Облік витрат на стільниковий зв’язок для співробітників, бухгалтерський актив
Зі статті Ви дізнаєтесь:
1. Чим підтвердити обґрунтованість витрат на стільниковий зв'язок.
3. У якому порядку відображаються витрати на стільниковий зв'язок в бухгалтерському та податковому обліку.
Забезпечення співробітників стільниковим зв'язком можливо в двох варіантах:
- Корпоративна стільниковий зв'язок. договір зі стільниковим оператором укладає роботодавець, а співробітникам видаються в користування сім-карти, що належать роботодавцю.
- Компенсація витрат співробітників на стільниковий зв'язок. кожен працівник укладає договір зі стільниковим оператором від свого імені і використовує особисту сім-карту для службових дзвінків.
Обраний спосіб (або їх поєднання), а також всі істотні умови використання працівниками стільникового зв'язку в службових цілях, необхідно закріпити в локальному нормативному акті. Таким документом може бути, наприклад, Положення про забезпечення співробітників стільниковим зв'язком.
У податковому обліку витрати на послуги стільникового зв'язку, в тому числі і на виплату працівникам компенсації витрат на стільниковий зв'язок, приймаються як для розрахунку податку на прибуток (пп. 25 п. 1 ст. 264), так і при ССО (пп. 18 п . 1 ст. 346.16 НК РФ). За загальним правилом витрати на стільниковий зв'язок повинні бути економічно обгрунтовані і підтверджені документально. При цьому порядок документального підтвердження таких витрат безпосередньо залежить способу забезпечення співробітників стільниковим зв'язком.
Корпоративна стільниковий зв'язок
- договір з оператором стільникового зв'язку;
- рахунок за надані послуги;
- затверджений керівником організації перелік посад працівників, які використовують стільниковий зв'язок для виконання трудових обов'язків. Зазначений перелік посад може бути закріплений в окремому наказі або прописаний в Положенні про забезпечення співробітників стільниковим зв'язком.
В окремих випадках потрібні також:
- рахунок-фактура - для платників податків ПДВ з метою прийняття до відрахування «вхідного» ПДВ (п. 1 ст. 172 НК РФ);
- документ, що підтверджує оплату послуг оператора стільникового зв'язку - для організацій, які застосовують УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Крім перерахованих документів податкові інспектори нерідко запитують додаткові документи, що підтверджують економічну обґрунтованість витрат на послуги стільникового зв'язку:
. Зверніть увагу: Якщо Ви вирішили «підстрахуватися» і підтверджувати обгрунтованість витрат на послуги стільникового зв'язку деталізацією рахунків, необхідно мати на увазі, що якщо деталізація є, вона неодмінно стане предметом перевірки податківців. Тому деталізацію потрібно не просто прикласти до рахунку, а фактично перевірити і відсікти все особисті розмови (тобто плату за них включати до податкових витрат можна). Той факт, що деталізація перевірена, доцільно відобразити, наприклад, проставленням відмітки на самому документі із зазначенням дати і підпису відповідальної особи.
Що стосується сім-карт, то вартість їх придбання може відображатися:
- в складі матеріальних витрат (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Якщо початковий платіж при підключенні більше, ніж сума, зарахована на рахунок в якості авансового платежу, то різниця буде становити вартість сім-карти;
- якщо вся сума, сплачена при підключенні, зараховується на рахунок, то вартість сім-карти дорівнює нулю, а сплачена сума враховується як аванс за послуги зв'язку.
Встановлення лімітів витрат на стільниковий зв'язок
У разі надання співробітникам корпоративної стільникового зв'язку в організації немає можливості вибірково оплачувати оператору вартість послуг: оплатити доведеться всю суму, зазначену в рахунку, на яку «наговорили» співробітники. Тому, щоб не переплачувати за особисті розмови працівників, найчастіше їм встановлюються ліміти витрат на стільниковий зв'язок або використовується безлімітний тариф.
Однак в деяких випадках організаціям вигідніше використовувати тариф з погодинною оплатою, а це, в свою чергу передбачає встановлення лімітів витрат на стільниковий зв'язок для співробітників. Якщо такі лімітів не встановити, вся вигода від використання погодинного тарифу може бути перекреслена великою кількістю «зайвих» дзвінків і, як наслідок, «зайвих» витрат.
Факт встановлення лімітів витрат на стільниковий зв'язок для співробітників, а також суми цих лімітів необхідно закріпити в окремому наказі керівника або в Положенні про забезпечення працівників стільниковим зв'язком і ознайомити з ними працівників, які використовують корпоративну стільниковий зв'язок.
Незважаючи на те, що встановлення лімітів - перш за все внутрішня міра, спрямована на введення дисципліни серед працівників, слід мати на увазі, що для перевіряючих наявність лімітів означає тільки одне: витрати на стільниковий зв'язок, що перевищують ці ліміти, є для організації економічно необгрунтованими. і, відповідно, не приймаються для цілей податкового обліку.
Зрозуміло, ліміти витрат на зв'язок, встановлені працівникам, повинні бути максимально близькі до фактичних витрат. Але навіть це не гарантує, що лімітів не будуть перевищені. У разі перевищення працівником встановленого йому ліміту витрат на стільниковий зв'язок доступні наступні опції:
- Перевищення ліміту викликано службовою необхідністю (наприклад, використання стільникового зв'язку в закордонному відрядженні і т.д.).
У цьому випадку має сенс провести одноразове підвищення ліміту витрат на стільниковий зв'язок для конкретного працівника. Підвищення ліміту необхідно задокументувати, оформивши відповідним наказом керівника (підставою може служити заява або службова записка працівника із зазначенням причин перевитрати, а також деталізація рахунку за послуги зв'язку, що підтверджує робочий характер дзвінків).
- Перевищення ліміту не пов'язане з виконанням трудових обов'язків (звершення особистих дзвінків з робочого номера і т.д.).
Той факт, що понадлімітні витрати на стільниковий зв'язок дійсно носять особистий характер, а не службовий, може підтверджуватися деталізацією рахунку. При цьому сума перевищення ліміту:
Компенсація витрат на стільниковий зв'язок
- затверджений керівником перелік посад працівників, які використовують стільниковий зв'язок для виконання трудових обов'язків;
- посадова інструкція працівника;
- трудовий договір або інше письмове угоду між роботодавцем і працівником, в якому встановлений розмір і порядок виплати компенсації;
- копія договору працівника з оператором стільникового зв'язку;
- копія рахунку за послуги зв'язку, а також деталізація рахунку, як підтвердження «робочого» характеру дзвінків.
Компенсація витрат на стільниковий зв'язок зазвичай встановлюється:
Підтверджена документально сума компенсації витрат співробітників на стільниковий зв'язок: