Оформляємо бланки суворої звітності і відображаємо їх в бухобліку

Відмовитися від ККТ - мрія багатьох компаній. Вже дуже клопітно використання каси: реєстрація апарату, додаткові перевірки, поломки. У організацій, що надають послуги населенню, альтернатива є - бланки суворої звітності. Ми підготували інструкцію з їх застосування на основі матеріалів з БСС «Система Головбух».

Однак щоб скористатися зазначеними благами, має бути одночасно дотримано дві умови.

По-перше, організації і індивідуальні підприємці можуть застосовувати бланки суворої звітності тільки при готівкових розрахунках з населенням. Тобто для розрахунків з юридичними особами організаціям та індивідуальним підприємцям доведеться обзавестися ККТ.

А по-друге, бланки суворої звітності можна застосовувати тільки при наданні послуг, а ніяк не при продажу товарів.

Крім того, існує кілька нюансів застосування цих документів, про які ми розповімо в цьому матеріалі.

Обов'язкові вимоги до бланків суворої звітності

1. Форма бланка для кожного виду послуг розробляється та затверджується виключно МінфіномУкаіни. На документі повинні бути вказані відомості про виробника:
- скорочене найменування;
- ІПН;
- місцезнаходження;
- номер замовлення, рік його виконання і тираж.

Про це сказано в пункті 5 Положення. Дані правила не діють тільки щодо бланків на проїзд наземним пасажирським транспортом загального користування.

3. Використовувати можна тільки той бланк, який виготовлений для конкретного виду діяльності компанії.

4. В якості бланків суворої звітності можуть виступати квитанції, квитки, проїзні документи, талони, путівки, абонементи. Це сказано в пункті 2 Положення. Однак прибуткові касові ордери замінювати бланками суворої звітності не можна!

Як правильно оформляти, зберігати і заповнювати бланки

Керівник компанії наказом призначає відповідального за зберігання і видачу бланків суворої звітності. C цим співробітником укладається договір про повну матеріальну відповідальність. Крім того, створюється комісія з приймання бланків, склад якої також стверджує керівник.

Для бланків суворої звітності потрібно підготувати металеві шафи, сейфи або спеціально обладнані кімнати, які доведеться щодня пломбувати. Про це сказано в пунктах 17 і 19 Положення.

Через місяць після інвентаризації керівник повинен створити комісію по знищенню бланків. На підставі акта цієї комісії бланки суворої звітності і будуть списані.

Якщо на бланку немає відривний квитанції, з оригіналу бланка потрібно зробити копію (п. 4 Положення). Оригінал віддаємо клієнту, а копію підшиваємо з виправдувальними документами.

По можливості заповнюємо всі рядки бланка суворої звітності. Якщо будь-які показники відсутні, ставимо прочерк (п. 8 Положення). Всі дані треба вписувати акуратно, без виправлень. Зіпсовані або помилково заповнені бланки перекреслюються і додаються до касового звіту за той день, коли вони виписані.

Облік витрат на покупку (виготовлення) бланків суворої звітності

У бухгалтерському обліку витрати на виготовлення (придбання) бланків суворої звітності відображаються в порядку, встановленому ПБО 10/99 «Витрати організації». Відповідно, робляться проводки:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60

- відображено надходження бланків суворої звітності;

ДЕБЕТ 20 (26, 44.) КРЕДИТ 10

- передані бланки суворої звітності в підрозділи компанії для використання (в момент передачі бланків під звіт).

Якщо ж бланки знаходяться не у власності організації, а на зберіганні, то надходження бланків суворої звітності потрібно відобразити на позабалансовому рахунку 006:

- оприбутковано бланки суворої звітності в позабалансовому обліку в умовній оцінці.

А коли бланки видають відповідальній особі, то їх списують з позабалансового рахунку:

- списані бланки суворої звітності.

Аналітичний облік ведеться за місцями зберігання бланків - підрозділам, а також по відповідальним особам.

Крім цієї інформації в БСС «Система Головбух» є цікаві матеріали про те, як врахувати при розрахунку податку на прибуток витрати на придбання бланків суворої звітності. Щоб знайти ці відомості, потрібно:

1) відкрити закладку «Рекомендації», в пошуковий рядок ввести «бланки суворої звітності»;

2) в «Каталозі рекомендацій» розгорнути «Облік / Облік господарських ситуацій / Майно на позабалансових рахунках / Як оформити і відобразити в бухобліку і при оподаткуванні бланки суворої звітності»;

3) в «Алфавітному покажчику» відкрити «Бланки суворої звітності» і вибрати потрібну рекомендацію.

Якщо не використовувати ні касовий апарат, ні бланки суворої звітності

Індивідуальні підприємці несуть відповідальність як посадові особи (ст. 2.4 КоАП РФ).

Якщо на бланку вказана сума, яка менше сплаченої, компанії також загрожують ці штрафи.