Опломбування кадрових документів - все про кадрах

Поговоримо про такий нюанс оформлення кадрових документів, як скріплення сургучною печаткою або опломбування. Адже для деяких документів це є обов'язковою вимогою, невиконання якого може привести до сумних наслідків. Але про все по порядку.

Для початку визначимося, для яких документів ця вимога обов'язкова, а для яких бажано, але можна обійтися і без нього.

Книги обліку повинні бути (абз. 4 п. 41 Правил):

- завірені підписом керівника організації;

- скріплені сургучною печаткою або опломбовані.

Якраз на останньому вимозі багато роботодавців (а точніше, кадрові працівники) «спотикаються».

А адже невиконання навіть одного з перерахованих вимог призводить до порушення трудового законодавства і до залучення роботодавця і керівника до адміністративної відповідальності, що підтверджує судова практика.

Судова практика. Державна інспекція праці (ДІП) в м Москві в зв'язку зі зверненням працівника провела позапланову документальну перевірку дотримання трудового законодавства у роботодавця. За результатами складено акт про виявлені порушення трудового законодавства і видано припис про їх усунення. Зокрема, наголошено на необхідності вести книгу обліку руху трудових книжок, опломбовану або скріплену сургучною печаткою.

Для інших кадрових (і не тільки) багатосторінкових документів вимога про скріплення сургучною печаткою або опломбування не обов'язково, але іноді доцільно. щоб захистити їх, наприклад, від несанкціонованої заміни або втрати листів. До таких документів можна віднести локальні нормативні акти, журнали реєстрації (наприклад, з охорони праці), книги обліку тощо

Розглянемо обидва способи захисту документа, зазначивши, що вибір конкретного способу залишається за роботодавцем.

Скріплення сургучною печаткою

Головне призначення сургучною друку - підтвердити не те, що вона проставлена ​​конкретною організацією (або конкретною особою), а те, що цілісність документа (книги, журналу, листи і т.п.) не порушена.

До відома. З давніх часів надійним захистом для збереження таємниць і секретів важливих документів були друку, виготовлені з сургучу, про що свідчить і вираз «за сімома печатками».

Виробництво сургучу стало налагоджено в промислових масштабах. Можливість купити сургуч з'явилася у всіх бажаючих. Сургучною палички стали поширюватися по всьому світу.

Сургучною печаткою скріплюють, як правило, документи нетривалого зберігання. оскільки сургуч з часом стає крихким і не забезпечує тієї надійності, яка від нього вимагається.

У разі вибору цього способу скріплення документів необхідно врахувати, що:

1) для роботи з сургучем слід його розплавити, тобто виникає ризик опіків і пожеж;

2) печатка повинна бути металевої (латунної) з високою ручкою;

3) друк об'ємна, при її наявності заповнювати книгу незручно.

Треба відзначити, що ні Правила, ні будь-які інші нормативні правові акти не дають чітких роз'яснень про те, які реквізити повинна містити печатку для опломбування сургучем зазначених книг. Отже, на сургучною друку можуть бути будь-які реквізити, які свідчать про приналежність друку роботодавцю. наприклад:

- найменування роботодавця;

- словесний або образотворчий товарний знак роботодавця (ст. Тисяча чотиреста сімдесят сім ГК РФ);

- інше зображення, що дозволяє встановити приналежність друку роботодавцю.

Форма друку також може бути будь-який, не обов'язково круглої.

Так як мова йде про друк, необхідно розробити власний макет і затвердити відбиток печатки відповідним наказом.

Якщо у роботодавця кілька печаток (а може, ще й штампів), то краще затвердити положення про порядок обліку, використання, зберігання та знищення печаток і штампів в організації, в якому згадати такий вид друку, як сургучна.

Скріплення пломбою (опломбування)

Правилами вимоги до пломби не встановлені. Тому необхідно визначитися, що таке «пломба» і що можна використовувати в якості пломби.

В нормативних актах саме поняття «пломба» не визначене.

До відома. Слово «пломба» походить від латинського plumbum - «свинець».

У словнику С.І. Ожегова дається таке визначення поняття «пломба» - це бляшана пластинка або сплюснутий шматочок свинцю або іншого пластичного матеріалу, яким опечатують (опломбовують) різні предмети, товари, приміщення.

Відзначимо, що походження і словникове визначення слова «пломба» не зобов'язують роботодавця використовувати тільки свинцеві пломби. В даний час пломби виготовляються з різних матеріалів, вибір яких залишається за роботодавцем.

При цьому доцільно враховувати наступні характеристики, яким має відповідати пломба:

- персональну ідентифікацію;

- одноразова дія;

- забезпечення захисту об'єкту від несанкціонованого доступу;

- індикацію втручання;

- стримування від проникнення.

Адже в п. 3.1 даного Стандарту встановлено, що пломбувальні пристрої - це персонально ідентифіковані пристрої одноразового дії, що забезпечують захист об'єкта від несанкціонованого доступу шляхом індикації втручання та стримування в певних межах проникнення.

Розглянемо особливості даного виду пломб:

- вона може бути виконана на одношаровому або багатошаровому плівковому носії з нанесеним на одну зі сторін клейовим шаром;

- на поверхні і в матеріалі пломби виконані ідентифікаційні написи і знаки;

- як правило, такі пломби мають індивідуальний, номер, що не;

- про розтин такий пломби буде свідчити напис, яка проявляється на пломбі при спробі її відклеїти;

- за бажанням роботодавця на неї може бути нанесений логотип компанії, передбачена графа для проставлення дати опломбування та підпису особи, його здійснив.

Але головна перевага даного виду пломб полягає в тому, що вона плоска і не буде створювати перешкод при заповненні книг обліку. При цьому плівкова пломба більш стійка до пошкоджень, на відміну від сургучною друку або свинцевою пломби.

До відома. Раніше діяв ГОСТ 18677-73 «Пломби. Конструкція і розміри », затверджений Постановою Держстандарту СРСР від 28.04.1973 N 1115. Їмвстановлювалося 7 типів пломб, один з яких - пломби паперові. Саме від цього документа пішло застосування паперових наклейок у вигляді пломби. Однак ГОСТ вже не діє! Тому однією паперової наклейки для підтвердження виконання вимог по оформленню книг обліку недостатньо.

Тепер скажемо кілька слів про особливості використання індикаторних пломб:

- перед нанесенням плівки необхідно очистити поверхню від бруду та пилу і зробити її знежирення;

- далі треба зняти з пломби паперову стрічку, наклеїти плівку на робочу поверхню в контрольній зоні і як слід розгладити, щоб запобігти утворенню повітряних бульбашок;

- після цього заповнити заверительную напис.

Зверніть увагу: щоб книги обліку вважалися опломбованими, необхідно вписати номер пломби до відповідного рядка.

З огляду на, що плівкові пломби - це персонально ідентифіковані пристрої одноразового дії, доцільно вести журнал обліку руху.