Налаштування захисту в excel помітити документ як остаточний, шифрування паролем, захист структури
Застосовувати і управляти інструментами захисту в Microsoft Excel стало помітно простіше з появою Стрічки меню!
По-перше, більшість параметрів захисту тепер доступно в одному місці, на вкладці File (Файл)> Info (Відомості)> Permissions (Захист книги), як видно на малюнку нижче:
По-друге, це меню являє собою зручний центр управління захистом, де дуже доступно перераховані всі активовані елементи захисту.
На жаль, існує один серйозний недолік, з яким я встиг зіткнутися: тепер ми не можемо призначити окремі паролі для відкриття та для редагування файлу (я часто користуюся такою можливістю в повсякденній роботі з Excel). Звичайно ж, така можливість існує, і вона доступна на вкладці Review (рецензування). У деяких випадках я закриваю доступ до редагування файлу паролем, але знімаю захист з його відкриття, тим самим полегшую життя людям, з якими ділюся своїми таблицями!
Що ж являють собою інструменти захисту в Microsoft Excel?
Інструменти захисту Microsoft Excel роблять в точності те, про що говорить їх назва: вони захищають Ваші дані. Доступний весь спектр можливостей: захист осередків і приховування формул, шифрування листа і цілої книги. Ви можете комбінувати будь-які інструменти в своє задоволення!
Говорячи начистоту, всі інструменти захисту в MS Excel цілком примітивні, вони мають досить багато дірок і легко піддаються злому! Тому, якщо інформація вимагає 100% гарантію захисту, то я раджу не покладатися повністю на Excel і пошукати альтернативні інструменти для захисту даних.
Якщо ж Ви просто хочете вберегти свою роботу від випадкових змін, підтвердити справжність книг, якими діліться, або захиститися від цікавих очей, тоді інструментів захисту Microsoft Excel буде більш ніж достатньо.
Які способи захисту доступні?
В Excel існує п'ять технік захисту, отримати доступ до яких можна, натиснувши File (Файл)> Info (Відомості)> Permissions (Захист книги). Після того, як Ви зробите це, відкриється діалогове вікно, показане на малюнку нижче.
У наступних частинах статті я дам пояснення, інструкції, поєднання клавіш і приклади для кожної техніки.
Помічаємо документ Excel як остаточний
Першим механізмом захисту Ви оголошуєте файл "завершеним" і відключаєте всі права редагування. Він корисний для захисту книги від випадкової зміни користувачами, в тому числі і Вами!
Щоб використовувати цей інструмент, виберіть пункт Mark as Final (Позначити як остаточний) і підтвердіть своє рішення у вікні з попередженням, як показано на малюнку нижче.
Натисніть ОК. Якщо Ви вперше використовуєте цей інструмент, то, можливо, побачите ось таке інформаційне вікно:
Знову натисніть ОК і зверніть увагу, що цей режим захисту тепер відображається в розділі Info (Відомості) на вкладці File (Файл) у Вашій книзі.
Якщо після позначки файлу як остаточного Ви хочете внести в нього якісь зміни, просто натисніть кнопку Edit Anyway (Все одно редагувати) в інформаційній панелі, яка з'являється уздовж верхнього краю робочої області при відкритті книги.
Захист файлів Excel паролем
Напевно, самий популярний інструмент захисту файлів Excel - це шифрування з використанням пароля. Даний інструмент особливо корисний для захисту від сторонніх поглядів або при передачі конфіденційної інформації через електронну пошту. У цьому режимі користувач повинен ввести пароль, щоб відкрити файл.
Щоб використовувати цей механізм, виберіть пункт Encrypt with Password (Зашифрувати за допомогою пароля) у вікні File (Файл)> Info (Відомості)> Permissions (Захист книги), і у Вас відкриється ось таке вікно із запитом пароля:
Ви повинні серйозно поставитися до попередження про необхідність надійно зберігати свої паролі, оскільки в Excel абсолютно неможливо відновити забутий пароль!
Натисніть ОК. щоб підтвердити пароль. Зверніть увагу, інформація, що режим захисту паролем в даний момент активний, тепер відображається в розділі Info (Відомості) на вкладці File (Файл):
Ви як і раніше можете активувати захист паролем при збереженні файлу, і, можливо, ви будете діяти по-старому, якщо так само, як і я, любите захищати свої файли паролями від змін.
Щоб використовувати стару добру техніку захисту паролем, натисніть File (Файл)> Save As (Зберегти як), а потім клацніть General Options (Загальні параметри) поряд з кнопкою Save (Зберегти), щоб відкрити діалогове вікно General Options (Загальні параметри).
Перший параметр в цьому вікні дозволяє створювати резервну копію файлу при кожному його відкритті в майбутньому. Далі Ви можете ввести паролі для відкриття та / або зміни файлу, і як вже було згадано, вони не зобов'язане повинні бути однаковими!
І в кінці Ви можете рекомендувати відкриття цього файлу в режимі тільки для читання, але будьте уважні - це тільки рекомендація для кінцевого користувача, який може проігнорувати її, якщо захоче!
