Навіщо потрібна посадова інструкція
Грамотно складена посадова інструкція дає чітке уявлення про трудові обов'язки працівника і допомагає вирішувати виникаючі трудові спори. Однак цей локальний акт часто недооцінюють і нехтують ним. Поговоримо про значення посадової інструкції в роботі кадрової служби.
Зрозуміло, визначальну роль при формуванні умов праці працівника відіграє трудовий договір. Однак отримати повне уявлення про службові обов'язки з тексту договору досить складно. Тому між працівником і роботодавцем часто виникає нерозуміння, що доходить часом до відкритого конфлікту, а то і до судового розгляду. Посадова інструкція як раз і є документом, покликаним усунути всі можливі розбіжності сторін з приводу службових обов'язків і максимально конкретизувати функції підлеглого.
Обов'язок по складанню посадових інструкцій встановлена тільки для державних установ. Однак і комерційним організаціям інструкції принесуть неоціненну користь. Наведемо приклад, в якому фірма, звільнивши співробітника і опинившись в ролі відповідача на судовому процесі, програла справу через відсутність посадової інструкції.
Посадова інструкція знадобиться і при атестації персоналу, і при звільненні працівника в період випробувального терміну, і при проведенні скорочення чисельності або штату працівників. Цей локальний акт відноситься до тих документів, які краще прийняти, ніж проігнорувати. Переконали? Тоді сміливо вносите на обговорення керівництва пропозицію про розробку посадових інструкцій.
Правила для інструкції
Щоб посадові інструкції не стали марними паперами, про які згадують лише в разі перевірок правового інспектора, поставтеся до створення цих документів дуже уважно. Посадові інструкції повинні працювати, бути чіткими, динамічними, оперативно відображають структурні та організаційні зміни компанії. Як цього добитися? Давайте про все по порядку.
Перш ніж почати розробку інструкцій, потрібно правильно організувати цю роботу. У цьому вам допоможе спеціальний документ - Положення про посадової інструкції. У ньому докладно потрібно обумовити правила узгодження, затвердження, прийняття та зберігання посадових інструкцій працівників, привести вимоги до змісту інструкцій, а також вказати осіб, які будуть безпосередньо відповідати за своєчасну розробку цих локальних актів.
Положення про посадової інструкції - необов'язковий документ, але якщо ви хочете впорядкувати роботу з інструкціями, зробити їх уніфікованими і чіткими, позначити порядок надання їм юридичної сили, краще не нехтувати цим локальним актом. Оскільки робота над проектом положення найчастіше лягає на плечі кадровиків, наведемо його зразок.
Розроблений проект Положення про посадової інструкції потрібно представити на підпис керівнику організації. Після затвердження він вступає в силу, і з цього моменту все посадові інструкції повинні відповідати його вимогам. Тепер можна приступати до створення самих посадових інструкцій.
Недоліки посадових інструкцій
Складність в розробці оптимальних посадових інструкцій
Переваги посадових інструкцій
• Посадова інструкція, підписана працівником, дозволяє роботодавцю розірвати трудовий договір у зв'язку з невідповідністю працівника займаній посаді
• Посадові інструкції є основою для атестації персоналу
• При наявності посадових інструкцій трудові суперечки часто вирішуються всередині організації без залучення державних органів
• Інструкції допомагають рівномірно розподіляти обов'язки між співробітниками зі схожими посадами (наприклад, між бухгалтером і головним бухгалтером), уникати дублювання обов'язків
• Інструкції дозволяють роботодавцю довести в суді, що дисциплінарне стягнення за невиконання обов'язків було накладено правомірно