Оформляємо кадрові документи при - зміну особистих даних працівника - бухгалтерія онлайн

Досить часто бухгалтер «попутно» виконує роль кадровика. І це не дивно, адже кадрова робота найтісніше пов'язана саме з роботою бухгалтерии. І хоча кадрова документація в порівнянні з бухгалтерської являє собою прямо таки зразок простоти і зрозумілості, проте, кадрова робота іноді підкидає бухгалтеру складні завдання.

У цій статті ми вирішили обмежитися лише мінімально необхідними поясненнями до тієї чи іншої ситуації, яка може викликати питання у бухгалтера, який виконує функції кадровика. Основне ж місце в статті буде приділено конкретним інструментам вирішення проблеми. Адже, погодьтеся, знайти пояснення того, як треба діяти в тій чи іншій ситуації, як правило, не становить великих труднощів. Набагато складніше знайти конкретику - що саме треба зробити, які документи і як оформити і т п.

Ситуація перша: зміна прізвища

Почнемо з самої, напевно, поширеною ситуації, яка, тим не менш, викликає постійні питання. Йдеться про зміну співробітником (частіше - співробітницею) прізвища. Очевидно, що в такому випадку буде потрібно внести зміни в кадрову документацію, приміром, в трудовий договір, трудову книжку та особисту картку співробітника. Однак для внесення таких змін потрібно підставу. Такою підставою будуть документи, що підтверджують зміну прізвища, представлені самим працівником. А ось про те, щоб працівник представив ці документи, варто подбати заздалегідь, і включити в трудовий договір стандартну умову про те, що працівник зобов'язаний повідомляти роботодавця про зміну ПІБ, паспорта, місця проживання та інших особистих даних, зазначених у трудовому договорі.

Генеральному директору ТОВ «Перший»

від фахівця відділу по роботі з VIP-клієнтами
Дьомін Р.К.

У зв'язку з сталася після укладення шлюбу зміною прізвища (колишнє прізвище Рикова, нове прізвище Дьоміна) і отриманням нового паспорта, прошу внести необхідні зміни в кадрову та іншу документацію, що містить мої персональні дані.

1. Копія паспорта (всі сторінки).

2. Копія свідоцтва про укладення шлюбу.

Отримання такої заяви дозволить якісніше організувати документообіг, оскільки документи про зміну прізвища виявляться «прив'язаними» до даної заяви. А значить, і через кілька років будь-якого відкрив особова справа (в тому числі і перевіряє) буде зрозумілим, чому в справі знаходяться саме ці документи, і що важливо - в який момент організації стало відомо про зміну прізвища співробітниці. Крім того, при необхідності на цій заяві можна ставити візи та інші позначки, якщо система документообігу, прийнята в організації, це передбачає.

Не забудьте також відразу дати співробітнику на підпис заяву за формою АДВ-2 (затв. Постановою Правління ПФ України від 31.07.06 № 192п). Цю заяву потрібно для того, щоб почати процедуру заміни страхового свідоцтва державного пенсійного страхування. Зробити це однаково доведеться, тому краще оформити всі заяви відразу і більше не відволікати співробітника.

Після отримання заяви, можна готувати наказ про внесення змін в кадрову та іншу облікову документацію. Так, крім уже названих трудового договору, трудової книжки та особової картки, потрібно внести зміни до особового рахунка, Табель обліку робочого часу. Графік відпусток, картку по страхових внесках, картку з ПДФО. Якщо на співробітника була оформлена довіреність, то її теж доведеться переробити. Крім того, якщо заробітна плата перераховується на банківську карту, оформлену роботодавцем, то доведеться ініціювати процедуру заміни картки, а якщо фірма надає працівнику страховку ДМС, то і процедуру заміни поліса. Відповідно, всі ці моменти потрібно відобразити в наказі, який буде виглядати приблизно так:

1.1. Підготувати додаткову угоду до трудового договору з Дьомін Р.К. враховує зміну її персональних даних (прізвище та паспортні дані).

1.2. Внести в трудову книжку Дьомін Р.К. інформацію про зміну прізвища.

