Оргсхема - це просто
Коли ти працюєш один, на перший погляд, не потрібно ніякої організаційної структури твого малого підприємництва. Всі функції, які необхідно виконувати, щоб заробляти гроші, здаються тобі настільки очевидними, зрозумілими і не потребують будь-якому додатковому описі або роз'ясненні. Одним словом підприємець-одинак дуже добре знає всю свою роботу і знає, як вона перетворюється в гроші. І з цим не виникає жодних проблем.
А проблеми починаються, коли «в допомогу підприємцеві» з'являються перші співробітники. У перші ж дні їх роботи, початківець організатор компанії не перестає дивуватися дурості цих співробітників в питаннях роботи компанії. Вони не бачать і не розуміють очевидних речей. Але в більшості випадків, це удавана дурість. Ви дивуєтеся, наскільки їх погляд на роботу вашої компанії відрізняється від вашого власного, природно більш правильного, погляду. Просто ви і вони бачите одну і ту ж компанію з різних точок зору. Це очевидно.
І вам набагато простіше зрозуміти вашу компанію, ніж їм. Хоча б тому, що ваша компанія знаходиться дуже близько до вас, вона знаходиться в вашому розумі. Коли ви дивитеся на те, як організований ваш бізнес, які функції в ньому повинні виконуватися і які потоки повинні існувати, то ви дивитеся, насправді, на інформацію, яка міститься виключно в вашому розумі. І ваш розум, як правило, єдиний носій інформації про вашому бізнесі.
На відміну від вас, у ваших співробітників немає доступу до вашого розуму. На щастя. На щастя, і не потрібно, щоб співробітники мали доступ до вашого розуму, краще нехай розвивають свій. Але їм потрібно доступ до інформації. Для нормальної організованою роботи компанії вам і всім вашим співробітникам потрібно працювати в одній компанії.
Це здається очевидним. Але, поки ви не описали роботу вашої компанії у вигляді схем і документів і не зробили це в тій чи іншій мірі відомої всім співробітникам, до тих пір кожен ваш співробітник буде працювати в окремій компанії, структуру і принципи роботи якої, він придумав сам і зберігає у власному розумі. У кожного співробітника своя картина роботи компанії. Ці картини можуть сильно відрізнятися один від одного, і, що найнеприємніше, від вашої картини.
Це призводить до непорозумінь, конфліктів, повільної роботи, перекладання відповідальності, низької результативності командної роботи і, природно, до недостатнього доходу. Це ваша відповідальність, дати співробітникам необхідну і однакову інформацію про пристрій і роботу компанії.
Намалюйте у вигляді схеми структуру вашого бізнесу. Які існують підрозділи, які функції вони виконують, кому підпорядковуються. Це може бути досить проста схема, але це буде набагато краще, ніж відсутність навіть такої схеми. Її можна обговорювати зі співробітниками, можна покращувати і деталізувати. Ця схема дасть вам якусь початкову точку в створенні оптимальної структури. І найголовніше, кожен із співробітників, буде бачити одну і ту ж схему компанії. Приходити до розуміння стане легше. І, насправді, це тільки початок організації, але це дуже гарний початок.
Ось деякі рекомендації і критерії для створення оптимальної оргсхеми. Вони наводяться не в порядку черговості або значимості, це просто те, на що бажано звернути увагу.
1. При створенні структури дивіться на кінцевий результат роботи компанії. Для виробництва та надання якого товару ваша компанія призначена? Хороша схема компанії, фактично, є описом роботи конвеєра (механізму) зі створення продукту компанії.
2. Намагайтеся створювати структуру без прив'язки до конкретних співробітникам, які є в компанії. Це не завжди просто. Розглядайте необхідні функції, а не існуючих фахівців. Не викидайте функцію тільки тому, що зараз її нема кому виконувати. І не об'єднуйте різнопланові функції в один підрозділ тільки тому, що зараз їх виконує одна людина.
3. Розташовуйте підрозділу в порядку їх слідування в виробничому процесі. Наприклад, спочатку продажу, потім бухгалтерія, потім склад і т.д. Це буде логічно, і так буде простіше новій людині розуміти роботу компанії.
4. Не допускайте, щоб якийсь підрозділ підпорядковувалося кільком керівникам. Це очевидно. Але існує багато прикладів, коли співробітники можуть отримувати різні розпорядження від різних керівників, приходити від цього в замішання і не виконувати нічого.
5. Створюйте структуру «на виріст» компанії, щоб її не довелося найближчим часом переробляти. Постарайтеся заглянути в майбутнє і побачити функції, які можуть скоро стати в нагоді.
7. Переглядайте періодично (як мінімум раз на рік) оргсхему компанії. У міру зростання і розвитку компанії можуть з'являтися нові функції або підрозділу, вносите їх в оргсхему і робіть відомими співробітникам.
Оргсхема - це, можна сказати, конструкція компанії. А коли ми щось конструюємо, ми на цей час стаємо інженерами. У інженерів є одна професійна хитрість, яку вони постійно використовують у своїй роботі. Вони із задоволенням обговорюють це в своєму професійному середовищі, але намагаються не виносити на широкий огляд. Хитрість в тому, що інженери дуже рідко винаходять щось по-справжньому нове, щось, чого раніше взагалі не існувало. Розвиток інженерної науки це, як правило, еволюційний процес, це просте поліпшення і модернізація вже існуючих речей. Інженер, вирішуючи поставлену задачу, завжди вивчає вже існуючі рішення, прототипи. А потім покращує їх, або погіршує, але здешевлює; це залежить від поставленого завдання.
Розроблена Л. Роном Хаббардом в 1965 р в результаті дослідження успішного і не успішного досвіду розвитку різних цивілізацій сучасного і минулого. Він виявив природні закони розвитку групи і описав їх у своїх роботах з управління. Там же міститься опис оргсхеми і принципів її створення.
З тих пір «велосипед» під назвою організація, можна не вигадувати, а просто використовувати для потреб цієї самої організації. Роботи Хаббарда з управління знаходяться у відкритому доступі, і ви можете, попередньо вивчивши, застосувати до свого бізнесу, в тому числі і до створення оптимальної оргсхеми вашої компанії.
Засновник консалтингової компанії "KaiserConsulting" Дмитро Кайзер