Захист листа Excel
Цей інструмент захищає все осередки на обраному листі і зберігає їх в тому вигляді, в якому вони були на момент включення захисту.
За замовчуванням всі осередки заблоковані, але, якщо буде потрібно, Ви можете задати потрібний набір доступних інструментів форматування. Цей інструмент особливо корисний для створення в Excel форм введення даних, коли необхідно, щоб інформацію можна було вводити тільки в певні осередки.
Щоб змінити захист осередки:
- Виділіть комірки, в яких необхідно змінити захист.
- Натисніть Home (Головна)> Format (Формат)> Format Cells (Формат ячеек), щоб відкрити діалогове вікно, як на малюнку нижче.
- Перейдіть на вкладку Protection (Захист) і встановіть / зніміть прапорці з опцій Hidden (Приховати формули) і Locked (Захищається ланка).
За замовчуванням блокуються всі осередки. Це означає, що, якщо лист захищений, то нічого не можна змінити. Якщо поставити галочку навпроти опції Hidden (Приховати формули), то будуть приховані формули, що знаходяться в осередках.
Якщо Ви хочете зберегти можливість редагування осередків після того, як для листа буде встановлений захист, то приберіть галочки для обох параметрів!
Доступ до даного інструменту можна отримати також на вкладці Review (рецензування)> Changes (Зміни)> Protect Worksheet (Захистити лист).
Крім цього для установки і зняття захисту з аркуша Excel існує швидка комбінація клавіш - Alt + TPP (Alt + РЗТ).
Захист всієї робочої книги
Цей інструмент служить для захисту налаштувань книги, тобто близько листів, можливості управління прихованими листами і можливості видаляти або додавати нові листи.
Щоб активувати захист робочої книги, натисніть File (Файл)> Info (Відомості)> Protect Workbook Structure (Захистити структуру книги). Відкриється діалогове вікно Protect Structure and Windows (Захист структури і вікон):
Примітка: Ви можете включити захист структури і / або вікон, вони не виключають один одного.
- Захист структури - це захист послідовності листів, захист від приховування та показу прихованих аркушів, видалення і додавання нових листів.
- Захист вікон - це захист від зміни розмірів і положення вікон. Наприклад, захист від переміщення, зміни розмірів і закриття вікон.
Як і в попередньому випадку, при бажанні Ви можете встановити пароль.
Доступ до цих налаштувань можна отримати старим способом: Review (рецензування)> Changes (Зміни)> Protect Workbook (Захистити книгу).
Також, щоб заблокувати книги в Excel існує швидка комбінація клавіш Alt + TPW (Alt + РЗЬ).
Додавання цифрового підпису до файлу Excel
Одна з нових опцій, доданих до асортименту захисту, це додавання до Вашого файлу цифрового підпису (відомої також як Digital ID).
Щоб повноцінно використовувати цей інструмент, Вам знадобиться цифрове посвідчення, яке випускається органом по електронній сертифікації. Для більш докладної інформації про органи по електронній сертифікації, зверніться за консультацією на сайт Microsoft Office.
Цей інструмент гарантує справжність, цілісність, безвідмовність і нотаріально посвідчується Ваш файл, додаючи до нього цифровий підпис.
Щоб скористатися цією можливістю, натисніть Add a Digital Signature (Додати цифровий підпис) на вкладці File (Файл) в розділі Info (Відомості). Відкриється діалогове вікно для роботи з цифровим підписом, як показано нижче.
- Ви можете вказати мету прикріплення цифрового підпису до документа (за бажанням).
- Можете змінити цифровий підпис, запропоновану користувачеві за замовчуванням.
- Коли Ви будете задоволені зробленими налаштуваннями, натисніть Sign (Підписати), щоб отримати ось таке нагадування:
Крім того, зауважте, що файл був також відзначений як остаточний, оскільки само собою зрозуміло, цифровий підпис вказує, що з моменту її додавання нічого змінено не було.
Якщо файл з цифровим підписом буде змінений будь-яким способом, цифровий підпис буде видалена і може з'явитися ось таке попередження:
Як зняти захист
У наступному прикладі показано, як зняти захист шифруванням з файлу Excel. Щоб зняти будь-яку з опцій захисту в Microsoft Excel, виконайте перелічені в наступному прикладі кроки, тільки стосовно до потрібного вам параметру захисту.
Приклад: Видаляємо пароль шифрування з файлу Excel
- Натисніть File (Файл)> Info (Відомості)> Permissions (Захист книги)> Encrypt with Password (Зашифрувати за допомогою пароля), з'явиться діалогове вікно Encrypt Document (Шифрування документа).
Мені здається дуже зручним розміщення всіх інструментів захисту в одному місці, крім моменту, що тут немає захисту паролем від внесення змін. Звичайно ж тепер я переглядаю своє ставлення до роботи з інструментами захисту в Excel, і в процесі написання цієї статті мене відвідала думка: чи не занадто ревно я ставлюся до своїх файлів ?!