1.3. Внести до особової картки Дьомін Р.К. інформацію про зміну прізвища та паспортних даних.

1.4. Внести зміни, пов'язані зі зміною Дьомін Р.К. прізвища, в Табель обліку робочого часу, Графік відпусток і особовий рахунок.

1.5. Забезпечити облік нових персональних даних Дьомін Р.К. при складанні податкової звітності та звітності до позабюджетних фондів.

1.7. Повідомити співробітників компанії, контрагентів та інших зацікавлених осіб про те, що на Дьоміна Р.К. оформлена нова довіреність.

1.8. Оформити документи, необхідні для заміни банківської карти, виданої Дьомін Р.К. в межах зарплатного проекту.

1.9. Оформити документи, необхідні для заміни поліса добровільного медичного страхування, виданого Дьомін Р.К. в рамках корпоративної програми добровільного медичного страхування.

1.10. Повідомити Дьоміна Р.К. про необхідність подачі заяви про заміну свідоцтва обов'язкового пенсійного страхування.

1.11. Повідомити Дьоміна про необхідність провести заміну поліса обов'язкового медичного страхування.

2. Відповідальним за виконання цього наказу призначити головного бухгалтера ТОВ «Перший» Берегівської Н.І.

Генерального директора Е.Д. Мурашов

І вже на підставі цього наказу вносяться зміни в кадрові документи. Нагадаємо, що зміни до особової картки, трудову книжку та інші кадрові документи на паперових носіях вносяться таким чином: однією рисою закреслюється застаріла інформація, і зверху або поруч (в залежності від форми) пишеться нова прізвище співробітника і причина зміни.

А до трудового договору підписується наступне додаткову угоду:

Товариство з обмеженою відповідальністю «Перший», в особі Генерального директора Е.Д. Мурашова, який діє на підставі Статуту, іменоване в подальшому Роботодавець, з одного боку, і Дьоміна Раїса Костянтинівна, іменована надалі Працівник, з іншого боку, спільно іменовані надалі Сторони,

1. У зв'язку зі зміною персональних даних Працівника, за текстом Договору прізвище «Рикова» замінити на «Дьоміна» у відповідних відмінках.

3. Підписи Сторін:

Ситуація друга: заміна паспорта

Такою ситуацією, яку ми розглянемо в межах сьогоднішньої теми, є отримання співробітником нового паспорта. Таке можливо як в екстреному порядку - при втраті, пошкодженні і т п. Так і в плановому - паспорта належить обмінювати в 20 і 45 років (п. 7 Положення про паспорт, затв. Постанови Уряду України від 08.07.97 № 828). В принципі, алгоритм дій в цьому випадку схожий з тим, що ми описали вище, у випадку зі зміною прізвища. Однак документів, в які треба буде вносити зміни, тут менше. Це трудовий договір, особовий рахунок, особова картка, доручення та банківські документи. Та й супутні папери оформляються все ж таки дещо інакше.

Насамперед, отримуємо у співробітника заяву приблизно такого змісту:

Генеральному директору ТОВ «Перший»

від фахівця відділу з роботи з VIP-клієнтами
Дьомін Р.К.

У зв'язку з отриманням нового паспорта, прошу внести необхідні зміни в кадрову та іншу документацію, що містить мої паспортні дані.

1. Копія паспорта (всі сторінки).

На підставі цієї заяви керівник видає наказ. У ньому перераховуються ті дії, які необхідно зробити для відображення змін у кадровій і іншої документації.

Цитата (Валентіна63): Добрий вечір.
У мене питання з теми персональні дані.
У положенні про персональні дані встановлено обов'язок працівника про повідомлення роботодавця про зміну персональних даних, в строк не перевищує 14 календарних днів. Чи правомірно встановлення в локальному нормативному акті такого обов'язку для працівника?

Повідомлення-питання видалено модератором. Задайте, будь ласка, це питання в НОВОЇ темі.

Добрий день.
Якщо заяви (усної або письмової) від співробітника ні, як ми дізнаємося що він змінив прізвища.

Для коректного відображення сайту встановіть нову версію браузера Оновити браузер