Як в excel 2018 і 2018 переглядати, змінювати і видаляти властивості документа
У цій статті Вас чекає докладна інструкція про те, як переглядати та змінювати властивості документа, як захистити документ від будь-яких змін і як видалити персональні дані з листа Excel. Поїхали!
Які у документа бувають властивості
Тип 2. Автоматично оновлювані властивості - це дані про файлі документа, які управляються і змінюються системою. Наприклад, розмір файлу і час, коли він був створений або змінений. Деякі властивості унікальні для документів певного додатка, наприклад, число сторінок, слів, символів або версія програми. Такі властивості оновлюються автоматично при редагуванні.
Тип 3. Користувальницькі властивості - це властивості, задані користувачем. Ви можете самостійно додати додаткові властивості до документа Office.
Тип 4. Властивості організації - це властивості, що визначаються Вашою організацією.
Тип 5. Властивості бібліотеки документів відносяться до документів, які знаходяться в бібліотеці документів на сайті або в загальнодоступному місці. Людина, яка створює бібліотеку, може поставити деякі властивості для документів бібліотеки і встановити правила для їх значень. Додаючи документ в таку бібліотеку, потрібно буде ввести значення для всіх необхідних властивостей або виправити наявні властивості відповідно до встановлених правил.
Переглядаємо властивості документа
Спосіб 1. Відображаємо «Область відомостей про документ»
Цей спосіб дозволяє переглядати інформацію про документі прямо на робочому аркуші.
- Відкрийте вкладку Файл (File).
- В меню зліва клікніть Відомості (Info). З'явиться панель властивостей. Тут вже можна побачити деяку інформацію про документ.
Після цього Excel автоматично повертається в режим редагування робочого листа, а між стрічкою меню і робочої областю листа ми бачимо «Область відомостей про документ», як показано на малюнку нижче.
Як бачите, «Область відомостей про документ» показує обмежений набір властивостей. Якщо бажаєте дізнатися більше про своє документі, приступайте до другого способу.
Спосіб 2. Відкриваємо діалогове вікно «Властивості»
Якщо «Область відомостей про документ» не дала потрібну інформацію, спробуйте звернутися до додаткових властивостей. Перший спосіб подивитися додаткові властивості - використовувати все тугіше «Область відомостей про документ».
- Натисніть Властивості документа (Document Properties) в лівому верхньому кутку області.
- У меню, натисніть Додаткові властивості (Advanced Properties).
Тут зібрані відомості про документ, які розташовані на вкладках: Загальні (General), Статистика (Statistics) і Склад (Contents). Ви можете редагувати основну інформацію на вкладці Документ (Summary) або встановити додаткові властивості для документа на вкладці Інші (Custom). Хочете дізнатися, як це робиться? Терпіння! Далі ми поговоримо про це докладніше.
Є ще один спосіб викликати діалогове вікно Властивості (Properties):
- Перші три кроки зробіть так само, як описано в способі 1.
- У випадаючому меню Властивості (Properties) натисніть Додаткові властивості (Advanced Properties).
На екрані з'явиться те ж саме діалогове вікно.
Спосіб 3. Використовуємо Провідник Windows
Ще один простий спосіб відобразити метадані - використовувати Провідник Windows, не відкриваючи лист Excel зовсім.
- Відкрийте в Провіднику Windows папку, яка містить файли Excel.
- Виберіть потрібний файл.
- Клацніть по ньому правою кнопкою миші і в контекстному меню натисніть Властивості (Properties).
Змінюємо властивості документа
Раніше я обіцяв розповісти про те, як змінювати властивості документа. Отже, переглядаючи властивості за допомогою описаних вище способу 1 та способу 2. можна швидко додати потрібну інформацію або відредагувати наявні дані. Для способу 3 це теж можливо, але тільки не в Windows 8.
- Відкрийте в Excel вкладку Файл (File).
- В меню зліва виберіть Параметри (Options).
Налаштовуємо призначені для користувача властивості
- Відкрийте вкладку Файл (File), розділ Відомості (Info).
- У правій частині вікна натисніть Властивості (Properties).
- У випадаючому списку виберіть Додаткові властивості (Advanced Properties).
- У діалоговому вікні Властивості (Properties) перейдіть на вкладку Інші (Custom).
Зауваження: Формат даних в поле Значення (Value) повинен відповідати тому, що вибрано в випадаючому списку Тип (Type). Наприклад, якщо обраний тип даних Число (Number), то в полі Значення (Value) має бути введено число. Значення, які не відповідають обраному типу даних, будуть збережені як текст.
- Після того, як властивість додано, його можна побачити в нижній частині вікна в полі Властивості (Properties). Далі натисніть ОК.
Якщо клікнути по щойно доданому властивості і потім натиснути Видалити> ОК (Delete> OK), то це властивість зникне.
Змінюємо інші властивості документа
- Якщо відкрита «Область відомостей про документ», то досить просто поставити курсор в поле необхідної якості і ввести необхідні дані.
- Якщо діалогове вікно Властивості (Properties), то перейдіть на вкладку Документ (Summary) і додайте або змініть існуючі дані в полях, потім натисніть ОК.
Поверніться до редагування листа Excel, і всі зроблені зміни будуть збережені автоматично.
Видаляємо властивості документа
Якщо хочете замести сліди і зробити так, щоб ніхто не зміг знайти у властивостях документа Ваше ім'я або назва організації - використовуйте один з наступних способів, які дозволяють приховати будь-яку властивість або персональні дані від публічного доступу.
Підключаємо до роботи «Інспектор документів»
«Інспектор документів» застосовується для пошуку прихованих властивостей і персональних даних. Крім цього, з його допомогою можна видалити з книги властивості, які не повинні потрапити на очі іншим користувачам.
І ось, на екрані з'явилися результати роботи інспектора.
Я рекомендую після цього зберегти файл з новим ім'ям, якщо хочете, щоб вихідна версія з метаданими також залишилася на диску.
Видаляємо метадані з декількох документів
За допомогою Провідника Windows можна видалити властивості відразу з декількох документів.
- Відкрийте в Провіднику Windows папку, яка містить файли Excel.
- Виділіть потрібні файли.
- Клацніть по ним правою кнопкою миші і в контекстному меню натисніть Властивості (Properties).
- У діалоговому вікні перейдіть на вкладку Докладно (Details).
- У нижній частині діалогового вікна натисніть посилання Видалення властивостей і особистої інформації (Remove Properties and Personal Information).
Зауваження: У такий спосіб можна видалити будь-яку властивість документа з одного або декількох файлів, навіть якщо у Вас на комп'ютері встановлена Windows 8.
Захищаємо властивості документа
Захист властивостей документа і особистої інформації стане в нагоді в тому випадку, якщо Ви не хочете, щоб інші користувачі змінювали метадані або щось ще в Вашому документі.
Якщо потрібно надати право редагувати документ тільки деяким користувачам, то можна встановити пароль і повідомити його довіреній колу осіб.
- Відкрийте вкладку Файл (File).
- В меню зліва натисніть Зберегти як (Save as).
- Внизу діалогового вікна Збереження документа (Save as) розкрийте список, що випадає Сервіс (Tools).
- Виберіть Загальні параметри (General Options).
Тепер Ваш документ захищений від несанкціонованого редагування. Але будьте обережні! Той, хто знає пароль, легко може видалити його з поля Пароль для зміни (Password to modify) і дати іншим Новомосковсктелям Вашого документа можливість змінювати інформацію на робочому аркуші.