Оформлення додатків до наказу - 1 документ і його місце в системі управління

При великому обсязі тексту в самому наказі викладають лише основні питання, а решта тексту виноситься в додатку до наказу. У вигляді додатків можуть оформлятися графіки, схеми, таблиці, списки, організаційно-правові документи - положення, інструкції, правила, регламенти, які затверджуються наказом, та ін. У тексті наказу у відповідних пунктах розпорядчої частини необхідно давати посилання на додатки:

... (додаток) - якщо додаток одне;

(Додаток 1). (Додаток 2) - якщо додатків кілька.

На документі, що є додатком, в правому верхньому кутку першого аркуша друкується слово «Додаток» із зазначенням, до якого наказом або пункту наказу воно відноситься.

Якщо додатком до наказу є затверджується документ (положення, правила, інструкція тощо), у відповідному пункті розпорядчої частини робиться відмітка:. (додаток). а на додатку у верхньому правому кутку розміщується гриф обмеження доступу до документа.

Позначку про програму можна оформляти сцентрованим способом або вирівнювати рядки по лівому краю.

Візування та підпис

До подання на підпис наказ візується усіма зацікавленими посадовими особами, юристом і заступниками керівника організації. Якщо у працівника, візує наказ, є заперечення, доповнення, вони викладаються в окремій довідці, що додається до проекту документа, а віза доповнюється фразою «Є зауваження» або «Зауваження додаються». Зауваження редакційного характеру можна вносити безпосередньо в представлений проект документа.

Якщо при узгодженні були висловлені слушні зауваження та доповнення, наказ допрацьовується виконавцем і проводиться його повторне погодження. Якщо при узгодженні вносяться редакційні уточнення, що не змінюють суті документа, повторне погодження не потрібно.

Після остаточного оформлення наказу до його подання на підпис керівнику наказ повинен бути завізований усіма зацікавленими особами. Візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша наказу або на окремому аркуші погодження, який прикладається до наказу, складаючи його невід'ємну частину. Віза включає: посада працівника, його підпис, ініціали, прізвище і дату.

ЕсліПодпісиваются накази керівником організації. Підпис в наказі оформляється так само, як в будь-якому іншому документі. оформляється на бланку. Підписується тільки один екземпляр наказу (за винятком спільних наказів). Підпис керівника на наказі печаткою не завіряється.

Перший примірник наказу після реєстрації підшивається в справу з наказами з основної діяльності організації. Реєструватися накази повинні в день їх підписання, в іншому випадку у виконавців можуть виникнути проблеми з виконанням наказу, особливо якщо термін виконання невеликою.

Інформаційні - з метою проінформувати керівництво про деталі, методах, результати виконання їх доручень.

Звітні доповідні записки містять інформацію про виконану роботу.

У записці вказується:

- назва структурного підрозділу

- реєстраційний індекс (якщо доповідні записки реєструються як внутрішні документи)

Зовнішні доповідні записки направляються у вищі організації.

Текст доповідної записки може включати дві частини: вступну і заключну.

Текст ініціативної записки завжди складається з двох частин: вступної і заключної. Інформаційні та звітні записки можуть складатися як тільки з однієї вступної частини, так і з двох.

Доповідні записки можуть мати додатки. У таких випадках необхідно оформити реквізит «додаток». Залежно від змісту на них проставляються візи.

Текст пояснювальної записки повинен містити опис фактів, що послужили приводом до її написання, і аргументи, що пояснюють подію, що пом'якшують провину службовця або які підтверджують якісь факти.

При оформленні підпису вказується посада, особистий підпис, ініціали та прізвище.

50) Вимоги до складання та оформлення довідок (види довідок, довідки зовнішні і внутрішні).

У діловодстві розрізняються службові довідки, що відображають питання основної діяльності організації (про штатну чисельність, про виконання планів, завдань, про заборгованість по заробітній платі і т.п.), і довідки, що видаються приватним особам для подання в інші установи, так звані особисті довідки (про заробітну плату, про трудовий стаж, про місце проживання, про місце роботи (навчання) і т.п.).

Зовнішні довідки оформляються на загальному бланку організації.

Крім реквізитів бланка при складанні та оформленні зовнішньої довідки використовуються такі реквізити:

- заголовок до тексту;

- відмітка про наявність додатку (якщо воно є);

- відмітка про виконавця (при необхідності);

При необхідності службова довідка може завірятися печаткою.

