Як за допомогою excel створити організаційну діаграму проекту - трюки і прийоми в microsoft excel

Організаційна схема проекту досить типова: в самому верхньому прямокутнику вказується прізвище «найбільшого начальника» і далі вниз - до рівня відділів. У разі організаційної схеми проекту в цьому прямокутнику вказується прізвище опікуна проекту, далі йдуть керівник проекту, безпосередні виконавці проекту і т.д. Організаційна схема проекту для нас важлива тому, що вона дозволяє відобразити рівні владних повноважень осіб, що беруть участь в реалізації проекту, а також висхідні шляхи вирішення проблем, що виникають в ході його виконання.

Організаційна схема проекту буває особливо корисна при виконанні середніх і великих проектів, коли у керівника є кілька заступників, які відповідають за реалізацію підпроектів або окремих кінцевих результатів і підкоряються старшому керівнику проекту. На рис. 1 показаний приклад організаційної схеми проекту. Організаційні діаграми можна використовувати не тільки для визначення відповідальності в проекті, а й для графічного зображення ходу процесу, наприклад так можна скласти графік для працевлаштування та роботи в Австрії.

Мал. 1. Організаційна схема проекту

Організаційні схеми проектів зручно створювати в програмі Excel. На стрічці цієї програми активізуйте вкладку Insert (Вставка) і в розділі Illustrations (Ілюстрації) клацніть на кнопці Smart Art. На екрані з'явиться вікно Choose a Smart Art Graphic (Вибір малюнка SmartArt), показане на рис. 2.

Мал. 2. Діалогове вікно Choose a SmortArt Graphic

Зі списку в крайній зліва області у цьому діалоговому вікні виберіть елемент Hierarchy (Ієрархія), клацніть на значку Organizational Chart 1 (Організаційна діаграма), розташованому у верхньому лівому кутку центральній частині вікна, а потім на кнопці ОК. На екрані з'явиться незаповнена організаційна діаграма (рис. 3).

Панель Type text here (Введіть текст) (див. Рис. 3) призначена для заповнення текстовими фрагментами графічних елементів організаційної діаграми. Клацніть на певному елементі діаграми, а потім введіть текст, який повинен відображатися на цьому елементі. Натисніть Enter. щоб створити новий графічний елемент схеми (при цьому ви залишитеся на тому ж рівні організаційної схеми, на якому працювали до натискання клавіші Enter). Для створення нового графічного елементу організаційної схеми, розташованого на рівень нижче від виділеного в даний момент, натисніть клавішу Enter. а потім - Таb. (За допомогою кнопок Ctrl + Tab дозволяє повернутися на один рівень вгору.) Остаточний варіант організаційної схеми нашого проекту був показаний раніше (див. Рис. 1).

Мал. 3. Шаблон організаційної схеми проекту

Для того щоб змінити місце розташування будь-якого елементу, просто перетягніть його в іншу частину організаційної схеми. Програмний засіб SmartArt автоматично відстежує зв'язку між елементами організаційної схеми. Якщо вам знадобиться змінити розмір будь-якого графічного елементу, скористайтеся маркерами, які розташовані по його периметру. Над виділеним графічним елементом організаційної схеми розташований круглий маркер зеленого кольору. Клацніть на ньому, а потім можна шляхом перетягування, щоб повернути графічний елемент. Для виділення декількох графічних елементів організаційної схеми клацніть на них мишею, утримуючи клавішу Ctrl. Завершивши побудову організаційної схеми, сховайте її ліву панель Type text here (Введіть текст). Нарешті, зверніть увагу на мітки-маніпулятори, розташовані по периметру вікна самої організаційної схеми. Користуючись цими мітками-маніпуляторами, можна переміщати організаційну схему або міняти її розміри.

Щоб знайти додаток Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs. клацніть на знаку «плюс» поруч з елементом Microsoft Office PowerPoint. (Багато років це програмне додаток асоціювалася виключно з PowerPoint, хоча воно може використовуватися і для інших програм Microsoft Office.) Клацніть на интерфейсном елементі, який розташований зліва від цікавить вас компонента, і в меню оберіть команду Run from My Computer (Запускати з мого комп'ютера). Клацніть на кнопці Continue (Продовжити).

Ролі та обов'язки виконавців нашого проекту задокументовані і відправлені па Microsoft Office Sharepoint Server. Яким чином ви могли б мотивувати цей новостворений колектив виконавців? На це питання ми постараємося відповісти в наступній статті.