Як виправити помилки в бухобліку

Ольга нахабно. експерт журналу «Бухгалтер-Дока»

Рісунок.1 - Класифікація помилок в бухгалтерському обліку та звітності

Тепер коротко зупинимося на характеристиці кожної групи помилок. За характером здійснення, помилки можна розділити на навмисні і ненавмисні.

Ненавмисні помилки можуть бути обумовлені:

Неправильним застосуванням облікової політики організації. Наприклад, обліковою політикою організації при вибутті товарів встановлений спосіб оцінки «по середній собівартості». Помилково застосовувався спосіб оцінки ФІФО;
Неточностями в обчислення. Наприклад, при розрахунку собівартості випущеної продукції за обсяг випуску помилково прийнято не 1000 кг, а 100 кг;
Неправильної класифікації або оцінкою фактів господарської діяльності. Наприклад неповне визначення витрат при формуванні первісної вартості об'єкта основних засобів.
Неправильним використанням інформації, наявної на дату підписання бухгалтерської звітності. Наприклад, несвоєчасна передача в бухгалтерію документів, що надійшли на склад підприємства;
Неправильним застосуванням законодавства Укаїни про бухгалтерський облік та (або) нормативних правових актів з бухгалтерського обліку. Наприклад, помилки, викликані недотриманням норм ПБО 6/01: неправильне включення об'єктів основних засобів до групи виробничих запасів.

Навмисні помилки допускаються у випадках недобросовісних дій посадових осіб організації. До них відносяться підробки, фальсифікація документів, вуалювання даних бухгалтерської звітності. Наприклад, навмисна підробка документів з відпуску матеріалів у виробництво, що здійснюється з метою приховування факту розкрадання.

У свою чергу ненавмисні і навмисні помилки складають групу помилок за змістом. до яких відносяться:

Помилки при документуванні операцій - відображення операції за відсутності первинних документів або, навпаки, наявність фальсифікованих документів на операції які не здійснювалися.
Помилки в періоді відображення, коли господарська операція, здійснена в одному звітному періоді, відображається у бухгалтерському обліку і звітності в наступному періоді. Найчастіше вони виникають через несвоєчасне отримання супровідних документів від контрагентів - накладних, рахунків-фактур і т.д .;
Помилки в кореспонденції рахунків, що виражаються в складанні неправильних проводок, які деформують економічну сутність здійснених операцій.
Помилки в оцінці, пов'язані з порушенням встановлених правил визначення початкової та фактичної вартості об'єктів обліку, нарахування амортизації і т.д.
Помилки в поданні інформації в звітності. Наприклад, «згорнуто» сальдо по рахунках розрахунків 60,62,76,71.

Специфічні помилки виникають при використанні некоректно налаштованих бухгалтерських комп'ютерних програм, а також внаслідок збоїв в роботі комп'ютера. Наприклад, дані, введені в комп'ютер, можуть виявитися втраченої через комп'ютерних вірусів, раптового відключення електрики і т.п.

Якщо помилка не відповідає критеріям суттєвості, встановленим організацією, то її можна визнати несуттєвою.

За періодом виникнення суттєві і не дуже помилки можна класифікувати як помилки звітного року і помилки попереднього звітного року.

А ось по періоду виявлення помилок класифікація трохи складніше. Тут необхідно враховувати і істотність, і період виникнення, і порядок затвердження річної бухгалтерської звітності.

Помилки попереднього звітного року класифікуються за такими видами і періодам виявлення:

Можна звичайно включити свою інтуїцію і діяти методом «наукового тику». Але, як показує практика, найефективнішим методом виявлення помилок в бухгалтерському обліку є інвентаризація майна організації. З її допомогою легше всього виявляються помилки звітного року, недостачі, розкрадання, а також помилки, пов'язані з документуванням операцій.

Другим за популярністю є метод взаємної звірки розрахунків з контрагентами. Кожен поважаючий себе бухгалтер проводить звірку з дебіторами і кредиторами не рідше разу на квартал, а то і щомісяця. Цей метод хороший для виявлення відсутніх документів, помилок в них, списання прострочених заборгованостей.

Складаючи зворотний шахову відомість, можна знайти «нестандартні» проводки, або помилку в кореспонденції рахунків. «Шахматка» дозволяє простежити всі проводки, по дебету даного рахунки з кредитами інших рахунків і навпаки.

