Новий порядок оформлення транспортної накладної
Як правило, підприємства приділяють достатньо мало уваги супровідним документам при доставці товарів. Тим часом, їх правильне заповнення є необхідною умовою для визнання витрат. Тому і необхідно стежити за змінами законодавства в цій галузі.
Відповідно до нових Правил перевезення вантажу автотранспортом здійснюється на підставі договору перевезення вантажу, який може полягати за допомогою прийняття перевізником до виконання замовлення, а при наявності договору про організацію перевезення вантажу - заявки вантажовідправника (п. 6 Правил №272). Укладення договору перевезення вантажу підтверджується транспортною накладною, складеною вантажовідправником (якщо інше не передбачено договором перевезення вантажу).
Які ж основні відмінності нової форми транспортної накладної можна виділити?
Найбільш помітною зміною є відсутність поділу накладної на товарний і транспортний розділ. Товарно-транспортна накладна (форма 1-Т) складається з двох розділів:
1) товарний розділ - визначає взаємини вантажовідправників і вантажоодержувачів, на його підставі проводиться списання та оприбуткування ТМЦ.
У транспортній накладній у розділі 3 «Найменування вантажу" зазначається вантажне найменування вантажу, кількість вантажних місць, маркування, вид тари і спосіб упаковки, маса нетто (брутто) вантажних місць в кілограмах, розміри в метрах, обсяг вантажних місць в кубічних метрах.
На відміну від накладної за формою Т-1, з даних про сторони договору перевезення виключено відомості про платника (замовника), дані про банківські реквізити перевізника, реквізити з підписами і розшифровками головного бухгалтера і співробітників, які дозволили і здійснили відпустку вантажу.
У нову форму також доданий ряд додаткових відомостей, необхідних для кращої організації та контролю процесу перевезення товару. Так, в транспортну накладну включаються дані про умови перевезення, властивості транспортного засобу, рекомендації та вказівки вантажовідправника, відомості про фактичний стан вантажу, тари, упаковки, маркування та опломбування при прийомі і здачі вантажу, про зміну умов перевезення при русі і при вивантаженні і т . Д.
Особливістю нової транспортної накладної є відсутність відомостей про ціну перевезеного товару. У розділі 5 бланка транспортної накладної передбачена лише оголошена вартість вантажу, але вона вказується вантажовідправником тільки в разі, коли вантаж вважається цінним. Відомості про вартість вантажу в новій накладної заповнюють лише для того, щоб при недостачі або псування товару з вини перевізника розрахувати суму відшкодування збитку (п. 12 Правил № 272).
З цієї причини транспортна накладна не замінює собою товарну накладну за формою № ТОРГ-12. В цьому і полягає одна з головних відмінностей нової транспортної накладної від форми Т-1. У товарному розділі товарно-транспортної накладної вказується вартість вантажу, тобто сума, яку покупець повинен заплатити продавцю. Тобто, в товарно-транспортної накладної містяться всі дані, необхідні для списання та оприбуткування товару. Деякі організації додають до форми № 1-Т додаткові графи, в яких вказують суму ПДВ. Це дає можливість відмовитися від ТОРГ-12 і обмежитися товарно-транспортними накладними при прийнятті до обліку товарів.
Отже, відсутність в транспортній накладній за новою формою інформації про вартість вантажу не дозволяє їй бути документом, який є достатнім обґрунтуванням визнання витрат.
Порядок заповнення транспортної накладної
Транспортна накладна підтверджує укладення договору перевезення вантажу.
Спочатку вантажовідправник подає перевізнику замовлення (заявку) на транспортування вантажу. Дана заявка повинна бути розглянута перевізником, який в термін до 3 днів з дня її прийняття інформує вантажовідправника про прийняття замовлення або про відмову в прийнятті замовлення. Дата і номер прийнятого замовлення (заявки) вказується в транспортній накладній.
За загальним правилом транспортну накладну складає вантажовідправник (п. 6 Правил №272). Однак договором перевезення можна передбачити й інший порядок її оформлення. Наприклад, покласти цей обов'язок на перевізника.
