Офіційно-діловий стиль тексту правила написання, панда-копірайтинг

Якщо вірити офіційним джерелам, то:

Текст офіційно-ділового стилю це основний засіб комунікації в діловій, правової та інших середовищах, які передбачають обмін знеособленої офіційною інформацією.

Досить просте визначення, вірно. І все ж з якоїсь невідомої причини тисячі юристів, економістів, менеджерів і навіть дипломатів щодня намагаються додати в такі тексти один і той же помилковий ознака. Знаєте, який?

Помилка сучасної ділової переписки полягає в тому, що люди її навмисно ускладнюють. Чомусь прийнято вважати, що чим складніше послання, хитріше термінологія і довший пропозиції, тим міцнішим вийде матеріал. Мовляв, кашу маслом не зіпсуєш.

У цьому матеріалі я постараюся розповісти про те, яким повинен бути по-справжньому хороший текст ділового стилю, якою має бути його структура, на що слід звернути увагу і яких помилок не варто допускати. Обіцяю, що після цієї замітки ви зможете трохи інакше поглянути на правила написання ділових текстів.

Вимоги до ділового тексту і його структурі

Взагалі в офіційно-діловому стилі пишуться багато документів, починаючи від Конституції і державних актів, закінчуючи пояснювальними і звільнень. Нас, в першу чергу, цікавлять тексти для бізнесу та ділове листування, а тому саме на неї буде зроблений основний упор.

Тексти ділового тексту має свої відмінні риси, якими не володіють інші стилі. Ось головні ознаки:

Лаконічність. Створення ділового тексту вимагає жалості до Новомосковсктелю. Якщо бюрократи можуть дозволити собі створювати «шедеври» на багато листів, то в діловому середовищі таке не вітається. Оскільки бізнесмени - народ зайнятою, то і тексти варто робити такими, щоб людина могла ознайомитися з ними без корвалолу. Тільки факти, тільки цифри, тільки важливі деталі.

Зрозумійте мене правильно: стислість зовсім не означає замовчування якихось важливих деталей. Всі пояснення повинні бути дані, а важливі моменти - згадані. Лаконічність в даному випадку - це відмова від словоблудства заради словоблудства.

Чітка структура. Потрібно заздалегідь продумати структуру ділового листа. Немає нічого гіршого, ніж текст, в якому сенс постійно перескакує з місця на місце. Рекомендую вибрати відправну точку, з якої ви і станете розгортати розповідь.

Відсутність емоцій. При написанні тексту ділового стилю я рекомендую згадувати англійських лордів, яких не збентежиш навіть близьких вибухом бомби. Ніяких емоцій, тільки факти з неупередженим особою. Втім, тут теж є винятки: якщо ви ведете листування з приємним вам людиною, але формат ділового спілкування не допускає особливих вольностей, можна лише натякнути на явну симпатію.

Наприклад, поставити знак оклику в двох реченнях поспіль або ввести якесь слово з літературного стилю. Начебто і дрібниця, але людина, досвідчений в діловому листуванні, все відмінно зрозуміє.

Корисно прочитати: Як вибрати копірайтера? 10 важливих рад

Бачите, що пропозиція виходить занадто складним? Розбийте його на два або три пропозиції поменше. З вас не убуде, а людині - зручно.

Використання прийменників і складних спілок. Мабуть, ділові тексти - єдиний формат, де дозволено масове використання прийменників (на підставі, відповідно і так далі) і спілок (в силу того що, у зв'язку з тим що і так далі). Звичайно, через слово ставити їх не потрібно, але для надання тексту видимості ділового послання - дуже і дуже непоганий прийом.

Отже, давайте ще раз повторимо основні правила створення ділового тексту:

Це повинен бути чітко структурований матеріал невеликого розміру.

У такому тексті немає місця емоціям і втрати логічних ниток.

Ви повинні прагнути до простоти викладу, відмовляючись від складних речень.

Ваша мета - донести до людини ділову інформацію, але зробити це максимально просто.

Ознаки ділового тексту

Три приклади міні-текстів в діловому стилі

Приклад перший. Візовий збір клієнту:

Приклад другий. Невеликий ділової текст для співробітників компанії:

При виявленні кота або кішки будь-якого віку слід негайно поїти тварина молоком. Співробітники, напоїти максимальне число тварин, будуть премійовані в кінці поточного кварталу.

Третій приклад. Лист керівнику:

Оскільки тварини звикли отримувати від мене молоко, а грошей на їх подальше годування я не маю, прошу виділити суму в 100 000 рублів на покупку молока за рахунок компанії.

Правила написання ділових листів

Якщо ви ще не знали, діловий стиль розділений на два різних види:

Етап перший. Офіційно-діловий стиль;

Етап другий. Побутово-діловий стиль;

Етап третій. Вкраплення елементів неформального спілкування;

Етап четвертий. Неформальне спілкування «без краваток».

Зрозуміло, що якщо ви в першому ж листі напишіть незнайомому поки вам людині щось на кшталт «Привіт, Колю! Що у тебе там за цінами на комбайни? », То це не буде оцінено належним чином. Якщо ж проходити всі етапи ділової переписки «за правилами», то з часом формат спілкування може істотно змінитися. Це звичайна тенденція.

Ми з вами вже розбирали правила написання ділових текстів, а тому повторюватися не будемо: листи пишуться так само, як і тексти. Втім, існують ще й деякі негласні правила листування, про які ми поки не говорили. Оскільки знають їх не всі, про них варто розповісти окремо:

Діловий лист має містити тему. Поганий тон - залишати поле «Тема» порожнім.

Не варто міняти тему ділового листа або видаляти історію листування без серйозної причини. Так, можливо ви пам'ятаєте всі деталі спілкування, але людина по іншу сторону поштової скриньки може їх не пам'ятати.

Нейтральна емоційність. Навіть якщо ви насправді готові кинутися на одержувача з кувалдою, в діловому листі це ніяк не повинно відслідковуватися. Корпоративна культура вчить «ставити на місце» співрозмовника більш хитрими прийомами: «забування» згадки імені, відмовою від знаків оклику на початку листа, ігноруванням якихось питань і так далі.

Пояснення відмови. Досить, що банки не пояснюють причину відмови при видачі кредитів. Будьте більш доброзичливі: навіть якщо змушені відмовляти, обов'язково пом'якшити тон листа і поясніть причину.

Перший приклад ділового листа

Вітаю! Ми не плануємо купувати щебінь в цьому році. Всього найкращого.

Другий приклад ділового листа

Привіт, Іване! На превеликий жаль, наша компанія не планує закуповувати додаткові партії щебеню в цьому році. Це пов'язано з тим, що ми вже повністю узгодили весь список майбутніх витрат, і на закупівлю щебеню у компанії не залишилося коштів. Щиро сподіваємося, що в наступному році ми заздалегідь узгодимо з Вами питання закупівлі щебеню, щоб заздалегідь закласти в бюджет необхідні кошти.

Думаю, ви й самі бачите, що перший варіант писав бездушний робот, а другий - людина, яка щиро жалкує. Два листи ділового стилю, на одну тему, але вони такі різні!

Не потрібно починати здалеку. Якщо у вас є що сказати, скажіть відразу. Коли людина починає заходити здалеку, це більше нервує.

Це найбільш важливі правила написання листів в діловому стилі, які вам обов'язково знадобляться. Головне - пам'ятати, що далеко не завжди від вас чекають якогось явного офіціозу. Якщо ви бачите, що людина не проти перейти на більш неформальний рівень спілкування, сміливо переходите. Нічого поганого в цьому немає.