Яка система управління завданнями краще
Для свого міні-дослідження ЦП вибрав найдешевші поширені систем управління завданнями - Asana, Basecamp, JIRA, Redmine, «Бітрікс24», Trello і «Мегаплан». Запрошені до обговорення експерти могли внести і свої варіанти.
Коротка довідка
«Бітрікс24»
«Мегаплан»
«Мегаплан» - хмарна система управління бізнесом, включає в себе CRM, ERP і інструменти для постановки і делегування завдань. Пропонує кілька масштабованих тарифних пакетів, працює як SaaS. Особливість платформи - наявність тарифного конструктора: чітких тарифів тут немає, а підсумкова ціна залежить від числа співробітників, підключення інструментів фінансового обліку та документообігу та бажаної знижки при оплаті на рік вперед.
Порівняння параметрів і цін
Щоб скласти повну картину ключових параметрів всіх перерахованих вище систем, ми звели дані про ціни, можливості та умови надання послуг в єдину таблицю.
Найдешевші дешеві рішення з усіх перерахованих - це Redmine, JIRA і Basecamp, а найдорожчі (виходячи з мінімальної вартості платного пакету послуг) - «Мегаплан» і «Бітрікс24».
думки практиків
У своїй роботі видавничий дім «Комітет» використовує платформу Asana. У ній відбувається постановка завдань для двох редакцій (ЦП і TJournal), а також брейнштормінг нових тем, фіксування всіх багів по роботі движка сайтів і опрацювання поточних матеріалів.
Ми поцікавилися, які системи таск-менеджменту в ходу у стартапів і великих ІТ-компаній.
Для роботи з завданнями команди розробки «Яндекса» останні вісім років використовували Atlassian JIRA - це платна система з вихідним кодом, відкритим для комерційних користувачів. За цей час в Джире накопичилося три мільйони завдань. Щоб все це вмістити, ми в якийсь момент кластерізованний Джиро. Але потім і цього перестало вистачати. Тому ми розробляємо свою систему для роботи з завданнями, на яку перейшла вже велика частина співробітників «Яндекса». Систему спроектували так, щоб вона змогла працювати з десятками мільйонів завдань, навіть коли кількість співробітників в компанії виросте в кілька разів.
Наша техпідтримка використовує окрему систему, орієнтовану на роботу з поштою. Це теж наша розробка, яка прийшла на зміну OTRS (безкоштовна система з відкритим вихідним кодом), яка перестала справлятися з обсягами користувальницької листування.
Якщо коротко, то на рівні всієї компанії використовуються Jira та TeamFoundationServer. У різних відділів різні потреби, тому ще використовуються і інші програмні продукти для планування і постановки завдань. В даний час частина відділів планує мігрувати з TFS на Wrike.
У «Острівці» ми як системи управління завданнями використовуємо веб-додаток Redmine з рядом встановлених поверх плагінів, в тому числі - написаних нами. Його основними перевагами є інтуїтивно зрозумілий інтерфейс (навіть в базовій версії), повна безкоштовність використання, а також весь набір необхідних функцій для ведення та контролю за проектами. «Мінусами», мабуть, можна назвати не завжди тривіальне розгортання і відсутність повноцінної підтримки.
Чималу роль в документуванні процесів займають корпоративний Google Drive, де створюються інструкції, плани, зберігаються базові документи.
Причини вибору саме цих систем - простота, наочність і компактність рішень. Інструмент повинен полегшувати контрольованість і зручність супроводу робочих процесів. Зараз багато систем управління проектами перетворюються або прагнуть перетворитися в багатофункціональні комбайни. Це, з одного боку, робить їх застосування більш різнобічним, з іншого - втрачається гнучкість, сповільнюється швидкість роботи.
Раніше для управління завданнями ми використовували Basecamp, а для роботи з клієнтами - amoCRM. З недавніх пір перейшли на «Бітрікс24», який поєднує в собі всі ці можливості. На Basecamp ми були пару років, але стали від нього втомлюватися, тому що банально не відчували від нього користі, він скоріше був звичкою. У ньому мінімум можливостей, що іноді добре, але немає деяких зовсім базових. Наприклад, можливості налаштувати повторювані завдання. Найдивовижніше, що раніше вона була, а потім її вбили розробники.