У п. 9 нових Правил встановлені вимоги до форми транспортної накладної. Вона повинна бути складена в письмовій формі, підписана перевізником і вантажовідправником, а також завірена печаткою перевізника. Якщо вантажовідправник є юридичною особою або індивідуальним підприємцем, то накладна засвідчується ще й печаткою вантажовідправника. Будь-які виправлення в транспортній накладній також завіряються підписами і печатками, як вантажовідправника, так і перевізника.
Транспортна накладна, якщо інше не передбачено договором перевезення вантажу, складається на одну або кілька партій вантажу, що перевозиться на одному транспортному засобі, в 3 примірниках відповідно для вантажовідправника, вантажоодержувача і перевізника (п. 9 Правил №272). Кожен з примірників нумерується, для чого в транспортній накладній передбачена графа «Екземпляр №». Отже, який здійснює перевезення водій транспортного засобу повинен мати при собі два примірника транспортної накладної - для перевізника і для вантажоодержувача. Нагадаємо, що товарно-транспортна накладна за формою Т-1 на перевезення вантажів автомобільним транспортом виписується в чотирьох примірниках.
У разі навантаження що перевозився вантажу на різні транспортні засоби складається така кількість транспортних накладних, яке відповідає кількості використовуваних транспортних засобів. При цьому відомості про декілька партіях вантажу, що доставляються на одній автомашині можна занести в одну накладну.
У пунктах 1, 2 і 10 транспортної накладної вказуються дані про відправника вантажу, вантажоодержувача і перевізника. Для того щоб уникнути суперечок з податковими органами, необхідно, щоб ці відомості, відповідали рахунку - фактурі.
Перевізник погоджує умови перевезення вантажу з відправником вантажу, і на цій підставі заповнює пункти 8-11, 13, 15 і 16 транспортної накладної. При перевезенні небезпечних, великогабаритних чи великовагових вантажів перевізник вказує в пункті 13 транспортної накладної при необхідності інформацію про номер, дату і термін дії спеціального дозволу, а також про маршрут перевезення такого вантажу.
При подачі транспортного засобу під навантаження вантажовідправник зазначає у розділі 6 «Прийом вантажу» транспортної накладної в присутності перевізника фактичні дату і час подачі транспортного засобу під навантаження, а також стан вантажу, тари, упаковки, маркування та опломбування, масу вантажу і кількість вантажних місць ( п. 25 Правил №272).
Після завершення навантаження перевізник підписує транспортну накладну і в разі необхідності вказує в розділі 12 «Застереження та зауваження перевізника» накладної свої зауваження і застереження при прийомі вантажу. В даному розділі транспортної накладної перевізником (водієм) також відзначається зміна умов перевезення вантажу (п. 28 Правил №272).
Запис в транспортній накладній про масу вантажу із зазначенням способу її визначення здійснюється вантажовідправником, якщо інше не встановлено договором перевезення вантажу. На вимогу перевізника маса вантажу визначається вантажовідправником в присутності перевізника, а якщо пунктом відправлення є термінал перевізника, - перевізником у присутності вантажовідправника. При перевезенні вантажу в опломбованих вантажовідправником критому транспортному засобі і контейнері маса вантажу визначається вантажовідправником (п. 55 Правил №272). Відомості про опломбування вантажу (вид і форма пломби) вказуються в транспортній накладній.
При подачі транспортного засобу під вивантаження вантажоодержувач зазначає в розділі 7 «Здача вантажу» транспортної накладної в присутності перевізника (водія) фактичні дату і час подачі транспортного засобу під вивантаження, а також стан вантажу, тари, упаковки, маркування та опломбування, масу вантажу і кількість вантажних місць (п. 68 Правил №272).
