Недостача, її облік і стягнення

Недостача виникає в разі, якщо було виявлено невідповідність між фактичною наявністю товарно-матеріальних цінностей, виявлена в процесі інвентаризації або оперативної перевірки, і матеріальними цінностями, зазначеним у перевізних та інших документах, а також в картках складського обліку. Виявляється недостача шляхом поштучного підрахунку, зважування або обміру готівки матеріальних цінностей і зіставлення результатів з даними, зазначеними в документах.

причини нестачі

До основних причин нестачі відносяться:

відвантаження товару в меншій кількості;
відпуск продукції в меншій кількості;
невідповідність встановленим правилам зберігання;
природне зменшення або псування, що виникла в процесі перевезення або зберігання;
розкрадання або привласнення;
стихійні лиха або катастрофи.

Брак матеріальних цінностей може торкнутися як конкретних осіб, так і всього колективу установи або підприємства.

Як проводиться облік

Облік нестачі проводиться створеної інвентаризаційною комісією, яка в терміни, зазначені керівником в розпорядчому документі, перевіряє наявність майна та інших матеріальних джерел.

У процесі інвентаризації заборонено здійснювати операції з основними засобами та товарно-матеріальними цінностями. Рухи матеріальних цінностей в цей момент бути не повинно!

Всі отримані в процесі перерахунку результати фіксуються в спеціальній інвентаризаційного опису або в акті уніфікованої форми. Ці документи складаються в 2 примірниках і підписуються членами комісії. Потім їх здають в бухгалтерію підприємства.

Основні засоби відображаються в формі інв-1. товарно-матеріальні цінності - у формі інв-3.

Якщо під час перевірки виявляють розбіжності між фактичною наявністю і даними бухобліку майна, то результати вносяться в спеціально підготовлені порівняльні відомості форми інв-18 і інв-19. Такі відомості складають тільки по тому майну, якого не вистачає. В результаті в порівняльних відомостях відображаються розбіжності, що існують між даними бухобліку і інвентаризаційних описів.

оформлення результатів

Підсумкові результати перевірки вносяться в спеціальну відомість обліку результатів форми інв-26. Виявлені розбіжності відображаються на рахунках бухобліку компанії. Всі документи після цього підписують голова і члени інвентаризаційної комісії, а потім затверджуються головним бухгалтером, який прийняв від голови все відомості, акти, протоколи та інші первинні документи.

Яким чином відбувається відображення в обліку результатів інвентаризації? Після оформлення всіх первинних документів їх здають в бухгалтерію підприємства. Бухгалтер зобов'язаний належним чином відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку та оформити відповідні проводки.

Спосіб обліку недостачі залежить від наявності винного в цьому особи або від його відсутності. В першу чергу у бухгалтера повинна бути саме ця інформація.

Якщо матеріальних цінностей бракує через природного зменшення населення, то вони списуються на витрати виробництва. Все, що понад природної норми, повинно бути списано на винних осіб.

Може так статися, що винні особи не були виявлені, або судовий орган відмовив керівнику компанії у стягненні з них збитків. Тоді нестачу відносять на фінансові результати підприємства.

Саме керівник компанії або її керівний орган повинен прийняти остаточне рішення про те, куди саме бухгалтерія віднесе витрати. Це буде відображено в оформленому за результатами перевірки наказі.

Якщо в процесі перевірки були виявлені надлишки матеріальних цінностей, то їх відносять на фінансові результати, оприбуткувавши за ринковими цінами на поточну дату.

Яким чином відбувається стягнення

При виявленні великої недостачі грошових коштів або матеріальних цінностей власник компанії повинен почати внутрішнє розслідування, за результатами якого приймається рішення про покарання осіб, винних у цьому порушенні.

Якщо співробітник компанії не заперечує своєї провини в недостачі і згоден відшкодувати понесені компанією витрати, то керівником видається наказ про утримання неоспаріваемие суми з його зарплати.

При згоді і, тим більше, незгоду з пред'явленим обвинуваченням працівник зобов'язаний дати письмове пояснення. Особливо якщо ця посадова особа.

Доповідна записка від цього співробітника повинна бути написана протягом 1-2 днів на офіційному бланку компанії.

Судовий розгляд

Якщо співробітник відмовляється відповідно до ст. 243 ТК України відшкодувати завдані збитки в розмірі вартості товару на день виявлення, то роботодавець має право на стягнення недостачі в судовому порядку.

Суд з'ясує ступінь провини співробітника, його матеріальну зацікавленість і інші пов'язані з цією справою обставини. Коли факт провини співробітника підтверджується, то суд змусить його відповісти. Притягти працівника до відповідальності можна і після звільнення, але пройти в цьому випадку має не більше 12 місяців.

Якщо після інвентаризації виникла конфліктна ситуація і співробітника намагаються необґрунтовано залучити до матеріальної відповідальності, то для захисту своїх прав йому необхідно розбиратися в нормах трудового та бухгалтерського законодавства. Допомога в цьому питанні нададуть юристи нашої компанії. Їх досвід і висока кваліфікація дозволять не доводити справу до суду і вирішити питання стягнення збитків за угодою сторін.