Як правильно працювати з вкладеннями в microsoft outlook, microsoft office для жінок

За замовчуванням в Microsoft Outlook блокуються потенційно небезпечні файли вкладень (такі як BAT, EXE, VBS і JS), які можуть містити віруси. При вкладенні такого файлу в повідомлення електронної пошти буде виведено попередження про те, чи відправляти потенційно небезпечне вкладення. У разі натискання кнопки «Так» вкладення буде надіслано.

Вкладення можна також вставити, перетягнувши файл з комп'ютера в елемент Outlook або скопіювавши і вставивши файл в елемент Outlook у вигляді вкладення. Більш безпечний спосіб спільного використання файлів - це помістити їх в захищену загальну мережеву папку. У повідомлення електронної пошти можна включити посилання на папку, до якої дається доступ одержувачу.

Для вставки файлу необхідно виконати наступні дії.

  1. Створіть або відкрийте елемент, в який потрібно вставити вкладення. Для повідомлень, щоб вставити вкладення, необхідно створити нове повідомлення.
  2. Клацніть в тексті елемента і натисніть кнопку «Вставити файл».
  3. Виділіть файл, який потрібно вкласти, і натисніть кнопку «Вставити».
  4. У новому повідомленні натисніть кнопку «Відправити», в елементах всіх інших типів натисніть кнопку «Зберегти і закрити».

А ось для вставки елемента Outlook зробіть наступні дії.

У повідомленнях в форматі HTML і в звичайних текстових повідомленнях вкладення відображаються в рядку, розташованої під рядком «Тема», а в повідомленнях у форматі RTF і в елементах інших типів вкладення відображаються в тексті елемента.

відкриття вкладення

За замовчуванням в Microsoft Outlook блокуються потенційно небезпечні файли вкладень, які можуть містити віруси. Такі вкладення не відображаються, і доступ до них заборонений. У папці «Вхідні» буде відображатися значок скріпки в стовпці Вкладення. вказує, що повідомлення має вкладення, а на інформаційній панелі у верхній частині повідомлення буде відображатися список блокованих файлів вкладень. Перед відкриттям вкладень рекомендується перевіряти їх на наявність вірусів за допомогою спеціальної антивірусної програми. Більшість існуючих антивірусних пакетів можуть бути налаштовані таким чином, щоб автоматично сканувати отримані повідомлення електронної пошти.

збереження вкладення

Збереження вкладення зсередини елемента:

Якщо в електронному листі більше одного вкладення, кілька вкладень можуть бути збережені в одній папці. Перебуваючи в повідомленні, виберіть у меню Файл команду Зберегти вкладення. У діалоговому вікні перейдіть до вкладення, які необхідно зберегти, і натисніть кнопку «OK». Для вибору декількох вкладень по черзі клацайте їх імена в списку, утримуючи клавішу «Ctrl».
Збереження вкладення без відкриття елемента:

  1. Виберіть елемент, який містить вкладення, клацнувши його значок в основному вікні програми Microsoft Outlook.
  2. Відкрийте меню Файл і наведіть курсор миші на команду Зберегти вкладення. потім в меню клацніть ім'я вкладення, яке необхідно зберегти.
  3. У діалоговому вікні Збереження вкладення виберіть папку, в яку буде збережений файл.
  4. При необхідності введіть нове ім'я файлу в полі «Ім'я файлу», після чого натисніть кнопку «Зберегти».

Якщо в електронному листі більше одного вкладення, вони можуть бути збережені в одній папці. В основному вікні програми Microsoft Outlook клацніть елемент, який містить кілька вкладень. Відкрийте меню Файл і наведіть курсор миші на команду Зберегти вкладення. потім в меню оберіть пункт Всі вкладення. У діалоговому вікні Збереження всіх вкладень виділіть необхідні вкладення зі списку (за замовчуванням виділені всі вкладення), а потім натисніть кнопку «OK». Для зняття виділення з вкладення необхідно натиснути клавішу «Ctrl» і, утримуючи її, клацнути ім'я цього вкладення.

