Як правильно зшивати документи

ЯК ПРАВИЛЬНО зшивати ДОКУМЕНТИ

У статті розказано про всі нюанси правил прошивки документів. Новомосковсктелі ознайомляться з тим, як правильно пронумерувати, скласти опис, передати в архів кадрові документи <1>.

Найчастіше необхідність прошити документи виникає при відправці пакета документів на тендер і при архівної обробки справ. Загальноприйняті правила по прошивці документів обох спрямувань практично ідентичні.

Нумерація аркушів у справах необхідна для закріплення порядку розташування документів після прошивки (шнурівки) для забезпечення їх охорони. Необхідно пронумерувати всі листи в справі, крім опису. Треба запам'ятати, що нумеруються саме листи, а не сторінки документа. Якщо це не тендерна документація, коли всі необхідні для подання документи заявлені в певному порядку, то підшиватися документи повинні в хронологічному порядку. Або, якщо це обгрунтовано здоровим глуздом, з якої-небудь іншої зрозумілу систему - в алфавітному порядку або в порядку надходження в організацію. Якщо в підшивці документів є конверт з вкладеними аркушами, то спочатку нумерують конверт, потім по черзі кожен вкладений лист. Чисті аркуші зі справи вилучаються (без пошкодження цілісності справи) і знищуються. Листи нумеруються простим олівцем зверху вниз в порядку зростання номерів, починаючи з першого. Цифри проставляються в правому верхньому куті листа, не зачіпаючи тексту документів. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо.

Листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо, починаючи з 1-го. Додатки до справи, що надійшли в палітурці, оформляються як самостійні томи і також нумеруються окремо.

Документи з власною нумерацією листів, в тому числі друковані видання, нумеруються в загальному порядку або зберігають власну нумерацію, якщо вона відповідає порядковому розташуванню листів в справі.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні і специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку.

Складений лист великого формату (форматів А3, А2) розгортається і нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист, а лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один лист.

Лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо.) Нумерується як один лист; в нижній частині або на звороті такого листа робиться опис наклеєних на нього документів. У внутрішньому описі і в засвідчувального напису в кінці справи про таких листах робиться застереження. Наприклад: "На аркуші 6 наклеєно 5 фотографій відповідно до опису на звороті аркуша".

Карти і схеми, склеєні з декількох листів, нумеруються як один лист. На таких листах на звороті або в вільному від тексту місці вказується кількість аркушів в склеюванні. У внутрішньому описі і в засвідчувального напису в кінці справи про таких листах робиться застереження. Наприклад: "Лист 7 - карта-склейка з 10 листів".

Якщо до документа (листу) підклеєні одним краєм інші документи (вставки тексту, переклади, вирізки, довідки та ін.), То кожен документ нумерується окремо, черговим порядковим номером. Якщо в нумерації листів допущено багато помилок, вся справа нумерується заново. При цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою і поряд ставиться новий номер аркуша. В кінці справи складається нова засвідчувальний напис, при цьому стара засвідчувальний напис закреслюється, але зберігається в справі; вносяться також виправлення у внутрішній опис, або опис складається заново.

При наявності окремих помилок у нумерації аркушів у справах при підготовці їх до здачі в архів допускається за погодженням з ним вживання літерних (з літерними доповненнями) номерів аркушів.

Після завершення нумерації аркушів складається засвідчувальний напис, яка розташовується в кінці справи. Засвідчувальний напис складається в справі на окремому аркуші - засвідчувач справи. У ній цифрами і прописом вказується кількість аркушів в цій справі, відзначаються особливості окремих документів (креслення, фотографії, малюнки та ін.) І фізичного стану документів (помарки, нерозбірливий текст, порвані аркуші та ін.).

│ Лист-засвідчувач справи N ____ │

│ У справі підшито і пронумеровано ______________________ лист (ів), │

│ (цифрами і прописом) │

│ літерні номери аркушів _____________________________________________; │

│ пропущені номери аркушів __________________________________________ │

│ + аркушів внутрішнього опису __________________________________________. │

Разом ______________________________________________ документів.

(цифрами та прописом)

Бухгалтер ____________________ Зайцева Т. В.

Обкладинки справ з документами, виконаними на стандартних аркушах, повинні мати розміри 229x324 мм. Обкладинки справ з документами, виготовленими на нестандартних листах, можуть мати розміри, що відповідають розмірам підшитих в них аркушів.

Обкладинки справ з документами, що мають тривалі (25 і більше років) терміни зберігання, повинні бути виготовлені з твердого картону. Для обкладинок справ, що здаються на державне зберігання, застосовується безкислотний картон.

Для запобігання документів від механічної псування на першому і останньому листах справи, томи перед прошивкою наклеюються смужки тонкого картону, через які і пропускається шнур.

При оформленні справ застосовувати канцелярський (силікатна) клей, борошняний і крохмальний клейстер не слід.

1. Зліва на полях (на половину вільного поля, з тим щоб зберегти Новомосковскемость текстів документа при гортанні справи) багатосторінкового документа голкою або шилом роблять три отвори, або всі сторінки пробиваються діркопробивачем на одному рівні. Отвори роблять симетрично по висоті листа. Відстань між проколами зазвичай становить 3 см, а розташовуються вони строго по вертикальному центру аркуша (рідше використовуються два отвори).

2. Прошити документи найкраще за допомогою прошивочно голки шпагатом банківським або нитками прошивними ЛШ-210. При відсутності такої нитки можна скористатися міцної (капронової або звичайною, складеної в кілька разів) ниткою. Прошиваються документи, як правило, два рази - для надійності.

3. Кінці нитки слід випустити з центрального отвору на звороті останнього аркуша і зав'язати їх вузлом. Залишати необхідно близько 5 - 6 см вільного кінця.

4. Слід опечатати справу наклейкою з паперу з написом.

5. Наклейка з заверительной написом може мати розміри приблизно 4 на 5 - 6 см. Наклеюють лист так, щоб він закрив вузол і частина довжини ниток. Кінці ниток обов'язково повинні бути вільні. Засвідчувальний напис підписується після висихання клею. Підписує її керівник організації або уповноважена ним особа.

6. Підпис керівника має бути виразна і помітна. Друк повинна бути розташована як на наклейці з заверительной написом, так і на аркуші. Відбиток печатки, розташований як на наклейці, так і на аркуші документа, а також вузол і нитки, залиті клеєм, служать для індикації недоторканності документа.

Зразок наклейки для багатосторінкових документів

і зразок розташування друку

│ Прошнуровано, пронумеровано та │

│ 75 (Сімдесят п'ять) листів │

│Бухгалтер ТОВ "Сентравіс Сейлс Рус" │