Коли можна утримати зайво виплачену зарплату

Збірки з журналів бухгалтеру

Ось коли можна утримати зайво виплачену зарплату, якщо:

допущена рахункова помилка;
доведена вина працівника у невиконанні норм праці або в просте (ці обставини повинні бути встановлені комісією по трудових спорах або судом);
помилка була викликана неправомірними діями самого співробітника. Наприклад, якщо він подав в бухгалтерію неправильні документи на стандартні податкові відрахування (ця обставина має бути підтверджено судом).

Такі правила встановлені статтею 137 Трудового кодексу РФ.

В інших випадках помилково видану зарплату співробітник може відшкодувати тільки за власним бажанням (п. 3 ст. 1109 ЦК РФ). Такий же порядок діє і відносно відпускних.

Як оформити стягнення

Припустимо, бухгалтерія припустилася помилки на користь працівника. Виявивши помилку, складіть бухгалтерську довідку з розрахунком суми переплати. Нагадаємо: відразу ж утримати із зарплати працівника зайво виплачену йому суму можна. Про прорахунку доведеться повідомити керівника

Далі запропонуйте працівнику добровільно внести гроші в касу. Наприклад, повідомивши його.

Якщо працівник не погодиться вносити готівку, але не заперечує, щоб переплату відняли з зарплати, керівник видає наказ про утримання переплати (див. Зразок нижче). Пам'ятайте, що більше 20 відсотків щомісячної зарплати працівника компанія утримати не має права (ст. 138 ТК РФ).

Складніше йде справа, якщо працівник уже звільнився з компанії. Адже роботодавець має право утримувати кошти тільки із заробітної плати співробітників (ст. 137 ТК РФ). Тут же виходить, що утримувати вже нема з чого. Працівник звільнився з компанії, а значить, зарплату в організації отримувати вже не буде.

В такому випадку в роботодавця залишається один шлях для стягнення зайвих грошей - звернення до суду. Зрозуміло, якщо працівник не згоден повернути переплату добровільно, а організація має право, згідно з трудовим законодавством, вимагати повернення грошей. Тобто коли помилка носить рахунковий характер.

Правила бухобліку та розрахунку податків

Коригування зайво нарахованих працівникові сум відобразіть в обліку проводкою:

ДЕБЕТ 20 (23, 26, 29 ...) КРЕДИТ 70

- сторнирована зайво нарахована зарплата.

Ситуація: чи потрібно перерахувати податки при утриманні з працівника зайво виплаченої зарплати. Зайва виплата зарплати сталася в минулих звітних (податкових) періодах і була виявлена після здачі звітності по податках

Відповідь на це питання залежить від того, з якої причини сталася зайва виплата.

Якщо зайва виплата зарплати не пов'язана зі лічильної помилкою, то податки не перераховуйте і уточнені декларації не уявляйте. І це тому, якщо:

працівник не виконував норми праці або знаходився в просте (ці обставини повинні бути встановлені комісією по трудових спорах або судом);
помилка була викликана неправомірними діями самого співробітника. Наприклад, якщо він подав в бухгалтерію неправильні документи на стандартні податкові відрахування (ця обставина має бути підтверджено судом).

Суму виплат співробітникові організації в місяці коригування включите в розрахунок зарплатних податків і внесків з урахуванням утримань.

Якщо зайва виплата зарплати пов'язана зі лічильної помилкою в минулих звітних (податкових) періодах, податкову базу за минулі періоди потрібно скорегувати (ст. 54 НК РФ). Також поступайте, якщо співробітник за власним бажанням відшкодував організації зайво виплачену зарплату.

Так як в даному випадку до моменту виявлення помилки звітність з податку на прибуток вже здана, в інспекцію подайте уточнені декларації, оскільки в зв'язку з надмірною виплатою зарплати з цього податку утворюється недоїмка (п. 1 ст. 81 НК РФ).

За ПДФО в результаті виправлення помилки виникне переплата. Якщо провадиться перерахунок за минулі податкові періоди, коли форма 2-ПДФО вже здана, необхідно ще раз подати її до інспекції. Уточнену форму необхідно представити за тим же номером, що і вихідну, але з новою датою.

Тому підстав для коригування бази за той звітний період, в якому зарплата була надміру нараховано, немає. Отже, представляти уточнений розрахунок за нарахованими і сплаченими страховими внесками за минулі періоди не потрібно.