Обов'язковими реквізитами транспортної накладної є підписи і печатки сторін:
- перевізника - в розділі 9 «Інформація про прийняття замовлення (заявки) до виконання», в розділі 16 «Дата складання, підписи сторін»,
- вантажовідправника - в розділі 6 «Прийом вантажу» і в розділі 16 «Дата складання, підписи сторін»,
- вантажоодержувача - в розділі 7 «Здача вантажу».
Якщо ж для перевезення необхідні будь-які інші відомості, не передбачені встановленою формою транспортної накладної, то підприємства можуть ввести в накладну додаткові рядки і розділи. У Правилах перевезень вантажів автомобільним транспортом №272 не встановлено ніяких обмежень на цей рахунок.
Розділ (пункт) транспортної накладної
короткий опис обставин, що стали підставою для позначки, розрахунок і розмір штрафу, підпис, дата;
(Зазвичай заповнюється при складанні актів та оформленні претензій)
Проблеми застосування товарної накладної
Вже зараз існують суперечки з приводу порядку застосування товарною накладною. Справа в тому, що введення товарною накладною, наведений у додатку № 4 до Правил перевезень вантажів, фактично не скасовує використання товарно-транспортної накладної за формою № 1-Т (затвердженої постановою ГоскомстатаУкаіни від 28.11.97 № 78) під час документування перевезень. Таким чином, фактично буде існувати дві форми документа, яким підтверджуються витрати на доставку. Чиновники з Мінтрансу і Мінфіну до сих пір не позначили свою чітку позицію з цього питання. В даний час існують дві протилежні думки на цей рахунок:
Перша позиція аргументується тим, що переважно мають застосовуватися нові Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом як пізніша версія нормативного акта. А в даному документі не міститься ніяких положень щодо застосування товарно-транспортної накладної за формою Т-1.
Прихильники одночасного застосування цих форм вказують на той факт, що транспортна накладна є підтвердженням витрат на перевезення (п. 6 Правил № 272), а товарно-транспортна накладна потрібна для обліку руху товарно-матеріальних цінностей і розрахунків за їх перевезення автомобільним транспортом (Постанова ГоскомстатаУкаіни від 28.11.97 №78). Отже, вони не можуть заміняти один одного.
Ще один підхід до цього питання полягає в тому, що транспортна накладна і товарно-транспортна накладна мають різні сфери застосування. Форма №1-Т використовується всіма юридичними особами, які експлуатують автотранспортні засоби і які виступають у ролі відправників і одержувачів вантажів (п. 2 Постанови №78). Отже, форма №1-Т оформляється і при укладанні договору зі спеціалізованою компанією-перевізником, і в разі, коли функції перевізника виконуються або вантажовідправником, або вантажоодержувачем.
Транспортної накладної підтверджується укладення договору перевезення вантажу. За договором перевезення вантажу перевізник зобов'язується доставити ввірений йому відправником вантаж до пункту призначення і видати його одержувачу, а відправник зобов'язується сплатити за перевезення вантажу встановлену плату (ст. 785 ЦК України). Тобто товар доставляє стороння транспортна компанія, з якою укладається договір перевезення.
Таким чином, обидві форми накладної при перевезенні товарів автотранспортом вважаються чинними, але повинні застосовуватися в різних випадках.
Невідомо, який з перерахованих вище позицій будуть дотримуватися податкові органи при перевірці обґрунтованості визнання витрат на придбання і транспортування товарів. У зв'язку з цим, до тих пір, поки не з'являться офіційні роз'яснення Мінфіну і ФНС про порядок застосування транспортних накладних, підприємствам при транспортуванні товару автотранспортом рекомендується використовувати обидві форми - і транспортну накладну, затверджену постановою Уряду України від 15.04.11 № 272, і товарно -транспортний накладну (форма 1-Т). Також не слід забувати і про необхідність оформляти при поставці товарну накладну за формою № ТОРГ-12. В іншому випадку, при визнанні податковими відомствами обов'язки складати накладну за формою 1-Т, можуть виникнути проблеми з підтвердженням витрат на придбання і транспортування товару і з прийняттям до відрахування ПДВ.