Як створити єдину бухгалтерію, яка буде обслуговувати всі компанії групи

заступник генерального директора з економіки та фінансів ТОВ «СПСР-Експрес»

Для холдингів і компаній з розвиненою філіальною мережею створення централізованої бухгалтерії - хороша можливість підвищити якість фінансової звітності та забезпечити менеджмент всією інформацією, необхідної для контролю віддалених підрозділів. Порівняно безболісно створити єдину бухгалтерську службу можна, якщо точно розрахувати чисельність її співробітників, подбати про технічну сторону питання і чітко розподілити відповідальність за всі роботи.

Використовуйте покрокові керівництва:

1. Розподілити функції між центральним офісом і «дочками»

Повна централізація обліку не означає, що в дочірніх компаніях не буде бухгалтерів. У будь-якому випадку в кожному регіональному підрозділі доведеться залишити хоча б по одному бухгалтеру-касиру для сканування первинних документів. У ведення співробітників централізованої бухгалтерії перейдуть такі функції, як розробка методики ведення бухгалтерського та податкового обліку, облік доходів і витрат, нарахування заробітної плати, розрахунок податків і банківські операції, формування і здача бухгалтерської та податкової звітності.

Відділи централізованої бухгалтерії краще формувати за напрямками обліку - витрати, доходи, заробітна плата, касові операції, а також формування звітності. При такому підході бухгалтери виконують однотипні операції, не перемикаючись з одного завдання на інше, відповідно, продуктивність їх праці вище.

2. Розрахувати кількість співробітників

Щоб визначитися зі штатним розкладом і кількістю співробітників, потрібно оцінити очікувані трудовитрати на бухгалтерське обслуговування певних ділянок обліку. Порядок дій може бути таким (приклад розрахунку см. В табл. На стор. 109):

для кожної філії або дочірнього підприємства формується перелік необхідних бухгалтерських операцій в розрізі ділянок обліку і оцінюється частота їх проведення. Інформацію про кількість операцій можна знайти в регістрах бухгалтерського обліку по кожному суб'єкту;
проводиться хронометраж робочого часу, витраченого на виконання тієї чи іншої операції. З досвіду можна сказати, що на проведення одного документа, що містить одну позицію, в середньому йде близько півтори хвилини;
на основі отриманих даних розраховується чисельність співробітників централізованої бухгалтерії (С), які будуть обслуговувати певну ділянку обліку. Формула обчислень буде виглядати так:

де i - порядковий номер бухгалтерських операцій, що відносяться до одній ділянці обліку;

j - порядковий номер філії (дочірнього підприємства) компанії;

Оij - частота проведення i-х бухгалтерських операцій, що відносяться до одній ділянці обліку і виконуваних для j-го філії, од. / Міс .;

Вi - час виконання (норматив) i-й бухгалтерської операції, хв .;

Др - середня кількість робочих днів у одному місяці, дн. (Зазвичай 22 дня);

Чр - тривалість одного робочого дня, годин (зазвичай 8 годин).

У таблиці наведено приклад розрахунку числа співробітників централізованої бухгалтерії для однієї з філій ТОВ «СПСР-Експрес», що спеціалізується на експрес-доставці вантажів і документів. Коли проект був закінчений, з'ясувалося, що понад розрахованого кількості бухгалтерів потрібен тільки один додатковий співробітник в групу обліку витрат. Обсяг роботи з перевірки та проведення шляхових листів виявився вищим планованого.

Таблиця Розрахунок чисельності співробітників централізованої бухгалтерії по одному з філій ТОВ «СПСР-Експрес» (витяг)

3. Вирішити технічні питання

Перш ніж набирати новий персонал для централізованої бухгалтерії, треба буде розв'язати кілька технічних питань. Наприклад, в який обліковій системі працювати. Перенести в центральний офіс бухгалтерські програми підприємств або ж впровадити єдину систему. Останній варіант зовсім не обов'язковий, але вкрай бажаним, оскільки значно спрощує введення даних, проведення господарських операцій і консолідацію звітності. Бухгалтерам-касирам на місцях потрібно забезпечити віддалений (термінальний) доступ до системи для відображення в базі касових операцій і ведення кадрового обліку.

