Наводимо в порядок кадрові паперу

Документи по персоналу - "головний біль" бухгалтерів багатьох невеликих фірм. Скільки кадрових документів має бути в компанії? Які папери необхідно вести в обов'язковому порядку, а які мають рекомендаційний характер? Давайте розберемося.

У багатьох організаціях бухгалтеру крім своїх основних обов'язків доводиться виконувати функції кадровика. А саме, оформляти різні накази по персоналу, заповнювати табелі обліку робочого часу, складати графіки відпусток, робити записи в трудових книжках. Потік кадрових документів величезний, але далеко не хаотичний. Всі їх можна розбити на три групи: обов'язкові для всіх, обов'язкові при певних обставинах, які мають рекомендаційний характер. У розрізі цих блоків і пропонуємо вести нашу розмову.

Без них не обійтися

Для початку розглянемо документи. які повинні вестися в усіх без винятку організаціях. Їх необхідність прямо або побічно встановлена ​​Трудовим кодексом. Наприклад, обов'язок по підготовці правил внутрішнього трудового розпорядку випливає з статей 189 і 190 цього нормативного акту.

Список всіх обов'язкових документів наведено в таблиці.

Обов'язкові кадрові документи

Форма N Т-49
Форма N Т-60

Як видно з таблиці, більшість обов'язкових документів оформляють за встановленою формою. З заповненням таких паперів проблем, як правило, не виникає. Що не скажеш про документи, у яких немає суворої форми. Тут питань нерідко більше, ніж відповідей. Безсумнівний лідер серед "проблемних" паперів - трудовий договір. Розглянемо його більш детально.

Договір трудовий - документ непростий.

Трудовий договір укладають з кожним працівником фірми. Правда, з цього правила є виняток. Контракт не оформляють з керівником організації, який до того ж є її єдиним засновником. Адже в даній ситуації йому доведеться підписувати цей документ і за працівника, і за роботодавця. А це не припустимо (* 4).

Одним з ключових моментів в трудовому договорі є порядок оплати праці.

У контракті може бути вказано розмір тарифної ставки або окладу працівника, інформація про доплати, надбавки і заохочувальні виплати. Тут також існують правила, яких слід дотримуватися. По-перше, зарплата в договорі має бути встановлена ​​в рублях. Вказувати розмір посадового окладу в іноземній валюті неправомірно. Роструд розцінює дану обставину як порушення трудового законодавства (* 5). По-друге, зарплата повинна видаватися не рідше, ніж кожні півмісяця. Така вимога статті 136 Трудового кодексу. Деякі роботодавці ставляться до цього правила вкрай недбало, вказуючи в договорі умова про виплату зарплати один раз на місяць. Вони вважають, що підписаний працівником контракт з даної застереженням звільнить їх від відповідальності. Однак, це не так. Виявивши, що фірма не дотримується зазначена вимога кодексу, трудова інспекція напевно оштрафує її за статтею 5.27 Кодексу про адміністративні порушення. Не врятує компанію від штрафу і заяву співробітника про згоду отримувати зарплату один раз на місяць (* 6).

При прийомі на роботу (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис з локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з його трудовою діяльністю.

Таким чином, до підписання трудового договору роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника до штатного розкладу.

При зміні розміру тарифної ставки (окладу) роботодавець повинен буде регулярно вносити зміни до штатного розпису, доводячи їх до працівника під розпис.

Перейдемо до наступного обов'язковому документу, при заповненні якого часто виникають складності. Це трудова книжка. Ми поговоримо:

  • про порядок оформлення трудової;
  • про внесення записів при звільненні;
  • про правила виправлення в трудовій.

Як відомо, компанія повинна заповнювати трудову книжку кожному співробітнику, якщо:

  • він пропрацював в ній понад 5 днів;
  • це місце роботи для нього основне (* 8).

Дана норма однаково поширюється як на гражданУкаіни, так і на іноземців. Іншими словами, фірма зобов'язана вести трудові книжки не тільки для українських, а й для іноземних співробітників. При цьому оформлення книжок для останніх має деякі особливості. По-перше, продовжувати заповнювати представлену працівником іноземну трудову не варто. Йому слід завести книжку українського зразка. По-друге, "переносити" в нову трудову "закордонний" стаж іноземця не потрібно. Оскільки такі відомості необхідні при призначенні працівникові трудової пенсії.

А отримувати її іноземець буде в своїй державі. Значить, в українській трудовій книжці записи з "закордонної" не потрібні (* 9).

А які записи необхідно зробити в книжці при звільненні співробітників? Найпоширеніше підставу для розірвання трудового договору - за власним бажанням працівника. Нерідко бухгалтери сумніваються, яку статтю Трудового кодексу в цьому випадку вказувати в трудовій: 77 (пункт 3) або 80. Знову ж правильним є перший варіант. Запис можна оформити, наприклад, так: "Звільнений за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Укаїни".