видалення вкладень

  • Щоб видалити вкладення з рядка «Вкладення»: клацніть правою кнопкою миші значок додатка і виберіть команду Видалити в меню. У створюваному повідомленні можна клацнути вкладення і натиснути клавішу «Del».
  • Щоб видалити вкладення з тексту повідомлення: клацніть значок вкладення в тексті повідомлення і натисніть клавішу «Del». Якщо повідомлення написано в форматі RTF, ви можете встановити курсор праворуч від вкладення і двічі натиснути клавішу «Backspace».
  • Щоб видалити зображення з тексту повідомлення в форматі HTML:
    1. Виберіть в меню Правка команду Змінити повідомлення.
    2. У тексті листа наведіть курсор на зображення і натисніть ліву кнопку миші.
    3. Натисніть DEL.

Видалення вкладень з отриманих повідомлень за допомогою наведених вище інструкцій дозволяє зменшити розмір поштової скриньки. Перед видаленням вкладення з Microsoft Outlook його можна зберегти на своєму жорсткому диску.

Видалення небезпечних вкладень

Видалення вкладення з поля «Вкладення»

  1. Клацніть правою кнопкою миші значок вкладення.
  2. У контекстному меню (контекстне меню - це меню, що містить список команд, що відносяться до конкретного об'єкта. Для виклику контекстного меню клацніть об'єкт правою кнопкою або натисніть клавіші Shift + F10.) Виберіть команду Видалити.

Видалення вкладення з тексту повідомлення

  1. Натисніть піктограму вкладення в тексті повідомлення.
  2. Натисніть DEL.

У повідомленнях в форматі HTML вкладення відображаються в поле «Вкладення», розташованому безпосередньо під полем «Тема». У повідомленнях в форматі RTF вкладення відображаються в тексті повідомлення.

Налаштування відображення вкладень в екранної лупи

  1. Виберіть команду Змінити поточне подання (меню Вид. Підміню метод сортування. В ньому підміню Поточна вистава) за допомогою клавіатури.
  2. Натисніть кнопку «Поля» і декілька разів натисніть «Нове поле».
  3. В поле «Ім'я» введіть ім'я поля, наприклад, «Є вкладення».
  4. У списку Тип виберіть «Формула».
  5. В поле «Формула» введіть рядок IIf ([Attachment] = True, "Вкладення", "").
  6. Натисніть кнопку «OK» три рази.

загальні вкладення

При відправці файлу в якості загального вкладення для нього створюється вузол робочої області для документів на зазначеному вузлі Microsoft Windows SharePoint Services, а робочої області для документів присвоюється ім'я приєднаного файлу. При приєднанні більше одного файлу робочої області присвоюється ім'я першого файлу в списку вкладень.

Члени робочої області для документів

Відправник вкладення стає адміністратором робочої області для документів, а одержувачі - її членами і належать до групи вузла «Учасник». Одержувачі можуть відкривати вкладення або користуватися посиланням в повідомленні, яка вказує на домашню сторінку робочої області для документів. На цій сторінці у бібліотеці загальних документів збережена копія вкладення.

оновлення документа

Якщо файл до повідомлення є документом або web-сторінкою в одному файлі (MHTML) належить Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, або документом Microsoft Office Visio, або є XML-файлом Microsoft Word або Microsoft Excel, члени робочої області для документів можуть працювати з копією вкладення до тих пір, поки Microsoft Office, який використовується для редагування вкладення, отримує оновлення з робочою області для документів. Члени робочої області також можуть зберігати внесені зміни в локальній копії робочої області.

Створення робочої області для документів

Відправка загального вкладення:

Щоб додати нових членів робочої області для документів після відправлення вкладення, відкрийте документ і натисніть кнопку «Додати нових членів» на вкладці Члени в області завдань Спільна робоча область.

Використання кнопки «Створити» в області завдань Спільна робоча область: область завдань Спільна робоча область служить для створення робочої області для документів тільки в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint і Microsoft Office Visio.