Основи робочих процесів sharepoint 2018

Бажання робити більший обсяг роботи за менший час цілком нормально. Нормально для бізнесу, тому що це збільшує прибуток при мінімальному зростанні витрат. Нормально і для співробітника, який розраховує отримати за більш ефективну роботу премію. Відразу визначимося з невеликим поняттям: Бізнес-процес - це сукупність взаємопов'язаних заходів або завдань, спрямованих на створення певного продукту або послуги для споживачів. Для наочності бізнес-процеси візуалізують за допомогою блок-схеми бізнес-процесів. (Wiki) У найбільш простому випадку процес - це потік роботи, що переходить від однієї людини до іншої

Багато прогресивні організації останніми роками посилено займаються оптимізацією цих процесів, зокрема намагаються зменшити кількість файлів пересилаються по електронній пошті як вкладення, при цьому також намагаються знизити обсяги друкованих документів. Найчастіше інформація множинне дублюється, що призводить як до складнощів з роботою у співробітників, там і з обслуговування і продуктивністю у ІТ відділів, що відповідають за зберігання терабайт інформаціі.Часть описаних вище проблем дозволяє вирішити SharePoint Foundation, який використовує компонент .NET 3.5 - Windows Workflow Foundation. WF дає функціонал, що дозволяє побудувати корпоративні робочі процеси, а саме вбудовану підтримку транзакцій, трекінг і повідомлення. WF не працює як самостійний додаток, а завжди працює з програмами платформи SharePoint. Оскільки SharePoint Server побудований на основі версії Foundation, забезпечується сумісність робочих процесів.

Працюючи з SharePoint, можна допомогти бізнес-процесів, за рахунок використання декількох методів:

2. Сповіщення - метод для регулярних повідомлень про нові, змінених, доданих або видалених документах. При здійсненні події, користувач просто отримує лист з інформацією. Сповіщення можуть надсилатися негайно, або в якості денної або щотижневої розсилки.

3. Затвердження контенту - метод, який разом з функцією версійності дозволяє управляти контентом, визначаючи право бачити чорнові версії тільки певної групи людей. При включеному затвердження контенту для бібліотеки або списку, в них з'являється спеціальне поле статусу затвердження і можливість прийняти або відхилити конкретний елемент. Статусів у таких елементів може бути три: Схвалено, Відхилено і Очікування. Користувач з правом керування списком має можливість змінювати статус елемента. При цьому стверджують контент співробітникам ніяких повідомлень по електронній пошті про появу нових файлів не приходить, щоб побачити запропонований список і статус елементів, їм необхідно зайти на сайт.

Але все ж нічого з перерахованого не дозволяє автоматизувати бізнес процеси грунтуючись на покроковому процесі. Ви можете комбінувати ці методи разом, використовувати твердження контенту разом з оповіщенням, тим самим створюючи простий робочий процес, який буде посилати лист, якщо співробітник вашого відділу опублікує нову основну версію документа. Однак такий варіант допоможе вирішити лише невелика кількість бізнес-процесів.

SharePoint надає два інших методу, що дозволяють автоматизувати процеси:

· Робочий процес (Workflows) Використовується для автоматизації, і відстеження ходу деяких операцій, що вимагають втручання іншої людини. Втручання може бути різним, наприклад повідомлення співробітника, коли його дії, необхідні для просування робочого процесу вперед. Такі процеси можуть зайняти кілька днів, тижнів або місяців і, можливо, доведеться чекати іншого події до завершення процесу. Робочі процеси можуть бути створені за допомогою браузера, SharePoint Designer і Visual Studio.

· Приймач подій (Event Receivers) - використовується для автоматизації процесів, які не вимагають втручання людини. Приймачі подій може тільки бути створені за допомогою Visual Studio.

Планування процесу автоматизації

Робочі процеси не можуть автоматизувати завдання, поки сама задача, яка повинна бути автоматизований його буде розділено на безліч атомарних дій. Робочий процес не відстежує статус інформації зберігається в паперових документах. Автоматизація бізнес процесу може стати реальністю, тільки якщо ви повністю розумієте, як виконати цей процес вручну. Однозначно на етапі планування необхідно заручитися підтримкою власника бізнес процесу, який зможе досить грамотно його описати. Планування робочих процесів значно важливіший момент, ніж безпосереднє їх створення в SharePoint Designer. Вибираючи бізнес процес для автоматизації шукайте процеси, які спочатку передбачувані і де витрати на створення робочого процесу повернуться максимальним скороченням часу на його виконання.

