Оптимізація штату бухгалтерів
Перш ніж визначати, оптимальна кількість зайнятих працівників бухгалтерії, варто визначитися з об'ємом виконуваної ними роботи. Саме від правильного визначення обсягу майбутньої роботи залежить, чи будуть відділ даремно отримувати зарплату, при своїй невеликій завантаженості і великому штаті, або не зможе впоратися з натовпу документообігом, працюючи більше 12 годин на день. В останньому випадку навіть збільшення заробітної плати, за переробки, не зможе вирішити проблему перевантаженості. Як не вийде стрибнути вище голови, так неможливо подолати фізичні обмеження людського організму.
Для правильного визначення штатної чисельності бухгалтерії, першим кроком буде облік робочого часу, що витрачається на різні операції. Такий облік дозволить виявити слабкі місця в організації роботи відділу, а також дозволить визначитися з необхідністю дроблення одного великого відділу бухгалтерії на дрібні підвідділи. Професійне виконання тільки цього пункту, по правильному розподілу обов'язків між висококваліфікованими працівниками, початківцями працівниками і помічниками, дозволить обмежитися невеликим штатом бухгалтерів високої кваліфікації, їх заступниками і достатнім штатом, низькооплачуваних, помічників.
Наступним кроком на шляху оптимізації бухгалтерії стане чітке розмежування обов'язків працівників бухгалтерського відділу та менеджерів фірми. Не варто навантажувати бухгалтерів надлишковими для них функціями спілкування з клієнтами фірми, адже грамотний співробітник бухгалтерії цінується вище, ніж грамотний менеджер. Зняття невластивих функцій посприяє не тільки розвантаження працівників, а й багаторазово підвищить продуктивність виконаної роботи у всіх відділах і подотделах компанії.
Ще один крок на шляху оптимізації випливає з передостаннього пункту. З бухгалтерії варто зняти частину роботи вступника і вихідного документа обороту компанії. Для копіювання, обробки і відправки частини документів простіше найняти, порівняно більш дешевого, менеджера, ніж покладати ці функції на більш дорого, в зарплатному відношенні, бухгалтера.
При оптимізації роботи варто також звернути увагу на останні технічні досягнення, перенісши значну частину, некритичного документообігу, в електронний вигляд. Таке технічне облаштування бухгалтерів грає не останню роль в прискоренні роботи, але і підвищує точність рутинних операцій, виключаючи людський фактор.
Грамотно вибудуваний план роботи, облік витрачається часу, правильний розподіл праці і хороше технічне забезпечення дозволять утримувати достатній штат, не переобтяжених роботою, співробітників бухгалтерії і в підсумку зекономлять кошти фірми на дорого оплачуваних, але зайвих працівників, що займаються невластивими для них обов'язками.