Підготовка документів з особового складу для здачі в архів

Корпоративний семінар «Система професійних стандартів: готуємося до застосування»
Реєстр прийнятих професійних стандартів, законодавча база. Підготовка організації до застосування професійних стандартів. Кадрові технології, що залежать від введення професійних стандартів. Вимоги до кадрового діловодства в умовах впровадження профстандартів. Порядок приведення у відповідність найменувань посад в компанії з ПРОФСТАНДАРТ і кваліфікаційними довідниками, коригування посадових інструкцій. Рекрутмент. Процедура відмови в прийомі на роботу. Зміна системи оплати праці. Коригування штатного розкладу. Процедура підтвердження кваліфікації. Підвищення кваліфікації працівника відповідно до професійних стандартів. Організація навчання працівника в разі невідповідності ПРОФСТАНДАРТ. Порядок переведення працівника на іншу посаду або розірвання трудового договору за результатами оцінки.

КАДРОВЕ ДІЛОВОДСТВО

Підготовка документів з особового складу для здачі в архів

Підготовка справ з особового складу до передачі в архів організації, як правило, здійснюється працівниками кадрової служби. Ведення подібних обов'язків закріплюється в їх посадових інструкціях. При цьому служба документаційного забезпечення і архів цієї організації надають їм методичну допомогу у проведенні цієї роботи.

У тому випадку, якщо організація є джерелом комплектування державного або муніципального архіву, в якості консультантів можуть залучатися працівники відповідної архівної установи. Якщо організація не є джерелом комплектування архівної установи, то ця послуга може бути надана їм на платній основі. При цьому укладається договір про співробітництво в галузі архівної справи і діловодства. Предметом договору, як правило, є взаємодія сторін з підготовки справ до архівного зберігання, а також по організації зберігання, обліку та використання архівних документів.

Не допускається приклеювати непрошитий листи документів справи, т. К. Клей руйнівно діє на паперову основу, що може призвести до непоправної втрати тексту документа

Потрібно мати на увазі, що, якщо в ході палітурки, підшивки справи якась частина аркушів або хоча б один лист не був захоплений палітуркою, справа розшивається і переплітається заново.

Металеві скріплення документів (шпильки, скріпки) з справ необхідно вилучити.

Нумерація аркушів справи

Листи справ, що складаються з декількох томів, мають свою власну нумерацію, т. Е. Нумеруються по кожному тому окремо.

Складені листи (наприклад, формату А3 або формату А2) розгортаються і нумеруються у правому верхньому кутку.

Підшиті до справи конверти з вкладеннями нумеруються; при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в ньому.

При наявності великої кількості помилок, допущених при нумерації аркушів справи, необхідно провести перенумерацию листів заново. При цьому старий номер закреслюється, а поруч проставляється новий. Забороняється виправляти старий номер на новий.

Якщо є незначні помилки в нумерації листів, допускається проставлення літерних номерів. Наприклад: 25, 25а, 25б, 26, 27 і т. Д. Допускається також пропускати номери аркушів у справі.
Наприклад: 25, 27, 28, 29 і т. Д.

Всі ці особливості нумерації аркушів справи (наявність літерних та пропущених номерів) вказуються в листі - засвідчувач справи.

Наприклад, останній номер листа справи 122, але при цьому в справі є два літерних номера: 25а, 25б та один пропущений номер - 26. В цьому випадку засвідчувальний напис справи буде виглядати наступним чином: "У справі підшито і пронумеровано 123 (сто двадцять три ) листа, в т. ч. літерні номери аркушів - 25а, 25б; пропущений номер листа - 26 ... "

Після того як проведена нумерація аркушів, можна приступати до оформлення обкладинки справи (додаток 1).

Відповідно до правил роботи архівів організацій обов'язковими елементами опису обкладинки справи є:

- найменування організації;
- найменування структурного підрозділу;
- індекс справи (відповідно до номенклатури справ);
- заголовок справи;
- дата справи;
- кількість аркушів у справі;
- термін зберігання справи;
- архівний шифр справи.

На обкладинці справи зазначається повне найменування організації відповідно до його установчими документами, а в дужках - прийняте скорочене найменування.

Як бути, якщо впорядкування документів з особового складу проводиться через кілька років після завершення їх діловодством і за цей період відбулися зміни в найменуванні організації?

В такому випадку на обкладинку справи виноситься то найменування, яке мала організація в період створення документів даної справи. Те ж саме відноситься і до найменування структурного підрозділу, в діяльності якого утворилися документи справи. Що стосується індексу справи, він переноситься на обкладинку з номенклатури справ.

Заголовки справ повинні містити наступні елементи, що розташовуються в певній послідовності:

До розпорядчих документів і протоколів проставляються їх номера.

Можливо також застосування терміна "документи". Він використовується в заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства. У цьому випадку після слова "документи" в дужках вказуються основні різновиди документів, включених до справи. Наприклад: i> "Документи (подання, клопотання, характеристики, автобіографії, виписки з рішень, постанов та ін.) Про представлення працівників Комітету до нагородження державними та відомчими нагородами, присвоєння почесних звань, присудження премій".

Працівникам кадрових служб слід звернути особливу увагу на оформлення обкладинок справ, що містять особові рахунки (розрахункові відомості) по заробітній платі. При складанні заголовка справи необхідно вказувати повністю назва структурного підрозділу, працівникам якого була нарахована заробітна плата. Не допускається застосування таких абревіатур, як: ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО і т. Д. Оскільки в подальшому це ускладнює пошук необхідних відомостей, що містяться в документах.

