Як відновити трудову книжку якщо вона загублена 2019

Трудова книжка, як і будь-який паперовий документ, може бути загублена або безповоротно зіпсована. Це зовсім не означає, що в такій ситуації працівник втрачає всю інформацію про свій стаж. Законодавством регламентована можливість видачі дубліката трудової книжки, тому відновити цей важливий документ цілком можливо. Інша справа, що іноді це досить непросто. Ми вивчили всі можливі способи і розповімо, як відновити трудову книжку при втраті.

Законодавчі норми, які підкажуть, як відновити трудову книжку, якщо вона загублена

Неприємності, які можуть статися з книжкою

Документ із записами про стаж громадянина повинен зберігатися в організації, де він працевлаштований. На руках ТК може бути тільки у безробітного громадянина, якому доведеться відновлювати її самостійно, в разі псування або втрати. Також, зберігати вдома ТК може людина, що працює дистанційно, якщо він домовився про це з керівництвом організації, яка знаходиться в іншому місті, або навіть регіоні.

Що може статися з цим документом? Трудову книжку може:

• втратити сам працівник;
• втратити відділ кадрів організації;
• втратити державний орган або служба (наприклад, Пенсійний фонд);
• привести в непридатність в результаті механічного або іншого ушкодження будь-яка особа.

Крім того, документ може бути втрачено або зіпсований в результаті надзвичайної події масового характеру. Ця ситуація окремо регулюється законодавством і відновити ТК в такій ситуації, найчастіше, набагато простіше, ніж в індивідуальному випадку.

Дії роботодавця при наймі нового працівника без ТК

На роботу прийшов влаштовуватися людина, у якого втрачено трудова, як відновити яку він не знає. Роботодавцю може бути не сильно важливо мати достовірні відомості про його попередніх місцях роботи, тому він може не відправляти такого претендента самостійно відновлювати інформацію, а прийняти його відразу з закладом нового документа. Для цього претендентові доведеться написати заяву про те, що до цього ТК йому не заводилася. Однак відновлення в цьому випадку не відбудеться. Фактично, відомості про стаж знадобляться такому співробітнику надалі, для оформлення пенсії і йому все одно доведеться самостійно робити собі дублікат, а також звертатися до Пенсійного фонду для відновлення стажу. Також таку людину можна просто направити за минулим місцем роботи, для відновлення ТК там.

Якщо новий співробітник все ж приніс трудову книжку, але вона виявилася зіпсована і не може вестися далі, роботодавець може самостійно завести дублікат, тим самим почавши процедуру відновлення, і перенести в нього всі можливі відомості про роботу, які можна достовірно дізнатися зі старої книжки.

До речі, саме такі ситуації найбільш часті, адже у громадянина може статися втрата документа про попередні місця роботи після звільнення, коли він має його на руках. В інший час документ про трудову біографію зберігається у відділі кадрів і доступу до нього його власник фактично не має. Однак, бувають і винятки.

Трудова книжка загублена працівником

Коли людина працевлаштований, його кадрова документація зберігається в організації і за неї відповідає кадровик. Однак, в силу норм статті 62 ТК Україна він має право попросити видати йому на руки трудову книжку для оформлення пенсії та звернення до Пенсійного фонду. Крім того, іноді кадрові фахівці самі порушують інструкції і видають трудову на руки на особисте прохання для інших справ, порушуючи інструкцію. У таких ситуаціях громадянин і може зробити втрату. Крім того, ТК може згоріти, намокнути або бути вкрадена.
Якщо така неприємність сталася, людина повинна негайно повідомити про це до відома своє керівництво. Далі він повинен написати заяву про відновлення даних та видачу дубліката. На розгляд цієї заяви та видачу дубліката роботодавцю дається всього 15 днів. Найважливіший момент в цьому процесі - правильно оформити це саме заяву. В принципі, ніяких складнощів це не становить, так як заява пишеться в довільній текстовій формі на ім'я керівника організації роботодавця. Його текст може виглядати приблизно так:

від машиніста 2-го розряду

Антропова Владислв Костянтиновича

Прошу оформити мені дублікат трудової книжки у зв'язку з її втратою на підставі п. 31 Правил

ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців,

Найпростіша ситуація складається в тому випадку, якщо такий співробітник до пристрою в компанію більше ніде не працював. В цьому випадку, йому можна провести відновлення і видати дублікат на підставі тих оригінальних даних, які є в розпорядженні відділу кадрів. Тоді відновлення трудової книжки після втрати відбуватиметься за наступним алгоритмом:

Крок 1. Людина оплачує або набуває самостійно чистий бланк (в разі якщо втрата сталася з його вини без участі роботодавця).

Крок 2. Відділ кадрів заповнює бланк, на якому від руки або в вигляді штампа ставиться слово "дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки. При цьому дані громадянина вписуються в суворій відповідності з його паспортом, а дані про його спеціальності - на підставі документа про освіту (диплома, свідоцтва тощо). Навіть якщо в старому бланку була виправлена ​​прізвище на підставі свідоцтва про шлюб, в новий документ вноситься діюча прізвище і ніяких відміток про її зміні не ставиться. Правильно оформлений перший лист виглядає приблизно так:

Крок 3. Відділ кадрів вносить в новий бланк відомі йому відомості про роботу, включаючи постійні переклади, а також про звільнення громадянина. Ці записи роблять на підставі трудового договору та додаткових угод до нього, а також інформації, вписаною в особову картку форми Т-2.

Крок 4. Спеціаліст-кардровік заповнює розділ про нагородження та заохочення. Запис також роблять тільки на підставі документів, що зберігаються в організації (наказами, розпорядженнями і ін.).
Крок 5. Записів не завіряються печаткою роботодавця, поки громадянин продовжує працювати в організації.

Якщо ж в трудовій книжці, яка була загублена або зіпсована були дані про стаж роботи в інших організаціях, відновлення трудової книжки стає складніше. Адже відомості про роботу необхідно вносити в відновлений бланк тільки на підставі підтвердних документів. Правда, якщо старий бланк ні загублений, а лише отримав пошкодження, але кадровик все ж може прочитати зроблені в ньому записи, він може прийняти його за підтверджуючий документ і записати термін стажу на підставі колишньої інформації. Найменування старих організацій-роботодавців в цьому випадку не вказуються, а робить загальна запис такого виду: "Загальний стаж роботи становить 10 років 7 місяців 14 днів". Після цього запису вписується назва компанії, в якій працевлаштований громадянин і далі робляться всі записи про його стажі в ній, як було роз'яснено вище.

Кадровик повинен допомогти своєму співробітникові максимально відновити інформацію про стаж, тому він повинен формувати запити в організації, які були попередніми місцями роботи такого громадянина з проханням вислати необхідну інформацію. Якщо трудова книжка була загублена в результаті надзвичайної ситуації, працівник не повинен писати заяву про її відновлення. Порядок дій по відновленню і оформлення нового бланка в цьому випадку не відрізняється.

Відновлення трудової книжки через Пенсійний фонд

Підписуйтесь на наш канал в Telegram