Як управляти відкатами в компанії

Платити відкати, щоб отримати контракт, - погано. Але так уже влаштована український бізнес, що «дякувати» партнерів доводиться. Як давати відкати, щоб Свої не крали? Що таке грамотна система контролю за відкатами? Як ця система може захистити співробітника і компанію? І як вона повинна працювати? Розбирається Антон Монін.

Ситуація перша. В одній торговій компанії зловили надто зарвався закупника і замість того, щоб зам'яти справу по-тихому, завели на нього кримінальну справу. Ось тільки по цій же кримінальній справі «паровозиком» пішли і його контрагенти - ті, хто йому відкати платив. Випадок поки унікальний, але можливий.

Ситуація друга. У великої ІТ компанії під час чергової атестації вирішили «притиснути» занадто ледачого, на думку керівника, менеджера по роботі з клієнтами. І щоб змусити його піти «за власним бажанням», в процесі атестації зменшили йому оклад вполовину. Реакція менеджера здивувала всіх. Він заявив, що і на таких умовах готовий залишитися працювати, оскільки, мовляв, його прожитковий мінімум і так набагато більше окладу, так що зменшення його в два рази ситуацію принципово не змінить ...

Виходить, що основна проблема керівників комерційних фірм вУкаіни зараз не в тому «давати чи не давати», а «як давати, щоб Свої не крали» і щоб нікому за це нічого не було ».

Отже, уявіть ситуацію, коли відкати є нормою вашого бізнесу. Які проблеми ви як керівник при цьому отримуєте:

Відкати знижують маржинальний прибуток угод, і це впливає на загальну рентабельність. В результаті відкатів деякі угоди можуть стати абсолютно невигідними для компанії;

Вашим менеджерам стає простіше відразу запропонувати відкат, ніж проводити якісну продаж і попереднє дослідження клієнта;

Ваші менеджери можуть почати «пиляти» відкати, тобто частина грошей нібито призначених клієнту брати собі в кишеню;

Ви і ваші співробітники ризикуєте бути звинуваченими за статтею 204 КК РФ, про яку йдеться вище;

Ваші співробітники, передають гроші, піддаються ризику при передачі великих готівки сум грошей.

Щоб уникнути цих та інших можливих проблем, необхідно вибудовувати спеціальну систему роботи з відкатами всередині фірми - їх обліку, розрахунку, передачі і контролю. Що таке грамотна система контролю за відкатами? Це система, яка:

(А) захищає компанію і співробітників від кримінального переслідування;

(Б) обмежує застосування відкатів тільки тими випадками, коли це дійсно необхідно;

(В) утримує розмір відмов в рамках рентабельності;

(Г) забезпечує прозорість усіх випадків відкату для керівництва компанії.

Як же система може захистити співробітника і компанію? Таку можливість дає Примітка до ст. 204 КК РФ, що звільняє вашого менеджера від кримінальної відповідальності, «якщо стосовно його мало місце вимагання або якщо ця особа добровільно повідомила про підкуп органу, має право порушити кримінальну справу». Зрозуміло, ви не збираєтеся доносити про відкат, інакше він втрачає комерційний сенс, але це положення дає вам можливість убезпечити своїх співробітників.

За рахунок чого можна обмежити випадки відкату, а в ситуаціях, коли відкат необхідний, утримати його розмір в рамках рентабельності? Тут допомагає організація грамотного маркетингу. Вона включає в себе ретельну попередню розвідку і послідовне ведення переговорів. В ході розвідки з'ясовуються склад і відносини в групі закупівлі на підприємствах, шляхи впливу її членів на хід операції. Отримана інформація дозволяє при веденні переговорів спиратися на об'єктивні інтереси учасників. Ретельний облік усіх інтересів часто дозволяє або повністю виключити відкати, або істотно їх зменшити.

Як можна забезпечити прозорість процесу для керівництва і уникнути випадків «розпилу» відкату співробітниками? Тут допомагає принцип подвійного контролю, коли жодна дія не проводиться співробітниками поодинці. Принцип такий самий, як і при допуску в банківську комірку, і при запуску балістичної ракети. Є дві людини, які можуть ініціювати процес. У них обох є ключ, але зробити дію можна тільки вставивши ключі одночасно. Причому люди ці перебувають у різному підпорядкуванні.

Тепер, коли ми обговорили, з чого складається грамотна система контролю за відкатами, давайте подивимося, як вона могла б працювати. Ще раз підкреслимо умозрительность наших міркувань. Адже ми припускаємо, що ні ви, ні ваші співробітники відкатів пропонувати самі не будете. Отже, це вашого співробітника змушують дати відкат. А ви протидієте цього. І для цього виконуєте нескладний алгоритм, який бажано закріпити на якісному тренінгу.

Отже, менеджер знайшов потенційного клієнта. По-перше, менеджер зобов'язаний провести якісну комерційну розвідку компанії потенційного клієнта. Розвідка включає в себе пошук відповідей на питання по кожному члену групи закупівлі:

Особисті якості?
Як він пов'язаний з іншими?
Як він впливає на прийняття рішення?
Як він може нам допомогти?
Як він може завадити?
Які його інтереси в даній угоді?

Звіт по комерційній розвідці оформляється менеджером за встановленою формою.

По-друге, факт вимагання відкату менеджер фіксує посадовий запискою на ім'я свого безпосереднього керівництва. У записці викладаються обставини переговорів, місце, час, зроблену пропозицію. Зразок доповідної записки попередньо узгоджується з юристом.

По-третє, до доповідної записки менеджер докладає форму розрахунку бюджету угоді. У цій формулі він повинен показати, що наявність відкату не знизить рентабельність угоди нижче допустимого мінімуму. Форма розрахунків створюється не конкретно для заснування відкату, а повинна бути стандартною складовою паспорта угоди в компанії.

По-четверте, до подальших переговорів по відкатів повинен залучатися керівник менеджера. Він разом з менеджером з'ясовує, хто саме, з яких причин і на яких підставах в групі закупівель вимагає відкат. Обгрунтованість відкату повинна бути ретельно перевірена. Чи справді цей співробітник клієнта може допомогти нам в проведенні операції?

Слід зазначити, що є два підходи - коли відкат вимагає той, хто може допомогти проведенню угоди і той, хто може не заважати її проведенню. Моя порада - покладатися тільки на тих, хто може допомогти укладення угоди. Це надійніше і вигідніше в довгостроковій перспективі. А найголовніше - необхідно прагне, щоб відкат в організації отримував тільки одна людина!

По-п'яте, остаточне рішення про проведення операції з відкотом повинен приймати вищестоящий начальник після перевірки всіх документів паспорта угоди, звітів менеджера, його начальника, форми розрахунків, обґрунтування.

По-шосте, передачу грошей повинен здійснювати довірена людина керівника організації (наприклад, співробітник КРУ або служби безпеки) в присутності менеджера.

Зверніть увагу також, що часто можна оформити відкат, особливо якщо він регулярний, у вигляді офіційної виплати за договором підряду або агентським договором. Також потрібно враховувати можливість віддячити співробітника клієнта в негрошовій формі. Наприклад, це може бути продаж продукції з 99% знижкою, спільний відпочинок з сім'єю клієнта.

Ретельне опрацювання запропонованого алгоритму і його бездоганне дотримання дозволить вам і вашим співробітникам уникнути кримінальної відповідальності, а також підвищить їх лояльність.