Обхідний лист при звільненні

Підписання обхідного листа - частина процедури звільнення працівника. Документ не є строго обов'язковим і зазвичай використовується в великих організаціях, що мають багато діючих структурних підрозділів, малі ж підприємства, як правило, обходяться без нього.

Навіщо потрібен обхідний лист

Роль обхідного листа досить проста: він засвідчує той факт, що працівник здав всі цінності, документи, паролі, шифри, секретні матеріали і відомості, які були до цього його веденні і розпорядженні і на момент відходу з роботи нічого свого роботодавця не повинен. Крім того, він побічно фіксує те, що все здане майно знаходиться в цілості, схоронності і належній якості.

Таким чином, роботодавець забезпечує собі гарантію того, що його майно або особливо цінні активи не потраплять до рук зловмисників і сприяє збереженню своєї матеріально-технічної бази.

Хто повинен підписувати документ

Обхідний лист включає в себе список основних підрозділів компанії, співробітники яких завідують матеріально-технічної, документальної та фінансової частинами. Як правило, в ньому значаться:

відділ бухгалтерії,
відділ кадрів,
адміністративно-господарська служба,
відділ матеріального забезпечення,
відділ, в якому безпосередньо працював звільняється і т.д.

Начальник кожного з цих підрозділів повинен поставити в обхідному листі свій автограф, бо свідчить тим самим, що звільняється здав все майно і активи компанії і претензії до нього відсутні.

Порядок оформлення обхідного листа

Зазвичай форма документа є у відділі кадрів, куди і повинен звернутися звільняється.

Після того, як він отримає бланк документа на руки, йому слід здати всі залишилися у нього матеріально-технічні цінності, документи та ін. І послідовно обійти всі підрозділи, які внесені в обхідний лист, щоб отримати автографи їх керівників.
Далі обхідний лист разом із заявою про звільнення направляється керівникові підприємства, який також повинен засвідчити їх своїм підписом.
І тільки після цього працівник може отримати на руки всі документи і належні кошти, в тому числі вихідна допомога та додаткові виплати, прописані в трудовому договорі.

Що робити якщо співробітник при звільненні не хоче підписувати обхідний лист

Обхідний лист не значиться в переліку документів, які зобов'язаний підписувати працівник при звільнення. Іншими словами, якщо він не хоче цього робити, роботодавець не має права його змушувати.

Слід зазначити, що досить часто роботодавці намагаються відчужувати у своїх колишніх співробітників тим, що без підписання даного документа вони не видадуть їм на руки їх особисті документи, наприклад, трудову або санітарну книжку. Це абсолютно неправомірно і при встановленні подібних фактів трудової інспекцією, підприємству і відповідальним особам загрожує адміністративне покарання у вигляді штрафу.

Єдиний виняток: роботодавець цілком законно може позбавити норовливого працівника (вже колишнього) належної йому при звільненні додаткової виплати, прописаний в трудовому договорі (але не обумовлено в законодавстві РФ).

Що робити, якщо в процесі підписання обхідного листа виявилася нестача

Такі ситуації нечасто, але іноді все ж трапляються. В результаті роботодавець може піти різними шляхами:

стягнути з колишнього підлеглого вартість втрачених матеріально-технічних цінностей (особливо це актуально, якщо співробітник був матеріально-відповідальною особою),
попросити написати пояснювальну і призначити дисциплінарне стягнення (з внесенням відповідного запису до трудової книжки),
пробачити співробітнику зникле майно.

У деяких випадках розгляду доходять до судової інстанції - ще і тому до заповнення обхідного листа слід ставитися особливо уважно.

Правила написання документа

Єдиної уніфікованої форми обхідного листа не існує, так що організації мають право кожен раз писати його в довільній формі або використовувати шаблон, розроблений всередині компанії і затверджений в її облікову політику. У будь-якому випадку, даний документ повинен містити в собі ряд необхідних відомостей:

найменування організації,
дату складання,
посада та ПІБ працівника,
список підрозділів, за якими він повинен пройтися.

Слід зазначити, що в різних компаніях перелік відділів, які зобов'язаний обійти звільняється, може істотно відрізнятися.

Правила оформлення обхідного листа

Документ може бути складений на звичайному аркуші А4 формату або на фірмовому бланку організації, при цьому він може бути створений як в рукописному, так і в друкованому вигляді.

Обхідний лист складається зазвичай в одному екземплярі і після підписання передається на зберігання до архіву підприємства, але при бажанні працівник може зажадати собі його копію. Цей захід дозволить йому уникнути в подальшому необґрунтованих матеріальних претензій з боку роботодавця, якщо до таких виникнуть передумови.

Зразок складання обхідного листа

З точки зору стандартного діловодства, документ має цілком звичайну структуру.

На початку, посередині рядка, в ньому пишеться повне найменування організації, потім трохи нижче назва документа.
Далі вказується посада, прізвище та ініціали працівника, який звільняється співробітника, а також дата його звільнення.
Після цього, в бланк вносяться всі структурні підрозділи, які повинен обійти працівник. Навпроти кожного з них відповідний керівник повинен поставити свій підпис з розшифровкою.
Далі обхідний лист підписує керівник компанії і потім він передається на підпис звільняється для того, щоб він засвідчив факт того, що отримав на руки свою трудову книжку.
На завершення документ необхідно датувати.