Інше питання - як обмінюватися документами. Наприклад, через папки термінального доступу до мережі, по електронній пошті або за допомогою спеціальної системи електронного документообігу. Перший варіант простий для реалізації. На центральному сервері компанії створюється папка для кожного дочірнього підприємства, куди, наприклад, можна викласти відсканований рахунок-фактуру. Права доступу до таких папок, природно, розмежовуються.

Варіант з електронною поштою ще простіше у виконанні, але абсолютно не захищений з точки зору несанкціонованого доступу до конфіденційної інформації. А найзручніше, звичайно, третій варіант - впровадження системи електронного документообігу. Система мінімізує вплив людського фактора, переміщення і відстеження документів не віднімають у бухгалтера багато часу.

4. Набрати нову команду

Формування штату централізованої бухгалтерії має сенс починати з прийому на роботу керівників відділів, їм же доручити найняти рядових фахівців. Не варто відразу шукати кандидатів на стороні, дешевше буде використовувати існуючі кадри. Спочатку краще провести оцінку потенціалу та кваліфікації вже працюючих співробітників, а якщо потрібних фахівців в компанії не знайдеться, приступити до пошуку сторонніх експертів.

До речі, на місцях можуть виникнути складності. Наприклад, до централізації регіональні бухгалтерії компанії «СПСР-Експрес», як правило, складалися з однієї особи - головного бухгалтера. Мало хто з них погодилися продовжити роботу в філіях на посаді бухгалтера-касира. Інша проблема - важко найняти співробітника віддалено, провести повноцінне співбесіду, об'єктивно оцінити компетентність того чи іншого кандидата. Ідеальне, але досить дороге рішення - доручити головному бухгалтеру центрального офісу або внутрішньому аудитору провести співбесіди на місцях.

5. Чітко розмежувати відповідальність

Розподілити відповідальність за достовірність даних бухгалтерського обліку можна наступним чином. Керівник дочірньої компанії несе відповідальність за ведення касових операцій, своєчасне надання первинних документів, а також виконання банківських операцій (якщо немає єдиного казначейства). Співробітники централізованої бухгалтерії відповідають за правильність ведення обліку, кожен по своїй ділянці. Генеральний директор і головний бухгалтер групи (холдингу) несуть відповідальність за достовірність бухгалтерської та податкової звітності. У разі виділення централізованої бухгалтерії в окрему юридичну особу відповідальність за достовірність інформації, звітності передається головному бухгалтеру за дорученням, виданим керівником суб'єкта обліку.

Залежно від статусу централізованої бухгалтерії (окрема юрособа або підрозділ всередині компанії) документом, що закріплює відповідальність, послужить договір на надання послуг або положення про централізовану бухгалтерію. Для кожної ділянки обліку варто написати регламент, що описує порядок попередньої перевірки первинних документів, строки надання і порядок обробки відсканованих копій і оригіналів документів, терміни проведення облікових операцій, відповідальність сторін.

6. Заздалегідь мінімізувати можливі проблеми

Навряд чи в ході централізації бухгалтерії вдасться уникнути нерозуміння з боку керівництва дочірніх компаній, можливий і справжній саботаж. Якщо вчасно не погасити таку реакцію, то доведеться вирішувати питання зміни кадрового складу в «дочках». Тому варто максимально докладно розкрити переваги проекту. Наприклад, скорочення кількості запитів з головного офісу, а також вивільнення часу для вирішення виробничих завдань.

Інша проблема - низька мотивація бухгалтерів-касирів на місцях. Ці фахівці формально підкоряються генеральним директорам «дочок», а функціонально - централізованої бухгалтерії, причому по кожному блоку обліку - різним бухгалтерам. Все це створює серйозні проблеми з контролем їх роботи. Рішенням може бути створення преміальної системи оплати праці, що пов'язана з виконанням певних показників. Наприклад, таких як «дотримання касової дисципліни» або «своєчасне надання первинних документів».

Дочірні компанії краще підключати до централізованої бухгалтерії поетапно, оскільки приведення бухгалтерських баз в робочий стан потребує часу. Наприклад, в «СПСР-Експрес» було три етапи. На першому централізували найпроблемніші з точки зору обліку філії (з низькою якістю обліку та звітності), на другому - невеликі по виручці. Нарешті, після того, як відточили повністю механізм роботи централізованої бухгалтерії, підключили до неї все решта філії.

Методичні рекомендації з управління фінансами компанії