Введення в термінологію

Так само як сайти, колекції та бібліотеки базуються на шаблонах, робочі процеси використовують свої шаблони. Ці шаблони влаштовані як компоненти (features) SharePoint, які можуть бути активовані і навпаки деактивовані на рівні сайту або колекції сайтів, використовуючи браузер або PowerShell. Шаблон робочого процесу доступний, тільки якщо можливість робочого процесу активована.

Робочий процес це ряд завдань, виконання яких виробляє до результату. Створений робочий процес повинен бути прив'язаний до одного з трьох об'єктів: бібліотеці, списку, сайту. Ви так само можете пов'язати шаблон робочого процесу з типом вмісту і згодом додати тип вмісту до бібліотеки або списку.

Робочий процес може бути запущений використовуючи шаблон, який визначає умови, які необхідно перевірити для того, щоб вирішити якісь завдання повинні бути виконані для отримання результату.

На рівні колекції сайтів, ви можете використовувати сторінку «Робочі процеси» для того, щоб подивитися, які шаблони робочих процесів доступні зараз. Так само так доступний список робочих процесів, які зараз виконуються.

Для отримання доступу до сторінки необхідно:

1. Зайти в «Дії сайту» - «Параметри сайту»

2. В блоці «Адміністрування сайта» натисніть на «Робочі процеси».

Якщо ви не бачите опції «Робочі процеси», то цілком ймовірно, що ви перебуваєте на сторінці адміністрування дочірнього сайту, а не колекції сайтів.

На жаль, сторінка «Робочі процеси» не надає жодних посилань, що дозволяють зрозуміти який шаблон робочого процесу прив'язаний на якому рівні. (Бібліотека, список, сайт, тип вмісту)

Робочий процес завжди має початок і кінець. Стартує робочий процес після певного обраного події для файлу або елемента списку. Далі він проходить через певні в шаблоні процесу етапи до кінцевої точки. Після чого на робочому процесі відображається стан - «Завершено». Робочий процес не робить ніякої іншої роботи, поки новий екземпляр робочого процесу не буде запущений.

Одночасно може існувати кілька різних робочих процесів і більш того для одного файлу вони так само можуть одночасно виконуватися.

Залежно від шаблону робочого процесу і його конфігурації, запуск робочого процесу може статися в наступних випадках:

- Вручну. Тут є нюанс, запустити такий робочий процес зможуть тільки. користувачі, які мають дозвіл «Управління списком». Використовуйте цей варіант, якщо ви хочете протестувати новий робочий процес або ж якщо вам потрібно виконати робочий процес для вже доданих до бібліотеки файлів.

-Автоматично при створенні елемента списку або документа.

- Автоматично при зміні елемента списку або документа.

Хоча це і не є строго обов'язковим, більшість робочих процесів використовують наступні два списки:

Використання списків для зберігання завдань і історії робочих процесів з часом може позначитися на продуктивності і швидкості роботи сайту. Тому Microsoft створила щоденне завдання автоматичного очищення, яке видаляє елементи в списку завдань через 60 днів після виконання або скасування робочого процесу. Історія робочого процесу не видаляється. Оскільки на даних списках стоять дозволу сайту і один з них регулярно очищається, ви не повинні використовувати їх в якості аудиту того, що роблять робочі процеси.

Робочі процеси в бібліотеках та списках.

Співробітники, які мають права «Управління списком» можуть, використовуючи «Параметри робочих процесів» прив'язувати шаблон процесу до списку або бібліотеці. Такий робочий процес може відпрацьовувати тільки конкретний типу вмісту, або ж для будь-хто. Зі сторінки «Параметри робочих процесів» ви вибираєте, де завдання і історії будуть зберігатися, а так само ставите умови, які викликають примірника робочого процесу для елемента списку або файлу. На цій сторінці Ви також можете змінювати і видаляти існуючі робочі процеси. Давайте візьмемо за приклад використання трьохетапного робочого процесу. Трьохетапний робочий процес призначений для відстеження статусу елемента списку через три етапи (стану). За допомогою такого робочого процесу можна управляти бізнес-процесами, при яких організації потрібно відстежувати велику кількість питань або елементів, наприклад питання клієнтів в службу технічної підтримки.

При запуску робочий процес створює завдання для призначеного співробітника. Отримавши завдання, учасник команди виконує роботу, необхідну для завершення завдання. Необов'язково, щоб робота була в списку або на вузлі, на якому розташовується список відстеження питань. Наприклад, отримавши завдання робочого процесу по розробці плану обслуговування банкету, учасник команди звертається в компанію з організації банкетів і розробляє план разом з нею. Після розробки чорнового варіанту плану обслуговування банкету він робить позначку про виконання завдання робочого процесу. У цей момент в списку відстеження питань статус завдання з планування заходу змінюється з «Активно» на «Готово до перевірки» і створюється друге завдання для координатора заходи щодо перевірки плану організації банкету. Після перевірки і затвердження цього плану координатор заходу позначає своє завдання робочого процесу як виконану, а стан завдання змінюється з «Готово до перевірки» на «Завершено».

Щоб додати шаблон робочого процесу в бібліотеку або список, вам необхідно вказати ім'я процесу, вибрати умова його запуску, надати інформацію необхідну процесу, особливо якщо він запускається автоматично.

Використовуйте наступні кроки. щоб додати шаблон робочого процесу для списку або бібліотеки:

1. Створіть новий настроюється список з ім'ям «Holiday Request». Не важко здогадатися, що він буде використовуватися для зберігання запитів на відгул. Створіть у списку новий стовпець «Holiday Status» типу «Вибір». Як варіанти вибору введіть: Holiday Request Submitted, Holiday Request Approved і Holiday Taken. Цей стовпець буде відображати поточний статус запиту.

2. Розгорніть в стрічці параметри списку. У випадаючому меню робочого процесу, натисніть «Додати робочий процес»

3. У типі вмісту вкажіть «Всі» або відразу виберіть шаблон робочого процесу. Вибираючи певний тип вмісту, переконайтеся, що даний тип вже прив'язаний до бібліотеки. Решта кроки припускають, що ви вибрали робочий процес «Три Етапу».

4. В унікальному імені робочого процесу вкажіть «Holiday Request Approval.». Це ім'я буде використовуватися для створення колонки в списку, а тому повинна бути унікальною виданий бібліотеці. Не варто використовувати вже зарезервовані імена колонок.

5. Якщо в «Списку завдань» і в «Списку журналів» вибрати створення нових списків, то вони будуть створені з ім'ям робочого процесу.

6. У блоці налаштувань «Параметри початку» виберіть опцію запуску робочого процесу. Для тестових цілей можна вибрати варіанти «Користувач з дозволами на зміну може запускати вручну»

7. У випадаючому меню виберіть колонку статус, створену в списку. Ця колонка відображає поточний стан запиту до того ж вказує проміжні та кінцеві стану.

Учасник робочого процесу може завершити завдання робочого процесу в трьохетапну робочому процесі двома способами. Він може змінювати завдання робочого процесу, роблячи відмітку про її виконанні, або змінювати статус елемента робочого процесу в списку (за наявності дозволу на зміну цього списку). Якщо учасник команди вручну оновлює статус елемента робочого процесу в списку, завдання робочого процесу завершена. Якщо він змінює завдання робочого процесу, роблячи відмітку про її виконанні, статус елемента робочого процесу змінюється на «Завершено». На зображенні три статусу: Holiday Request Submitted, Holiday Request Approved and Holiday Taken.

8. Далі конфигурируется, що має відбутися під час запуску робочого процесу.

Все досить просто, заповнюючи параметри шаблону робочого процесу, ви вказуєте, кому формується завдання на виконання робіт на кожному етапі, її параметри. А так як виконавець про завдання дізнається, як спосіб пропонується сповіщати співробітника по електронній пошті.

І так на двох етапах (Holiday Request Submitted, Holiday Request Approved). Після того, як прив'язка закінчена, можна приступити до перевірки роботи. Зауважу, що якщо ви вибрали сповіщення по електронній пошті, то для виконання робочого процесу ваш SharePoint повинен мати сконфігурованої настройку вихідної пошти. Що робиться через центр адміністрування.

Запуск робочого процесу в даному випадку робиться вручну і після додавання елемента в список «Holiday Request».

Ну а далі статус робочого процесу змінюється на «Виконується». І все починає крутитися без участі людини, що запустив робочий процес.

При виконанні пункту:
2. Розгорніть в стрічці параметри списку. У випадаючому меню робочого процесу, натисніть «Додати робочий процес»
Видає помилку такого змісту:

Помилка
У сімействі веб-сайтів або робочої області немає доступних робочих процесів. Зверніться до адміністратора.

Пошук та усунення несправностей в роботі служби Microsoft SharePoint Foundation.

Ідентифікатор взаємозв'язку: 41d8f3be-c059-4200-9d3b-d5d2cf1a0d9c