Наприклад, не рекомендується формулювати заголовок справи в такий спосіб:
"Особові рахунки по заробітній платі співробітників ОПО". Правильно: "Особові рахунки по заробітній платі співробітників організаційно-правового відділу".

Якщо на підприємстві є шкідливі умови праці, то на тривале зберігання (75 років) відбираються табелі та наряди працівників шкідливих професій. При цьому в заголовку справи необхідно вказати цех (підрозділ), в якому вони працювали.

На практиці нерідко можна зустріти такі заголовки справ на обкладинках: "Зарплата", "Травматизм", "Атестація" і т. П. Подібні визначення ніякого відношення до заголовку справи не мають. Немає такого виду справи або різновидів документів. Застосування таких формулювань є грубим порушенням правил опису документів, які підлягають тривалому зберіганню.

Достовірність документів справи в заголовку не обмовляється

Обов'язковим реквізитом обкладинки є дата документів справи - рік (и) закладу і закінчення справи в діловодстві. До розпорядчих та інформаціонно.справочним документам проставляються крайні дати заведення і закінчення справ.

Крайніми є дати (число, місяць, рік) реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього документів, включених до справи.

Якщо справа є книгою (журналом) реєстрації наказів або розпоряджень з особового складу, то його датами будуть точні календарні дати першої і останньої записи в книзі (журналі).

До розпорядчих документів, в т. Ч. З особового складу, відносяться накази і розпорядження; до інформаційно-довідкових - протоколи, акти, книги (журнали)

Датою справи, що містить протоколи засідань (наприклад, атестаційної або кваліфікаційної комісії), є дати складання першого та останнього протоколу, що складають справу.

Датою особової справи є дати підписання наказів про прийом і звільнення особи, на яке воно заведено.

Наступний реквізит оформлення обкладинки справи - кількість аркушів у справі, яке переноситься з листа-завірителя.

Термін зберігання справи проставляється відповідно до статті Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затв. Росархивом 06.10.00, або номенклатурою справ організації, після звірки його за типовим переліком документів із зазначенням термінів зберігання.

Архівний шифр справи включає в себе: № фонду, № опису, № справи, № зв'язки (коробки).

Список фондів є основним обліковим документом архіву організації. Він ведеться в архіві організації, що зберігає документи двох або більше фондів

Номер фонду присвоюється відповідним державним або муніципальним архівом, джерелом комплектування якого є організація. Якщо ж організація не є джерелом комплектування архівної установи, то номер фонду привласнюється за списком фондів. Якщо архів організації зберігає тільки один архівний фонд, то його номер буде "1".

Номер опису привласнюється в архіві організації по листу фонду (який також є основним обліковим документом архіву). Номер справи відповідає номеру справи за описом, яка складається після завершення робіт з оформлення справ.

Номер коробки привласнюється при формуванні зв'язок, коробок у валовому порядку після проведення всіх робіт з упорядкування документів з особового складу, погодження та затвердження описів на документи з особового складу.

Архівні шифри на обкладинках справ проставляються тушшю (чорнилом) після включення справ в річні розділи зведених описів справ з особового складу, схвалених експертною комісією організації та затверджених керівником організації. До цього архівний шифр проставляється олівцем.

Обкладинки справ оформляються світлостійкими чорнилом, чітким розбірливим почерком. Виправлення реквізитів обкладинки справ не допускаються. Якщо допущена помилка - запис перескладалися заново. Бажано при оформленні обкладинки справ застосовувати чорну туш, т. К. Вона більш стійка до впливів зовнішнього навколишнього середовища і довше зберігає свої властивості. Написи наносяться безпосередньо на тверду обкладинку (картон) справи.

У наступних номерах журналу ми розповімо про те, як складати здавальну опис на справи, підготовлені до архівного зберігання

Нормативна база

Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затв. Росархивом 06.10.00

Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.02

Інструкція про порядок обліку, зберігання і видачі працівникам ТОВ «Роги і копита» бланків суворої звітності

Журнали: обліку посвідчень про відрядження; обліку працівників, які вибувають та прибувають у відрядження; обліку заяв працівників на надання чергової відпустки; реєстрації наказів по черговим відпусток; з обліку кадрів; реєстрації особистих справ службовців; реєстрації прийому на роботу; реєстрації переказів працюючих; реєстрації звільнення з роботи; урахування сумісників; обліку особового складу (алфавітний); обліку руху кадрів; обліку заохочень та стягнень; обліку посвідчень особи; реєстрації наказів про навчальні відпустки, відпустки без утримання, заохочення, стягнення, тимчасове виконання обов'язків, відрядженнях; обліку лікарняних листів; обліку особистих штампів і знаків; обліку часу роботи в несприятливих умовах праці; обліку порушень трудової дисципліни; обліку перевірки знань норм, правил, інструкцій.

Акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню

Положення про обробку і захист персональних даних працівників

*ЗВЕРНІТЬ УВАГУ
• всі представлені файли завантажені користувачами сайту
• враховуйте дату додавання файлу на сайт і його актуальність

веб-дизайн | оптимізація | просування

Час формування сторінки: 0.287685 сек.