- керівнику вищого органу;

- організації в цілому;

- структурному підрозділу організації;

- конкретному посадовцю організації (не керівник).

Зовнішні довідки підписуються керівником організації (його заступником) або іншою уповноваженою особою.

Деякі довідки підписуються двома посадовими особами, що несуть відповідальність за достовірність інформації, зазначених в документі відомостей. Довідка про заборгованість по заробітній платі може бути підписана керівником організації і головним бухгалтером.

Внутрішні довідки не виходять за межі організації і класифікуються як внутрішні документи. Вони оформляються на чистих аркушах паперу формату А4 або А5. Склад реквізитів, що використовуються при складанні внутрішньої довідки, ідентичний складу реквізитів зовнішньої довідки, за винятком реквізитів бланка.

До службових довідками (зовнішнім і внутрішнім) повинен складатися заголовок (для об'ємних довідок з текстом, що перевищує 15 рядків). Тема формулюється за допомогою прийменника «О» ( «Про») і отглагольного іменника. приклад

«Про підготовку державних архівних установ до осінньо-зимового опалювального сезону»;

«Про стан матеріально-технічної бази закладів культури».

У довідках, що складаються за підсумками перевірок. дається загальна інформація про об'єкті, що перевіряється, причини, мети обстеження. Далі в довідці вказуються встановлені факти, описуються події по суті, порушення, невідповідності законам і іншим нормативним актам або відзначаються позитивні сторони роботи. Можуть вказуватися прізвища конкретних посадових осіб, структурних підрозділів - виконавці, точні дати або хронологічні рамки.

Текст службової довідки може бути оформлене у вигляді зв'язного тексту або таблиці, ділитися на розділи, підрозділи, мати пояснення і посилання. Таблична форма подання тексту використовується в довідках, як правило, при викладі цифрових показників.

Внутрішня довідка підписується її безпосереднім укладачем (наприклад, начальником відділу, управління і т.п.). У зв'язку з цим реквізит «Відмітка про виконавця» у внутрішніх довідках не оформляється.

У довідках, підготовлених комісією (наприклад, за результатами перевірки виконання планових завдань підвідомчими організаціями), в підписі вказуються не посади осіб, які склали її, а розподіл обов'язків у складі комісії (прізвища членів комісії розташовуються в алфавітному порядку).
51) Вимоги до складання та оформлення акта.

Акт - документ, складений декількома особами і підтверджуючий установлені факти і події.

В управлінській практиці зустрічаються факти складання акту однією посадовою особою, однак частіше актом документують діяльність комісії.

У вступній частині перераховуються особи, які беруть участь у встановленні фактів і подій в наступному порядку:

Голова комісії - посаду, ініціали, прізвище

Члени комісії - посаду, ініціали, прізвище.

Якщо в складанні акта брали участь не тільки члени комісії, а й інші посадові особи, то вони повинні бути вказані в акті після перерахування членів комісії:

Були присутні - посаду, ініціали, прізвище.

Реєстрація розірвання починається словами:

«У період з ... ..За ... ..коміссія провела перевірку ... ..»

Текст констатуючій частині повинен містити детальний опис документованої ситуації (факту, події та ін.), Виклад характеру, методів, термінів роботи, а також викладу висновків, пропозицій, висновків комісії в зв'язку з виконаною роботою.

При складанні тексту акту повинен дотримуватися тон нейтрального викладу, позбавлений емоційного забарвлення. Інформація, яку було виявлено комісією повинна бути короткою, точною і об'єктивною.

Текст акту викладається від третьої числа.

Допускається виклад тексту з розбивкою на окремі пункти, кожен з яких нумерується.

Після викладу результатів перевірки обов'язково вказується кількість примірників, в яких складено акт, і місце знаходження кожного примірника.

Акт підписують голова і члени комісії, а також посадові особи, які були присутні при роботі комісії. Найменування посади в підписи не вказується.

Акт стверджує той керівник установи, який призначив комісію.

Акт набуває юридичну силу з моменту затвердження (а не складання).
52) Вимоги до складання та оформлення службового листа. Різновиди службових листів.

Службові листи поділяються на ініціативні і відповідні.

Підписання листів, як правило, відноситься до компетенції керівника організації, його заступників, керівників структурних підрозділів.

Складні листи не повинні перевищувати п'яти сторінок і включають три логічні частини:

У службових листах краще використовувати прості поширені пропозиції, з відокремленими зворотами: «У зв'язку з ...», «Відповідно до ...» і ін.