Як захистити окремі частини документів від редагування # електронний документ # СЕД #ecmj
У пропонованій статті наведено огляд декількох способів захисту частини офісних документів від редагування.
Дана можливість є затребуваною у користувачів, про що говорить велика кількість відповідних питань. І це абсолютно справедливо, адже можливість захисту частини документа дозволяє спростити підготовку документів, знизити трудомісткість на стадії їх перевірки і мінімізувати ризик допущення помилок.
Насправді, рішення даного завдання знаходиться не на рівні системи документообігу (зазвичай СЕД даними функціоналом не мають), а на рівні самого документа, точніше його формату. Отже, розглянемо кілька способів.
Спосіб 1. Образотворчий
Просто вставляємо абзаци тексту, які повинні бути незмінними у вигляді зображення.
Мінуси такого способу:
# 9679; Відсутність реального захисту вмісту від навмисного редагування, так як малюнок можна досить легко підмінити.
# 9679; Трудомістке підтримка актуальності шаблонів документів.
# 9679; Збиток гнучкості форматування тексту.
Спосіб 2. Табличний
Даний спосіб передбачає створення шаблонів документів у форматі Excel, який, як відомо, дозволяє захистити лист від змін з можливістю редагування окремих осередків.
Перевагою цього способу є реальний захист від зміни захищених осередків. При цьому існує можливість більш-менш гнучко розмежовувати права на дії з діапазонами комірок для різних користувачів і груп.
Мінусами цього способу є незвичність роботи з великими текстовими документами в форматі Excel і відсутність функціоналу MS Word для редагування і рецензування тексту.
Таким чином, цей спосіб зручно використовувати для підготовки шаблонів структурованих документів, що являють собою таблиці або списки.
Спосіб 3. Практичний
Включенням захисту документа можна:
- Обмежити форматування документа тільки списком дозволених стилів.
- Обмежити редагування документа тільки:
# 9679; Внесенням виправлень. При цьому всі зміни, що вносяться до документ, будуть відображатися як виправлення без можливості прийняти їх.
# 9679; Внесенням приміток. Сам текст при цьому змінити не можна.
# 9679; Введенням даних в поля форм. Що передбачає додавання в шаблон документа відповідних форм.
# 9679; Тільки читанням. При цьому можна вказати винятки для окремих частин документа і користувачів.
Можливість включення \ відключення захисту документа можна обмежити за допомогою пароля.
Порядок настройки захисту документів трохи відрізняється в різних версіях MS Office, тому не буду розписувати його детально, а запропоную Вам, дорогі Новомосковсктелі, скористатися вбудованою довідкою.
Так само, буду вдячний, якщо ви поділитеся своїм досвідом в налаштуванні захисту частин документів.
Треба тільки розуміти для якої мети ми використовуємо захист. Якщо для того, щоб виключити випадкове редагування одним з користувачів, який взагалі-то має на це право, то це одне. Якщо нам потрібен захист від свідомої підміни - це зовсім інше.
Якщо говорити про перший варіант, то способи другий і третій цілком працездатні.
Якщо ж говорити, про захист від свідомої підміни, то, на жаль, ці способи не викликають поваги. Зокрема, зняти захист від редагування з документа (мається на увазі простий випадок захисту відразу всього документа) в форматі docx можна просто видаливши тег
Якщо все-таки говорити про необхідність захисту окремих частин документа, на сьогодні я бачу тільки 3 способу:
Перший спосіб досить трудомісткий, але найбільш загальний. У деяких випадках, якщо є можливість використання надійних засобів автоматичного порівняння вихідного і зміненого документа, завдання можна автоматизувати до рівня "перевірка незмінності частин документа в момент збереження в базі СЕД". У разі знаходження неприпустимих правок - не давати зберегти документ.
Другий спосіб можливий, якщо система підготовки текстів підтримує механізми складання кінцевого документа з декількох частин. Якщо говорити про документи Word, то у останнього є механізм складових документів. Правда, на жаль, він не дуже добре працює з нелокальними документами (навіть з докуменатамі доступними через WebDAV з вузла SharePoint).
Дивно, що про це не згадується в статті.
Або я сильно помиляюсь з приводу IRM?
Або я сильно помиляюсь з приводу IRM?
На додаток до статті Андрія підкинемо можу сказати (у нього це проскакує, але не явно). Технологія RMS, в тому вигляді як пропонує її Microsoft вирішує завдання захищеного зберігання документа поза основним сховища (тієї ж СЕД). Тобто за цією технологією документ залишає периметр системи тільки зашифрованим, а ключі для його розшифрування клієнт може отримати тільки централізовано - у сервера RMS.
Крім шифрування, служба RMS може також аутентифицировать користувача і (якщо нічого не плутаю) зберегти додаткові атрибути захисту (наприклад, заборона друку).
Але (!) Служба RMS нічого не знає про:
- структурі захищається документа
- клієнтському додатку, яке буде працювати з зашифрованим документом.
Звідси виходить, що:
- захист частин документа віддається на відкуп самим клієнтським застосуванням
- якщо користувач має права на редагування документа, то з точки зору RMS він має права на редагування всього документа.
Тобто як вірно сказав Андрій, написати клієнта, який для користувача з дозволеним редагуванням обійде весь захист - не складно.
Звичайно, згадати RMS коштувало хоча б тому, що її використання дозволяє позбавиться від парольного захисту (аутентифікацію бере на себе RMS) - що і простіше для користувача, і надійніше.
P.S. Все написане відноситься лише до рішень від Microsoft. Що крім перерахованого позволяеют робити RMI від Oracle, Documentum, OpenText і інших постачальників, я не знаю - не працював і не вивчав.