Наказ про закріплення транспортного засобу за водієм

Наказ про закріплення транспортного засобу за водієм формується зазвичай на підприємствах, які мають на своєму балансі кілька автомобілів - в великих компаніях з безліччю структурних підрозділів або спеціалізованих організаціях-перевізників. Наказ відноситься до розпорядчої документації підприємства і складається в певному порядку.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк наказу про закріплення транспортного засобу за водієм .doc Завантажити зразок наказу про закріплення транспортного засобу за водієм .doc

Для чого потрібен документ

Як відомо, автомобіль належить до засобів підвищеної небезпеки, тому при його експлуатації і обслуговуванні слід дотримуватися певних норм.

В організаціях, де великий автопарк, виконати це завдання можна тільки одним способом: за допомогою закріплення машини за якимось одним співробітником (або в деяких випадках - групою осіб, наприклад, водієм, техніком та інженером).

При цьому важливо не забувати про те, що якщо до одного автомобілю не може бути прикріплено більш чотирьох співробітників (водіїв), то і один водій не може нести відповідальність більш ніж за три автомобіля.

Закріплення відбувається за допомогою наказу, який може складатися як щодо легкового автотранспорту, так і вантажних машин і спецтехніки.

Якщо в процесі експлуатації автомобіль отримає якісь пошкодження або виявиться несправним, матеріальні збитки може бути стягнуто з відповідального співробітника, за яким він закріплений.

На кого покласти обов'язок щодо складання наказу

Формування наказу можна доручити будь-якому працівнику підприємства, що знає правила створення розпорядчою документів, а також знайомому з законодавством України (цивільним і трудовим). Найчастіше цю функцію виконує начальник структурного підрозділу, юрисконсульт, секретар або фахівець кадрового відділу.

Незалежно від того, хто виконає цей обов'язок, після остаточного складання наказу, його необхідно передати для посвідчення директору - без його автографа документ не стане дійсним.

Як пояснити створення документа

Наказ завжди тримається на двох китах - обгрунтуванні і підставі. Вони повинні бути прописані в кожному подібному розпорядженні.

Особливості оформлення бланка

Для початку - загальна інформація, яка стосується всіх наказів. На сьогоднішній день накази не мають єдиного стандарту оформлення, так що робити їх можна в довільному вигляді або, якщо в організації є розроблений шаблон документа - по його типу. Для наказів підійдуть як звичайні листи будь-якого зручного формату (але загальноприйнятий А4), так і фірмові бланки компанії.

Писати текст документа можна від руки або набирати на комп'ютері (в першому випадку слід звертати увагу на те, щоб в бланку не було ніяких помилок і виправлень).

Складаючи наказ, незмінно потрібно врахувати тільки один важливий критерій - він повинен бути завірений оригінальним підписом директора підприємства (пов'язано це з тим, що всі накази завжди пишуться від його імені) або працівника, якому дозволено в установленому порядку діяти від імені керівника, а також усіма співробітниками, які в ньому вказані.

Засвідчувати бланк наказу печаткою не обов'язково, тому що необхідність в цьому є тільки в тому випадку, якщо норма по штампуванню локальних паперів організації за допомогою різного роду кліше закріплена в її облікову політику.

Наказ формується завжди в одному примірнику. а якщо його треба розмножити, робляться завірені відповідальним співробітником копії. Відомості про документ заносяться в журнал обліку розпорядчих документів фірми.

зразок документа

У «шапці» документа треба вказати:

• Назва підприємства;
• назва та номер документа - з коротким позначенням суті;
• місце (населений пункт) і дату його складання;
• обгрунтування для створення розпорядження (тут можна послатися на необхідність забезпечення належної експлуатації автомобіля);

Далі пишеться основна частина, в якій вказується:

• марка (модель) і державний номер транспортного засобу;
• посада та ПІБ співробітника, за яким воно закріплюється;
• людина, на якого в разі відсутності на робочому місці колеги, відповідального за автомобіль, перейде ця функція;
• особа, яка відповідає за виконання наказу;
• всі додатки до документа (серед них обов'язково повинен бути акт огляду технічного стану автомобіля).

При необхідності текст можна доповнити та іншою інформацією - виходячи з обставин.

Скільки часу і як зберігати наказ

Після остаточного формування наказу та ознайомлення з ним усіх згаданих в ньому працівників підприємства, а також тих, кого він стосується безпосередньо, бланк слід вкласти в окрему папку, де лежать інші розпорядчі акти фірми. Тут він повинен знаходиться весь період дії, який може бути позначений в самому документі або ж автоматично прирівняний до одного року.

Потім дане розпорядження можна відправити в архів організації і по закінчення терміну зберігання утилізувати з дотриманням процедури, встановленої в законодавстві.