Нормативно-методична база діловодства - заходи щодо вдосконалення діловодства та

Нормативно-методична база діловодства

документаційного комп'ютерний діловодство консерваторія

Взаємовідносини організацій, установ, ділове документної спілкування на всіх рівнях має здійснюватися за єдиними загальноприйнятим правилам. Робота з документами в будь-якій організації, незалежно від її організаційно-правової форми, повинна будуватися на основі законодавчо-правових і нормативно-методичних актів, що стосуються питань документування і роботи з документами. В даний час в Укаїни діє ряд загальнодержавних нормативно-правових актів, що регламентують загальні правила підготовки, оформлення та організації роботи з документами в організаціях і установах. Нормативно-методичні документи з документаційного забезпечення управління розробляються різними органами державної влади та управління відповідно до їх компетенції.

Нормативно-правова база діловодства - це сукупність законів, нормативних правових актів та методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх обробки, зберігання та використання в поточній діяльності установи, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення і деякі інші аспекти [23].

Нормативно-правова база діловодства регулює правила оформлення документів; правила роботи з документами; забезпечення схоронності документів; порядок передачі документів на архівне зберігання; роботу служби діловодства; впровадження нових інформаційних технологій в роботі з документами; роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу; юридичні аспекти, пов'язані з документами, і інші питання.

Нормативно-правова база діловодства включає в себе:

# 45; законодавчих актів Укаїни в сфері інформатизації та документації;

# 45; укази і розпорядження Президента Укаїни, постанови і розпорядження Уряду РФ, що регламентують питання документаційного забезпечення на федеральному рівні;

# 45; правові акти федеральних органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб, агентств та ін.) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

# 45; правові акти органів представницької і виконавчої влади суб'єктів України і їх територіальних утворень, які регламентують питання діловодства;

# 45; правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи з діловодства установ, організацій і підприємств;

# 45; державні стандарти на документацію;

# 45; уніфіковані системи документації;

# 45; державну систему документаційного забезпечення управління, основні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (далі по тексту ГСДОУ);

# 45; нормативні документи з організації управлінської праці і охорони праці;

# 45; нормативні документи з організації архівного зберігання документів;

# 45; законодавчих актів суб'єктів Укаїни і правові акти, що приймаються органами виконавчої влади суб'єктів Укаїни. Ці акти повинні враховуватися при організації діловодства, перш за все органами представницької і виконавчої влади суб'єктів Федерації, а також організаціями, установами та підприємствами, що діють на їх території.

У Укаїни у відповідності зі сформованою за весь попередній період української державності практикою відсутня єдиний орган, який несе всебічну юридичну відповідальність за створювану і використовувану суспільством документацію.

Ця відповідальність розосереджена між рядом органів державної влади і управління відповідно до їх функціональних обов'язків. Рішеннями органів влади значна роль в управлінні документацією в різних її аспектах відведена Державної архівної службеУкаіни.

Державна архівна службаУкаіни і її органи займаються збором і зберіганням документів. Крім того, як центральний орган федеральної виконавчої влади, тобто відомство, несе відповідальність за раціоналізацію діловодства в країні. Вона розробляє нормативи і рекомендації як по організації діловодства в цілому, так і по окремих напрямках роботи з управлінською документацією, в тому числі і на машинних носіях записи.

Вказівки Державної архівної служби з питань діловодства поширюються на всі організації незалежно від системи господарювання і форми власності та мають на меті сприяти упорядкування створення документів, їх обробки і збереження.

Місцеві архівні органи і державні архіви також виконують відповідні завдання в області управління документацією, особливо щодо впровадження нових нормативів і методичних розробок і контролю за їх дотриманням.

На комітет Укаїни по стандартизації, метрології та сертифікації покладено в свою чергу відповідальність за нормативне закріплення конкретних документних форм, їх інформаційних елементів, систем документації, загальна координація проводяться в країні робіт з уніфікації та скорочення різноманіття обертаються в різних сферах діяльності форм документів.

Таким чином, Архівна служба і Комітет зі стандартизації є основними відомствами, регулюючими документацію в загальнодержавному масштабі. Як правило, вони діють в тісному контакті при вирішенні всіх основних питань управління документацією та вдосконалення діловодства. Їм належить визначення вдосконалення документації та організації роботи з нею.

У будь-якій організації має бути чітке розмежування функцій і обов'язків між співробітниками відповідно до їх кваліфікації і службовим становищем, в тому числі і в сфері управління документацією. У структурі працівників повинна бути врахована чисельність співробітників діловодів служби по відношенню до загальної чисельності працівників, або за кількісними нормам вироблення в одиницю часу.

Законодавство України це найважливіша сторона діяльності будь-якої установи, організації, підприємства, регламентує загальні принципи організації документаційного забезпечення діяльності фізичних (громадян) і юридичних осіб:

1. Федеральний закон України «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації»;

2. Федеральний закон «Про участь в міжнародному інформаційному обміні»;

3. Закон України «Про державну таємницю»;

4. Основи законодавства України «Про архівний фонд України та архівах».

Поряд з Цивільним кодексом Укаїни окремі сторони роботи з інформацією і документацією регулюються спеціальними федеральними законами.

Документування інформації. Діловодство (організація і технологія документаційного забезпечення управління):

# 45; обов'язкова умова для її включення в інформаційні ресурси - здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів їх масивів, безпеку Укаїни;

# 45; інформаційні ресурси можуть бути державної та недержавної власністю і перебувати у власності громадян, органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій та громадських об'єднань.

