Які документи потрібно видати працівникові, який оформляє пенсію і як їх оформити

Працівник фірми звернувся з проханням видати йому документи для оформлення пенсії. Які документи слід йому видати і як їх правильно оформити?

Трудова книжка

Нерідко трудову пенсію (перш за все по старості) оформляють ті, хто ще працює. І вони просять видати їм трудову книжку. У такій ситуації бухгалтери, провідні кадровий облік, сумніваються, чи справді для оформлення пенсії потрібна трудова книжка.

Як відомо, для оформлення пенсії працівнику потрібно подати до органу ПФР документи про страховий стаж. Роботу за трудовим договором до видачі страхового свідоцтва (а пенсію в даний час оформляють ті, хто більшу частину стажу заробив до цього моменту) працівникові потрібно підтверджувати трудовою книжкою (Пункт 6 Правил підрахунку і підтвердження страхового стажу для встановлення трудових пенсій).

Однак на місцях фахівці ПФР вимагають у майбутніх пенсіонерів саме оригінал трудової книжки або її нотаріально завірену копію. За роз'ясненнями про те, на чому заснована така практика, ми звернулися до відділення ПФР по м Москві і Московській області.

Боєва Ірина Анатоліївна, заступник керуючого відділенням Пенсійного фонду України по м Москві і Московській області

"Для органів ПФР копії трудових книжок, завірені організацією, в якій працює громадянин, не мають юридичну силу.

Вірність копій документів свідчать нотаріуси (Статті 1, 35 - 38 Основ законодавства Укаїни про нотаріат). Тому уявити в ПФР можна лише оригінал трудової книжки або її копію, завірену нотаріально або органами ПФР.

У разі якщо на дату звернення за призначенням пенсії громадянин продовжує працювати, то він представляє оригінал трудової книжки та її копію. У копії трудової книжки керівником або фахівцем кадрової служби організації вноситься запис "працює по теперішній час", яку потрібно завірити печаткою організації ".

У такій ситуації у бухгалтерів виникає питання: чи можна віддати працівникові саме оригінал трудової книжки?

Якщо працівник взяв трудову книжку і втратив її, збирати довідки з попередніх місць роботи для відновлення даних про трудовий стаж йому доведеться самому.

За роз'ясненнями про те, чи можна притягнути до відповідальності роботодавця і особа, відповідальна за ведення і зберігання трудових книжок, в разі втрати працівником оригіналу трудової книжки, виданої йому для оформлення пенсії, ми звернулися в Роструд.

Жігастова Тетяна Михайлівна, заступник начальника Управління нагляду і контролю за дотриманням законодавства про працю Роструда

"У трудовому законодавстві не прописано, чи має право роботодавець видати на руки працівникові трудову книжку в будь-яких випадках, крім його звільнення. Тому видачу працівникові, який оформляє пенсію, першотвору трудової книжки під розписку не можна розглядати як порушення трудового законодавства в сенсі ст. 5.27 КоАП.

Оскільки органи ПФР все-таки вимагають для оформлення пенсії оригінал трудової книжки, я порадила б передбачити подібну ситуацію в локальному нормативному акті організації. Наприклад, можна прописати, що трудова книжка видається працівникові на руки тільки для оформлення пенсії за його заявою і під розписку. Працівник, який взяв книжку, зобов'язується її повернути. У разі якщо він її не поверне, на нього накладається дисциплінарне стягнення ".

І ще: якщо працівник, який взяв оригінал трудової книжки, не поверне його, то вам доведеться оформити за його заявою дублікат трудової книжки. Вартість бланка трудової книжки повинен оплатити працівник (Пункт 47 Правил).

Довідка про зарплату

Про те, що це за довідка, нам розповіли у відділенні ПФР по м Москві і Московській області.

Боєва І.А. відділення ПФР по м Москві і Московській області

Про те, які виплати потрібно обов'язково відобразити в довідці, нам розповіли у відділенні ПФР по м Москві і Московській області.

Боєва І.А. відділення ПФР по м Москві і Московській області

"У заробіток для обчислення пенсії включаються всі види виплат (доходу), отриманих у зв'язку з виконанням роботи (службових обов'язків), на які нараховуються страхові внески до Пенсійного фонду РФ. Крім цього, в заробіток також включаються: допомога по тимчасовій непрацездатності, стипендія, виплачується за період навчання.

Всі види виплат, що враховуються для обчислення пенсії, вказуються в місяці їх отримання, тобто в тому місяці, на який вони припадають згідно з особовим рахунком, платіжної відомості. Не включаються в заробіток всякого роду виплати одноразового характеру, до числа яких, зокрема, належать вихідна допомога, компенсація за невикористану відпустку та інші компенсаційні виплати ".

Таким чином, в заробіток вам потрібно включити всі види виплат (доходу), отриманих у зв'язку з виконанням роботи. на які:

Дані про зарплату вам потрібно вказати в довідці помісячно на підставі справжніх первинних документів (наприклад, особових рахунків, платіжних відомостей).

Якщо співробітник звернувся до вас за довідкою про зарплату, але первинні документи про виплати йому втрачені, то він може подати до ПФР документи, що побічно підтверджують його зарплату (партквиток, профспілковий квиток і т.п. в яких міститься інформація про сплачені з зарплати внески) (Лист МінтрудаУкаіни N 8389-ЮЛ).