Це що стосується розірвання безстрокового трудового договору. Але нерідко фірми укладають з працівниками термінові контракти. Що ж потрібно записати в трудовій, якщо такий договір не буде продовжений?

Припустимо, після закінчення зазначеного в контракті терміну сторони не заявили про його растор-жении. Тоді умова про строковий характер договору втрачає силу. Це означає, що трудовий договір вважається укладеним на невизначений строк. У такій ситуації слід внести зміни в контракт, уклавши додаткову угоду. А ось робити будь-які записи в трудовій книжці в даному випадку не потрібно (* 10).

Буває, що при оформленні трудової бухгалтер припускається помилок. Опишемо коротко, як діяти в такій ситуації.

Перш за все, відзначимо, що виправлення повинна вносити та організація, працівник якої вчинив неточність. Правда, в деяких випадках коригувати записи може і новий роботодавець. Але тільки за умови, що у нього є офіційний документ з попереднього місця роботи співробітника.

Якщо неправильна запис виявлена ​​через невеликий проміжок часу, то проблем з її виправленням, частіше за все, не виникає. Тоді в трудовий просто роблять необхідну правку. Після останнього запису ставлять наступний порядковий номер і відзначають: "Запис під номером таким-то є недійсним". Потім вказують правильні відомості. При цьому проставляють дату виправлення, а не дату помилкового запису.

У графі 4 книжки роблять посилання на відповідний наказ (* 11). Потім в трудову вносять відомості про звільнення (переведення). Блок записів, в тому числі внесення зміни, "закривають" печаткою і підписом.

Аналогічний порядок діє і в тому випадку, якщо помилку виявлено, коли в книжку вже внесені такі записи. З однією лише різницею, що новий запис обов'язково потрібно засвідчити підписом і печаткою. Інакше вона буде вважатися необгрунтованою.

Обов'язкові, але не для всіх

Наступна група документів включає паперу, які залежать від специфіки організації. Вони обов'язкові тільки для певних компаній або при певних обставинах. Випадки, при яких фірма повинна заповнювати той чи інший документ, представлені в таблиці.

Кадрові документи, обов'язкові при певних обставинах

Договір про повну матеріальну відповідальність

Журнал проходження медоглядів

Співробітники деяких компаній зобов'язані проходити медогляди. Наприклад, у фірм, що мають автотранспорт, повинен бути організований передрейсовий медогляд водіїв транспортних засобів (* 13)

Інструкція про порядок роботи з об'єктами підвищеної небезпеки

У роботі співробітників задіяні об'єкти підвищеної небезпеки. До таких об'єктів, зокрема відносять транспортні засоби, механізми, електроенергію високої напруги, вибухові речовини. Крім того, "підвищено небезпечної" визнається будівельна діяльність.

У даному переліку документів варто особливо відзначити посадову інструкцію. Наскільки важливо її розробляти? Чи буде вважатися порушенням трудового законодавства відсутність цього документа? У таблиці ми вказали, що інструкція стає обов'язковою, якщо посадові обов'язки співробітників не відрегульовані в трудових договорах. І дійсно, як зазначає Роструд, посадова інструкція - "не просто формальний документ, а документ, що визначає завдання, кваліфікаційні вимоги, функції, права, обов'язки, відповідальність працівника" (* 14).

В наявності інструкцій зацікавлені як самі компанії, так і їх співробітники. Наприклад, без неї відмову в прийомі на роботу може бути недостатньо обгрунтованим. Адже саме в цьому документі прописують додаткові вимоги до ділових якостей співробітника. Тому розробляти його більш ніж бажано, причому по кожній посаді, наявної в штатному розкладі. Однак варто сказати, що в Трудовому кодексі немає згадки про посадових інструкціях. А значить, їх відсутність не буде порушенням трудового законодавства і не тягне будь-якої відповідальності роботодавця (* 15).

На ваш погляд

І наостанок - про документи рекомендаційного характеру. Такі папери можуть бути, а можуть і не бути в організації. Вони служать для оптимізації роботи з кадрами. Наприклад, до рекомендаційних можна віднести наступні документи:

  • службові та доповідні записки;
  • особисті справи;
  • довідки про трудову діяльність;
  • штатний список. У цьому документі вказують, які затверджені штатним розкладом посади зайняті, а які - поки що вакантні;
  • номенклатура справ. Для її складання можна скористатися розділами 7 та 8 "Переліку типових управлінських документів із зазначенням термінів зберігання" (* 16).

Олена Тарасова,
експерт журналу

* 1) п. 8 ст. 86 ТК РФ

* 8) абз. 3 ст. 66 ТК РФ