Обов’язкова інвентаризація залишилося зовсім небагато часу, сам собі бухгалтер, власник магазину

Обов'язкова інвентаризація: залишилося зовсім небагато часу!

Чим обов'язкова інвентаризація, яку потрібно проводити в магазині перед підготовкою річної бухгалтерської звітності, відрізняється від звичайних планових добровільних ревізій? Як її правильно провести і оформити?

В чому різниця

Зазвичай, під час поточних ревізій перевіряють лише вибіркові види майна (наприклад, тільки окремі види товару на складі і в торговому залі). А ось перед тим як скласти річну звітність, в магазині необхідно перевірити абсолютно всі. Це ще одна відмінність між даними типами контрольних заходів.

В іншому добровільні і обов'язкові інвентаризації схожі.

Що зробити заздалегідь

Ви можете скористатися готовим шаблоном "Наказу про облікову політику", підготовленим жкспертамі журналу "Власник магазину".

Порада: бухгалтерську і податкову облікову політику повинен скласти головний бухгалтер (або людина, що його замінює), а затвердити керівник організації своїм наказом або розпорядженням. Форма наказу - довільна. Положення облікової політики можуть бути або в самому наказі, або в додатку до нього.

В ході повної інвентаризації, проведеної в кінці року перед складанням річного звіту, потрібно перевірити всі види майна фірми. Найчастіше, в магазині проводять ревізію:

• Основних коштів;
• нематеріальних активів;
• товарно-матеріальних цінностей;
• розрахунків з персоналом, контрагентами і бюджетом;
• грошей, грошових документів, бланків суворої звітності.

Термін проведення обов'язкової інвентаризації варто встановлювати з урахуванням того, щоб встигнути її провести і відобразити результати цього заходу в бухгалтерському обліку до закриття року. Тривалість ревізії залежить в першу чергу від того, яка кількість майна потрібно буде перевірити і від того, скільки людина цим будуть займатися.

Порада: інвентаризацію повинні проводити люди не зацікавлені в тих чи інших її результатах. Найкраще - створити в магазині постійний відділ ревізорів. Якщо ж торгове підприємство зовсім маленьке, то в ролі перевіряючих може виступати управлінський персонал.

До початку інвентаризації всі документи на майно повинні бути передані в бухгалтерію (або інвентаризаційної комісії), що надійшли товари оприбутковані і згруповані, а ті, що вибули - списані. Це слід підтвердити розписками від матеріально-відповідальних осіб в спеціальному розділі в інвентаризаційного опису (п. 2.4 Методичних вказівок).

• причина проведення;
• перевіряється майно і зобов'язання;
• дати початку і закінчення.

Порада: якщо в магазині числиться тільки один директор, то порядок оформлення інвентаризації буде трохи інший. Створювати інвентаризаційну комісію в цьому випадку не потрібно. А наказ про початок ревізії можна скласти в довільній формі, а не за уніфікованою формою (щоб не створювати цей документ самостійно, ви можете скористатися готовим шаблоном Наказу, підготовленим експертами журналу "Власник магазину").

Для кожного виду майна або зобов'язань є свої особливості при проведенні інвентаризації.

Зокрема, до ОС можуть належати:

• обладнання;
• вимірювальні і регулюючі прилади та пристрої;
• обчислювальна техніка;
• транспортні засоби;
• інструмент, виробничий і господарський інвентар та приладдя;

Важливо, щоб в бухобліку вірно були відображені такі параметри ОС:

• повне найменування;
• призначення, основні технічні або експлуатаційні показники;
• інвентарні номери і заводські номери;
• номери паспортів по устаткуванню, який містить дорогоцінні метали;
• рік випуску;
• кількість об'єктів.

Якщо в магазині є орендовані основні засоби або об'єкти, вартість яких списана відразу в момент введення в експлуатацію, то їх також потрібно перевірити.

Нематеріальні активи (НМА)

При інвентаризації нематеріальних активів перевірте, щоб були документи, що підтверджують права організації на їх використання. Крім того активи повинні бути правильно і своєчасно відображені в балансі.

Товарно-матеріальні цінності (ТМЦ)

В ході інвентаризації ТМЦ потрібно перевірити їх кількість та вагу.

Зазвичай в магазині товар розташовується по групах, відповідно до яких він викладається на полиці. Тому, зручно зобразити схему магазину і розбити його на частини за такими групами. Потім для кожної частини проставити послідовно дати в рамках періоду інвентаризації. Далі відповідно до такого графіку перевірити весь товар.

Якщо під час інвентаризації потрібно відпустити товар, то це можна зробити тільки з письмового дозволу керівника і головного бухгалтера. Прийом і відпустка майна виробляють в присутності інвентаризаційної комісії.

Такі вказівки містяться в пунктах 3.15-3.26 Методичних вказівок.

При ревізії розрахунків з персоналом по оплаті праці потрібно визначити, чи немає депонованих сум або переплати. Також слід перевірити розрахунки з підзвітними особами. В ході перевірки звертайте увагу і на цілі використання виданих співробітникам сум.

У розрахунках з постачальниками проконтролюйте, щоб дебіторська і кредиторська заборгованості були правильно і обґрунтовано відображені на рахунках бухобліку. Слід скласти акти звірки з контрагентами, в яких зазначаються дані про стан розрахунків. Відображені в підписаному акті показники звірте з даними бухобліку.

При інвентаризації розрахунків з бюджетом (ИФНС) і позабюджетними фондами (ФСС, ПФР, ФОМС) звірте дані бухгалтерського обліку по рахунках 68 і 69 з сумами податків і внесків, які були нараховані (див. Податкові декларації, розрахунки) та сплачені (див. Платіжні доручення). Якщо є не перераховані в термін податки, повірте, щоб пені за ним були нараховані (див. Бухгалтерські довідки) і сплачені (див. Платіжні доручення).

Грошові кошти, грошові документи, бланки суворої звітності

При інвентаризації залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі. Якщо в магазині є ККТ, то почати ревізію слід з операційних кас. У цьому випадку повинні збігатися:

• суми готівки в касі;
• дані книги касира-операціоніста;
• показники на касовій стрічці і лічильниках ККТ.

Бланки суворої звітності перевіряють:

• за видами (з урахуванням їх початкових і кінцевих номерів);
• за місцями зберігання;
• по матеріально-відповідальним особам.

Гроші на розрахунковому рахунку в банку інвентаризують шляхом звірки залишків сум, що значаться на рахунках за даними бухгалтерії організації, з даними виписок банків.

Опис можна заповнити як на комп'ютері, так і від руки. Головне, щоб записи були зроблені кульковою ручкою (чорнилом) чітко і ясно, без помарок і підчисток.

Найменування і кількість цінностей, що інвентаризуються і об'єктів вказують в описах за номенклатурою і в одиницях виміру, прийнятих в обліку.

На кожній сторінці опису вказують прописом число порядкових номерів матеріальних цінностей і загальний підсумок кількості в натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і т. Д.) Ці цінності показані.

Щоб виправити помилку в описі, потрібно закреслити неправильний запис і проставити над нею правильну. Внести таке виправлення треба в усі екземпляри описів.

Будь-які корективи повинні бути обумовлені та підписані всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально-відповідальними особами.

Порожні рядки в описах залишати не можна, на останніх сторінках їх слід прокреслити.

На останній сторінці опису зробіть позначку про перевірку цін, таксуванні і підрахунку підсумків за підписами осіб, які проводили цю перевірку.

Такі рекомендації були направлені в пункті 4.1 Методичних вказівок.

Виявлені при інвентаризації надлишки або недостачу відобразіть в обліку.