Власник інформаційних ресурсів, що містять відомості, віднесені до державної таємниці, має право розпоряджатися цією власністю тільки з дозволу відповідних органів державної влади. Документи і масиви документів, створені за рахунок коштів фізичних та юридичних осіб, а також придбані ними на законних підставах і отримані в порядку дарування або успадкування, є власністю даних юридичних і фізичних осіб. Суб'єкти, що представляють в обов'язковому порядку документовану інформацію в органи державної влади і організації, які втрачають свої права на ці документи і на використання інформації, що міститься в них.

Документована інформація, яка надається в обов'язковому порядку до органів державної влади та організації юридичними особами незалежно від їх організаційно-правової форми та форм власності, а також громадянами, формує інформаційні ресурси, що знаходяться в спільному володінні держави і суб'єктів, які представляють цю інформацію.

Інформаційні ресурси, що є власністю держави, знаходяться у віданні органів державної влади та організацій відповідно до їх компетенції, підлягають обліку та захисту в складі державного майна.

Інформаційні ресурси можуть бути товаром, за винятком випадків, передбачених законодавством Укаїни [1].

Власник інформаційних ресурсів користується всіма правами, передбаченими законодавством РФ, в тому числі він має право:

# 45; призначити особу, яка здійснює господарське відання інформаційними ресурсами, або оперативне управління ними;

# 45; встановити в межах своєї компетенції режим і правила обробки, захисту інформаційних ресурсів і доступу до них;

# 45; визначати умови розпорядження документами при їх копіюванні та розповсюдженні.

Громадяни, органи державної влади, органи місцевого самоврядування, організації та громадські об'єднання зобов'язані представляти документовану інформацію органам і організаціям, відповідальним за формування та використання державних інформаційних ресурсів.

Закон визначає: об'єктом міжнародного інформаційного обміну може бути документована інформація, інформаційні ресурси, інформаційні продукти, інформаційні послуги, кошти міжнародного інформаційного обміну, а його суб'єктами - Україна) суб'єкти Укаїни, органи державної влади та органи місцевого самоврядування, фізичні та юридичні особи Укаїни, фізичні і юридичні особи іноземних держав, особи без громадянства.

Закон встановлює: право власності на інформаційні продукти і засоби міжнародного інформаційного обміну, обмеження при здійсненні міжнародного інформаційного обміну (обмеження на вивезення), використання коштів міжнародного інформаційного обміну (захист конфіденційної інформації), поповнення державних інформаційних ресурсів Укаїни шляхом міжнародного інформаційного обміну, доступ до засобів міжнародного інформаційного обміну та іноземним інформаційним продуктам і інші питання междун ародно інформаційного обміну [4].

ВУкаіни існує державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ). Основні вимоги до документів і службам ДНЗ наведені в нормативних документах в організації [8]. Для юридичного оформлення діловодства в організації повинні бути наступні документи:

# 45; інструкція з діловодства, побудована на підставі державного стандарту і відповідних нормативів;

# 45; перелік документів із зазначенням термінів зберігання (типовий або галузевої, побудований на основі типового);

# 45; положення про службу діловодства;

# 45; положення про архів організації;

# 45; посадові інструкції працівників служби діловодства та архіву;

# 45; положення про експертну комісію організації;

# 45; табель уніфікованих форм документів, дозволених для застосування в організації;

# 45; альбом уніфікованих форм документів (на електронних носіях і еталонний масив на папері);

# 45; номенклатура справ організації.

У документационном забезпеченні застосовуються такі стандарти:

# 45; ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення";

# 45; ГОСТ 9327-60 «Папір та вироби з паперу. Споживчі формати »;

# 45; ГОСТ 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, різновиди і технічні вимоги ».

# 45; ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »встановлює термінологію, яка застосовується в сфері документаційного забезпечення управління та архівної справи, і розкриває значення термінів [26].

Кожна організація розробляє і застосовує власні нормативні документи з діловодства, до числа яких відносяться положення про службу документаційного забезпечення, посадові інструкції працівників, інструкція з діловодства, правила складання та оформлення документів, табель і альбом форм документів, номенклатура справ та ін.

ГОСТ 9327-60 «Папір та вироби з паперу. Споживчі формати ». Стандарт встановлює формати паперу, що використовуються, в тому числі і для виготовлення документів. Стандартні формати паперу в нашій країні були прийняті в 1934 р на основі німецького стандарту DIN (Deutsche Industrie Normen - Німецькі промислові норми) [12].

Стандарт встановлює три ряди споживчих форматів: А, В і С. Ряд А є основним поруч. Формати цього ряду використовуються для виготовлення документів. Вихідним форматом є формат А0 (формат ватманського аркуша паперу, площа якого дорівнює 1 м 2). Наступні формати є похідними від формату А0, вони утворюються діленням попереднього формату навпіл, паралельно меншій стороні аркуша; формат А4 має розміри 210х297 мм, формат А5 - 148х210 мм. Формати ряду В застосовується у випадках, коли необхідні формати, за розмірами що займають проміжне положення між двома суміжними форматами ряду А, а формати ряду С застосовуються для конвертів, папок і інших виробів.

ГОСТ 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, різновиди і технічні вимоги ». Стандарт містить комплекс вимог до обкладинок, в які підшиваються справи при передачі на архівне зберігання. Стандартом встановлені розміри обкладинок, вимоги до матеріалу, з якого вони виготовляються, встановлено також, які відомості повинні міститися на обкладинку справи [13].

Правила документування встановлюються правовими актами кожної держави або виробляються традицією.