Основні реквізити ділового листа

Для офіційного листа рекомендується наступний склад реквізитів:

01 - Державний герб Укаїни;

02 - герб суб'єкта Укаїни;

03 - емблема організації, товарний знак (знак обслуговування);

04 - код організації;

05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

07 - код форми документа;

08 - найменування організації;

09 - довідкові дані про організацію;

11- дата документа;

12 - реєстраційний номер документа;

18 - заголовок до тексту;

20 - текст документа;

21 - відмітка про контроль;

27 - позначка про виконавця.

При надходженні листа додаються реквізити:

19 - відмітка про контроль.

Зображення герба на бланках з кутовим розташуванням реквізитів розміщують на верхньому полі бланка над серединою рядка з найменуванням організації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Зображення герба рекомендується робити діаметром не більше 20 мм.

Положення про Державний герб Укаїни встановлює перелік органів влади, які мають право зображати Державний герб на своїх бланках, проте на практиці коло організацій, що використовують зображення Державного герба на своїх бланках, набагато ширше. Бланки із зображенням Державного герба нерідко використовуються органами представницької і виконавчої влади суб'єктів Федерації, територіальними органами федеральних органів виконавчої влади, а також органами місцевого самоврядування.

02. Герб суб'єкта Укаїни. Порядок використання зображення герба суб'єкта Укаїни на бланках листи визначається правовими актами суб'єктів Укаїни.

03. Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування). Якщо підприємство має емблему, то вона поміщається на бланку листів відповідно до статуту (положення про організацію). В якості емблеми використовують, як правило, товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований в установленому законом порядку. Емблему не відтворювався на бланку, якщо на ньому поміщений Державний герб Укаїни або герб суб'єкта Укаїни.

04. Код організації проставляють за Загальноукраїнського класифікатора підприємств і організацій (ЄДРПОУ). Такий код включає вісім знаків. Коди ОКПО привласнюють відповідно до Положення про введення Загальноукраїнського класифікатора підприємств і організацій.

05. Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи проставляють у відповідності з документами, що видаються податковими органами.

06. Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП) проставляють згідно з документами, що видаються податковими органами.

07. Код форми документа проставляють по Загальноукраїнського класифікатора управлінської документації (ОКУД).

Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації (при її наявності). Скорочене найменування організації приводять в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного або за ним.

Найменування організацій суб'єктів Укаїни, що мають поряд з державною мовою Укаїни (українським) державна мова суб'єктів Укаїни, друкують на двох мовах.

Найменування організації державною мовою суб'єкта Укаїни чи іншій мові розташовують нижче або праворуч від найменування державною мовою Укаїни.

Найменування іноземною мовою відтворюють у тих випадках, коли воно закріплене в статуті (положенні про організацію). Найменування іноземною мовою розміщують нижче реквізиту російською мовою.

11. Дата документа - дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата засідання (прийняття рішення), дата акту - дата події. Документи, видані двома або більше організаціями, повинні мати одну (єдину) дату.

12. Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців і ін.

Слова наш, ваш вживати не рекомендується. Найбільш раціональна наступна форма цього реквізиту:

На ________________ від ___________________.

і науково-технічного забезпечення

Якщо документ відправляють в кілька однорідних організацій або в кілька структурних підрозділів однієї організації, то їх слід вказувати узагальнено:

інститут документознавства та архівної справи

Профспілкова вул. д. 82, Київ, 117393

вул. Константіновкаа, д. 6, кв. 12,

Прошу підготувати відповідь в Міністерство освіти РФ

Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші.

Заголовок повинен бути коротким і ємним поміщається перед текстом листа, зліва і містить одну фразу. Тема в лапки не виділяється, пишеться з великої літери і починається відразу від лівого поля аркуша.

У супровідних листах і листах, оформлених на бланках формату А5, заголовок не вказується.

19. Позначку про контроль за виконанням листи позначають буквою «К», словом або штампом «Контроль».

20. Текст документа складають державною мовою Укаїни або на державних мовах суб'єктів Укаїни відповідно до законодавства Укаїни і суб'єктів Укаїни.

Текст пишеться тільки російською мовою при направленні листів: 1) в федеральні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів РФ; 2) на підприємства, в організації, об'єднання, не підпорядковані даного суб'єкта Україна або розташовані на території інших суб'єктів РФ.

У листах використовують такі форми викладу:

· Від першої особи однини ( «вважаю за необхідне», «прошу вирішити»);

· Від першої особи множини ( «просимо направити», «просимо передбачити»);

· Від третьої особи однини ( «міністерство не заперечує», «комітет вважає за необхідне»).

21. Відмітка про наявність додатка. Якщо в тексті листа згадується про наявність додатка, то позначку про нього оформлюють таким чином:

Додаток: на 5 л. в 2-х прим.

Якщо лист має додатки, які не згадані в тексті, то вказують найменування кожного доданого документа, кількість аркушів і примірників. При наявності декількох додатків їх номеруют, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про підсумки роботи на 6 л. в 1 прим.

2. Інструкція з діловодства на 10 л. в 2-х прим.

Якщо додатки зброшуровані - число аркушів не вказують.

Якщо до документа додається інший документ, який має додаток, відмітку про наявність додатка формують в такий спосіб:

22. Підпис. До складу реквізиту входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо лист оформлений не на бланку, і скорочене - при оформленні на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище):

ЗАТ «Пілот» Підпис І.Г. Григор'єв

Виконавчий директор Підпис І.Г. Григор'єв

При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи не вказують. Документи, що відправляються від імені організації, підписуються керівником або його заступником, листи на бланках структурних підрозділів - керівниками структурних підрозділів або їх заступниками.

При підписанні листа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну над іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді, наприклад:

Генеральний директор Підпис А.В. Петров

Головний бухгалтер Підпис Н.І. Іванова

При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються на одному рівні, наприклад:

Начальник управління Начальник управління

Підпис Г.А. Петров Підпис І.В. Соловйов

У реквізиті «підпис» допускається центрировать найменування посади особи, яка підписала документ, щодо самої довжини рядка, наприклад:

ЗАТ «Кристал» Підпис Ю.М. Аксьонов

У листах не допускається ставити в реквізиті «підпис» прийменник «за», напис від руки «зам.» Чи косу риску перед найменуванням посади. Кожна організація самостійно визначає порядок використання факсиміле при підписанні листа.

Умови застосування електронного підпису при створенні машиночитаємих документів вказані в федеральному законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації». Юридична сила документа, передається за допомогою автоматизованих, інформаційних і телекомунікаційних систем, може підтверджуватися електронним цифровим підписом. Юридична сила електронного цифрового підпису визнається за наявності в автоматизованій інформаційній системі програмно-технічних пристроїв, що забезпечують ідентифікацію підпису і дотримання встановленого режиму використання таких підписів.

На практиці часто застосовують спільні листи. Вони складаються на чистому аркуші паперу і підписи керівників розташовують на одному рівні, наприклад:

Директор школи № 25 Директор ПУ № 13

Підпис Г.В. Петров Підпис Н.І. Сидоров