Оформлення конверта для тендера зразок

У підготовці пропозиції для участі в тендері важлива кожна дрібниця. Особливої уваги потребує і оформлення конверта для тендера, коли документація подається не в електронному вигляді, а на паперових носіях. Якщо організатор поверне пакет навіть через невеликі прикрих помилок, учасник втратить час на переоформлення і, можливо, вже не встигне подати заявку у встановлені терміни. Це означає, що він втратить шанс отримати вигідний контракт ще перед початком конкурсу.

Наклейка на пакет

Документи для конкурсу прошиваються в тому (або томи) з описом і упаковуються в конверт (найкраще силіконовий, так як він захищає вміст надійніше). Якщо пакет документів дуже великий, можна використовувати коробки. Головне, щоб упаковка була добре запечатаній.

Зверху наклеюється аркуш А4. Для більш міцного його закріплення на поверхні пакета краю паперу приклеюються тонким прозорим скотчем.

Для підтвердження цілісності конверта в чотирьох кутах на титульному аркуші необхідно проставити печатки організації-учасника закупівлі. Зразок оформлення конверта для котирувальної заявки можна подивитися тут.

На аркуші необхідно роздрукувати на принтері ту інформацію, яка міститься у брифі. Якщо у тендерній документації. яку поширює організатор, відсутній зразок наклейки, вказується стандартна інформація:

Порядок оформлення і подання тендерної пропозиції

Призначення описується наступним чином: «Заявка на участь в тендері / відкритому конкурсі / запиті пропозицій (в дужках вказується номер і лот, через кому) по темі / договору (далі вказується предмет тендеру)». Нижче цього запису друкується інформація про дату розкриття конверта: «Не розкривати до ___ годин (МСК) __ місяці ___ року».

Оформлення заявки з копіями

Дуже часто для тендера потрібно зробити кілька копій пропозиції і подати їх разом з самим оригіналом. Деякі бріфи, що містять інструкції з оформлення, допускають упаковку копій в окремі конверти з помітками «Копія 1», «Копія 2» і т. Д. Однак в більшості випадків організатори просять учасників вкладати копії в загальний пакет або коробку.

Заявка з копіями оформляється наступним чином:

Оригінал і всі копії запаковуються окремо.
На кожен конверт клеїться друкований аркуш з інформацією про одержувача, предмет конкурсу, відправника, а також позначка про те, чи є пакет «Тендерної заявкою» або «Копією 1», «Копією 2» і т.д. Позначка не повинна бути зроблена від руки. Її потрібно заздалегідь віддрукувати на принтері, як і всю іншу інформацію.
Всі пакети складаються в один загальний і ретельно заклеюються.
На зовнішній пакет також потрібно наклейка. Вона оформляється, як звичайна.

Що таке інформаційний конверт

Іноді потрібно доповнити пропозицію для замовника матеріалами, наданими на дисках, фотографіях, в книгах або брошурах. Такі додатки позначають спеціальними наклейками і складають в інформаційний конверт для тендера.

Як правильно виконати підготовку тендерної документації для результативного участі

Якщо книг або брошур потрібно кілька, вони можуть складатися в різні упаковки і підписуватися з відповідними номерами. Додатки нумеруються разом з усією документацією, відображаються в опису і розташовуються в кінці документації.

Конверт для тендера можна відправити поштою або через кур'єра. На практиці, краще особисте відвідування офісу організатора, щоб уникнути втрати документів або для прискорення доставки за призначенням.

Пропозиція від учасника реєструється в журналі організатора, про що видається повідомлення-підтвердження. На конверті ставиться позначка про дату подачі заявки.