AmoCRM - відмінний, зрозумілий і дуже зручний продукт. Я перепробував десятки систем управління проектами та CRM, і цей - точно один з кращих. Пішли лише тому, що управління проектами перенесли в «Бітрікс», а CRM там теж є.
Для програмістів юзаем YouTrack - $ 20 / міс. за 15 осіб. Перевага в тому, що є можливість погодинно оцінювати роботи і робити планування. Також можна розбивати все по пріоритетам для різних команд. У нас сім програмістів, які розділені на три команди - «бек-офіс», iOS, Android. Відповідно, звичайними інструментами тут не обійтися.
Для адміністративної команди використовуємо Basecamp за $ 20 / міс. Саме тут збираємо основні завдання, обговорюємо дизайн і нові фічі. Звідси СТО бере завдання для програмістів і перетягує на Youtrack, про який розповів вище. Для команди продажників і саппорта користуємося Freshoffice - хлопці нічим не поступаються Salesforce. Нам цей сервіс дали безкоштовно завдяки загальному інвестору. Дуже рекомендую: у нас п'ять продажників і два саппорта, VP Sales відстежує там воронку продажів і стежить за успіхами.
Для швидкого спілкування всередині використовуємо Viber і Slack. Обидва безкоштовні.
Ми користуємося Gmail і Google Calendar. Evernote використовуємо на персональному рівні. Ще прикрутили пару плагінів - «відповідальність співробітників», «щотижневі статуси». Програмісти використовують JIRA, для клієнт-сервісу експериментуємо з ZenDesk.
За останні п'ять років я пробував більше десятка систем - жодна з них не покривала витрати часу на внесення інформації, а від пошти все одно нікуди не втечеш. У різних організаціях все дуже по-різному, так що не можу сказати, що раджу робити так, як ми.
Ми використовуємо в роботі Redmine просто тому, що він простий, зручний і до нього є купа плагінів. В якості плагіна ми користуємося Скрам-щось-там, не пам'ятаю точну назву.
Ми користуємося open-source системою постановки завдань Redmine, як найбільш компромісним рішенням між громіздкістю і складністю подібних enterprise-систем з одного боку і функціональними якостями, необхідними під наші потреби, - з іншого. З актуальних для нас функцій системи, можна виділити зручне поділ декількох проектів, пріоритезацію завдань, рольове поділ прав користувачів, гнучкі і багатофункціональні зберігаються фільтри по задачам. А ще - окремі форуми, wiki і файлові сховища під кожен проект, оповіщення про зміну статусів завдань і, звичайно, зручний і зрозумілий інтерфейс.
Найбільш значимий плюс - це продуктивність. Після переїзду з JIRA нас покинуло почуття повільного інтернету. Друге - це простота. Перехід між станами завдання - це drag-and-drop картки між колонок. Усередині карток можна створювати списки, в які ми вносимо всі: від приймального тесту до етапів інтеграції. Зручно.
З «мінусів», напевно, варто вказати відсутність обмежень, правил, лімітів, прав. Думаю, багатьом цього буде не вистачати.
Відмінними бонусами Trello є його асинхронність (всі зміни учасники отримують із затримкою близько секунди), інтеграція з Slack і мобільні додатки під iOS і Android. На мою думку, це найкомфортніше рішення для невеликих команд, де розробка тісно пов'язана з бізнесом, і бюрократія ще не вимагає обмежень.
Ми перепробували багато різних «тудушніков», трекерів, включаючи всі перераховані в огляді. Скрізь нам або чогось не вистачало, або функцій було занадто багато. Доводилося експериментувати, писати завдання для розробки в одному сервісі, для маркетингу - в іншому.
У JIRA можна ефективно управляти розробкою нового продукту і, наприклад, замовити печеньки в офіс. Confluence зручний для складання внутрішньої бази знань, опису регламентів. Крім GMail, активно використовуємо спільне редагування документів в Google Docs, і, звичайно, планування в календарі.
У підсумку ми маємо всього три сутності і працюємо через браузер, нікого не прив'язуючи до конкретного ПО під конкретну ОС.