При складанні бухгалтерської звітності корисно застосувати метод арифметичне-логічного контролю. У звітності існують певні «контрольні точки», значення яких в правильно складеної бухгалтерської звітності повинні збігатися. Звірка з ними дозволяє самостійно визначити помилки, не покладаючись на програму 1 «С».

Алгоритм виправлення помилки

В який же послідовності потрібно діяти бухгалтеру, якщо помилка вже знайдена? Пропонуємо коротку схему дій в даній «надзвичайної» ситуації (рис. 2):

Малюнок 2 - Алгоритм виправлення помилок в бухгалтерському обліку та звітності

Складаємо бухгалтерську довідку

Пунктом 2. ст. 9 закону № 129-ФЗ визначено, що документи, форма яких не передбачена в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, повинні містити обов'язкові реквізити. Тому при складанні бухгалтерської довідки обов'язково зазначаються такі реквізити:

а) найменування документа (бухгалтерська довідка);

б) дату складання документа;

в) найменування організації, від імені якої складено документ;

д) вимірники господарської операції в натуральному і грошовому вираженні;

е) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

ж) особисті підписи зазначених осіб.

Дт 41 Кт 60 - 1525,42 крб.- проведена додаткова сума по товарах на складі;

Дт 19 Кт 60 - 274,58 руб. - додатково відображено ПДВ по придбаних товарах.

З цієї ситуації комірник написав пояснювальну, а бухгалтер склав довідку такого змісту:

Бухгалтерська довідка-розрахунок №7

В результаті помилки сума оприбуткованого товару була занижена на 1525,42 руб. (без НДС):

(5347-815,64) - (3547 - 541,06) = 1525,42 руб.

Сума ПДВ, по котрі вступили товарам була занижена на:

815,64 - 541,06 = 274,58 руб.

Дт 41 Кт 60 - 1525,42 крб.- додатково відображено суму по оприбуткованих товарах на складі;

Дт 19 Кт 60 - 274,58 руб. - відбито ПДВ по оприбуткованих товарах.

Бухгалтер Зуйко С.І.

Виправлення помилок може торкнутися один або кілька первинних документів. Щоб легше було знайти ці документи, наприклад, при проведенні перевірки, логічно прикласти до бухгалтерській довідці копії первинних документів, в яких виявлена помилка, або вказати в довідці, де саме вони знаходяться.

Способи виправлення помилок

Згідно п. 5 ст. 9 Закону № 129-ФЗ виправлення в первинні облікові документи можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, що повинно бути підтверджено підписами тих же осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень. Забороняється вносити виправлення в касові і банківські документи. Для виправлення помилкових записів в первинних облікових документах і облікових регістрах застосовується три класичних способу.

Коректурний спосіб полягає в наступному. Допущену помилку слід закреслити однією рисою (так щоб можна було прочитати неправильний запис) і написати зверху правильний текст або суму. Потім правильний текст або суму повторюють на полях документа або внизу і завіряють підписом особи, який зробив виправлення, за погодженням з учасниками господарської операції і з зазначенням дати внесення виправлень.

Спосіб додаткової проводки застосовується в тих випадках, коли в бухгалтерській проводці або облікових регістрах вказана сума операції менше, тієї що є фактичною. Для виправлення такої помилки складається додаткові бухгалтерські проводки на різницю між правильною і заниженою сумами операції.

Спосіб «червоне сторно» застосовується коли в облікових записах вказана неправильна кореспонденція рахунків. При цьому неправильна стара запис анулюється шляхом її повторення червоним кольором і відбувається нова правильний запис, але вже звичайним чорнилом. У практиці зустрічаються три види помилок, які повинні бути виправлені шляхом сторнування.

1. Бухгалтерська проводка і записи за рахунками зроблені необгрунтовано, так як господарська операція не мала місця. Така помилка може бути виправлена однієї «червоної» проводкою і записом в облікові регістри, які «погасять» неправильні записи.

2. Бухгалтерська проводка і записи за рахунками зроблені на основі первинного документа і відповідають сумі операцій. Сума помилково віднесена не на той рахунок. Для виправлення складаються дві проводки. У першій проводці червоним кольором повторюється неправильна кореспонденція. У другій проводці дається правильна кореспонденція.

3. Коли проводка складена правильно, але сума операції завищена. У цих випадках робиться запис червоними чорнилом на суму завищення.

Порядок виправлення помилок