За якою формою потрібно скласти довідку, нам роз'яснили в відділенні ПФР по м Москві і Московській області.

Боєва І.А. відділення ПФР по м Москві і Московській області

Можна також скласти довідку і в довільній формі. Тоді вона повинна містити необхідні реквізити:

- дату формування довідки;

- найменування організації, що видала довідку;

- П.І.Б. особи, якій видана довідка;

- суми заробітної плати помісячно, підсумкові суми заробітку за роками;

- в разі заміни місяців - причину їх заміни;

- підписи керівника організації та головного бухгалтера, завірені печаткою організації;

- підставу видачі. Потрібно вказати документи, на підставі яких складається довідка (особові рахунки, платіжні відомості). Самі документи до територіального органу ПФР представляти не потрібно ".

З питанням про те, чи проводять органи ПФР перевірку достовірності інформації, зазначеної в довідці про зарплату працівника, ми звернулися до відділення ПФР по м Москві і Московській області.

Боєва І.А. відділення ПФР по м Москві і Московській області

"У разі виникнення сумнівів у достовірності інформації, що міститься в довідці про заробіток, територіальний орган ПФР вправі перевірити обґрунтованість її видачі шляхом проведення виїзної документальної перевірки. В ході перевірки виявляється відповідність інформації в довідці відомостями в первинних документах організації (Пункт 3 ст. 18 Закону N 173-ФЗ).

Якщо довідка містить недостовірні відомості, на підставі яких пенсіонеру були надмірно виплачені суми трудової пенсії, роботодавець і пенсіонер повинні відшкодувати ПФР завдані збитки (Пункти 1, 3 ст. 25 Закону N 173-ФЗ) ".

Довідка про "шкідливу" стажі

У таких випадках вам потрібно видати працівникові довідку, що підтверджує "шкідливий" характер роботи та її періоди в довільній формі, яка містить інформацію:

- про характер і особливих умовах праці (якщо ці відомості не містяться в трудовій книжці).

(Або) він в цей час взагалі не працював;

(Або) працював менше 24 місяців;

(Або) в ПФР відсутня інформація про зарплату за цей період, -

Без такої довідки орган ПФР просто відмовить у призначенні дострокової трудової пенсії по старості.

Це нам підтвердили в відділенні ПФР по м Москві і Московській області.

Боєва І.А. відділення ПФР по м Москві і Московській області.

"Підтвердження характеру роботи застрахованої особи потрібно в тих випадках, коли Списками NN 1 і 2 передбачені додаткові умови праці (фактори), якими обумовлено право застрахованого на дострокове пенсійне забезпечення. Наприклад, зайнятість на гарячих ділянках робіт, зайнятість на роботах з радіоактивними речовинами з певною ступенем їх активності на робочому місці, зайнятість на підземних роботах, зайнятість в певному структурному підрозділі і т.д.

За усталеною практикою в якості підтвердження характеру роботи застрахованої особи організаціями представляються уточнюючі довідки. Оскільки форма такої довідки не затверджена, вона складається в довільній формі на підставі документів, що містять відомості про характер роботи ".

Довідку ви складаєте на підставі наявних документів (наприклад, наказів про прийом на роботу і про звільнення, штатного розкладу, табеля обліку робочого часу, журналів видачі спецодягу, молока або лікувально-профілактичного харчування, відомостей про додаткові відпустки в особовій картці працівника (форма N Т -2), опису технологічного процесу, технологічних карт, нарядів, операційних карт, гігієнічних сертифікатів, посадових інструкцій і інструкцій на робочі місця, інструкцій з техніки безпеки, карт атестації рабоч їх місць за умовами праці, журналів-завдань, нарядів на виконання робіт).

Приклад. Оформлення довідки, що підтверджує характер і періоди роботи з шкідливими і важкими умовами праці

Довідку можна оформити так.

Товариство з обмеженою відповідальністю "Холодокомбінат N 1"

Реєстраційний номер страхувальника: 083-111-1323 43

що підтверджує характер і періоди роботи

з шкідливими і важкими умовами праці

Фактично відпрацьований час складає: 4 роки 2 місяці 11 днів.

У період роботи у Зайцева А.И. не було відпусток без збереження заробітної плати, навчальних відпусток, відпустки по догляду за дитиною, простою, періодів роботи на умовах неповного робочого часу.

Генеральний директор ----- Зімін М.М.

Довідка про заробітну плату для підприємця

Боєва І.А. відділення ПФР по м Москві і Московській області.

Вимога про зберігання організацією таких кадрових документів, як особові рахунки, накази, розпорядження по особовому складу, індивідуальні (персональні) посадові інструкції, списки працюючих на виробництві зі шкідливими умовами праці, особисті картки працівників, протягом 75 років (Статті 19, 413, 613 , 658 Переліку типових управлінських архівних документів), крім іншого, пов'язане з тим, що вони можуть знадобитися для підтвердження пенсійних прав працівників.

Не варто нехтувати ним, оскільки це ускладнить процес оформлення пенсії працівникам.

Консультації по темі:

Втрата пенсійного страхового свідоцтва

Здаємо звітність в ПФР: роз'яснення щодо пенсійних внесків і звітності

Хто і в якому порядку може отримати накопичувальну частину пенсії

Персоніфікована звітність: контроль рядків "Сплачено" в формах СЗВ-6-1 (СЗВ-6-2), АДВ-6-2 і РСВ-1 ПФР