовок до тексту;
19 - текст документа;
23 - візи узгодження документа;
27 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Інші реквізити є додатковими.
Текст документа (реквізит 19) - основна частина документа, що несе інформацію. Текст друкується з полуторним міжрядковим інтервалом (для документів формату А5 допускається одинарний міжрядковий інтервал). Перший рядок кожного абзацу рекомендується друкувати з відступом 1,25 см від лівого краю.
Підпис (реквізит 21) - обов'язковий реквізит для будь-якого документа, як службового, так і особистого. Підписом починається оформляє частину документа. До складу реквізиту входить:
- найменування посади (повне або скорочене) офіційна особа, що має право підпису і який підписав документ;
- особиста (рукописна) підпис, виконана чорнильною ручкою;
- розшифровка - ініціали та прізвище підписалась посадової особи. Відповідно до стандарту, ініціали (літери імені та по батькові) пишуться перед прізвищем. Посадові особи мають право підпису в межах їх компетенції, що зазвичай визначено посадовою інструкцією і статутом організації.
Директор А. В. Соколов
При оформленні документа на чистому аркуші під посадою записується назва організації.
Найменування посади розташовується без абзацного відступу від лівого краю документа. У тому випадку, якщо найменування посади складається з декількох рядків, то слова «Директор», «Начальник» і т. П. Пишуться на першому рядку, довжина інших рядків не повинна перевищувати 8 см. Розшифровка підпису розташовується на рівні останнього рядка найменування посади і вирівнюється по правому краю.
Якщо документ підписується декількома рівними за посадою особами, то їх підписи розташовуються на одному рівні вертикальними стовпцями.
Якщо розшифровка підпису займає дві і більше рядків, то допускається зробити центрування першого рядка по відношенню до найдовшої рядку:
Будинку дитячої технічної творчості
Підпис П. В. Колосок
Якщо документ підписується декількома різними за посадою особами, то їх підписи розташовуються послідовно, в порядку значимості займаної посади:
Директор А.В. Соколов
Головний бухгалтер В.І. Шилова
Візи узгодження документа (реквізит 23) - підписи фахівців організації, які брали участь у складанні документа або проводили його оцінку з точки зору правильності викладеної в ньому інформації. Запевняючи документ візою, фахівець бере на себе відповідальність за наслідки (хороші чи погані), які може спричинити документ. Візи розміщуються після підпису керівника, з лівого боку. Кожна віза включає вказівку посади, підпису, розшифровки і дати в кількох рядках:
Якщо у фахівця є зауваження щодо змісту документа, то перед візою він робить запис «Зауваження додаються» і далі ставить візу. Зауваження записуються на окремому аркуші і завіряються підписом упорядника.
Існує певна різниця в тому, на якому екземплярі документа проводиться візування.
Якщо оригінал документа залишається в організації, то візи проставляються в ниж-ній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа.
Якщо оригінал документа призначений до відправки в іншу організацію, то візи проставляються в нижній частині лицьового боку останнього аркуша копії документа, яка залишається в організації і підшивається в справу.
Іноді візування документа оформляється на окремому аркуші погодження. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 27) містить фактичну дату виконання документа і номер справи, в яке подшива-ється документ для зберігання.
Практично кожна організація має свій бланк. Максимальний набір реквізитів загального бланка включає в себе герб, емблему, найменування вищестоящої організації, найменування організації, найменування структурного підрозділу, місце для виду документа, дату, індекс, місце складання.
Емблема (реквізит 3) - це символічне графічне зображення (малюнок, стилізоване назва, графічно оформлене скорочення назви), що відбиває діяльність організації або її місцезнаходження
Приклади емблем можна побачити на рис. 1.7 і 1.8.