Як повернути трудову книжку поштою правильно

Відповідно до закону, трудова книжка повинна передаватися особисто в руки працівникові в день його звільнення. Але як бути, якщо в останній робочий день людини або немає на місці, або він демонстративно відмовляється забрати документ?

Згідно з вимогами абзацу 4 статті 84.1 ТК РФ, трудова книжка повинна передаватися особисто в руки працівникові в день його звільнення. При цьому, всупереч усталеній побутового думку, не важливо - розрахувався він з бухгалтерій і зазначив чи весь «обхідний лист».

Однак бувають ситуації, коли у роботодавця не з його вини не виходить передати документ. Це трапляється, наприклад, тоді, коли працівника, який звільняється людини в останній день немає на роботі, або якщо він з якоїсь причини відмовляється її забрати. Тоді на допомогу керівнику і кадровику приходять правила абзацу 6 статті 84.1. ТК. Згідно з цією нормою, якщо в день припинення робочого договору видати трудову книжку працівникові неможливо, роботодавець зобов'язаний ініціювати процедуру відправки документа поштою.

Не дивлячись на те, що основний алгоритм дій при пересиланні вищевказаного документа законодавчо встановлений, на практиці така процедура все одно породжує масу питань. Тому в даній статті я постараюся вказати деякі «підводні камені», які можуть зустрітися на «шляху» роботодавця при «заочної» передачі трудової книжки.

Розмова з «незгодним»

Якщо співробітник в свій останній робочий день присутня в компанії, але відмовляється отримати трудову книжку, його відмова слід тут же зафіксувати. Для цього можна скласти акт, де буде чітко вказано місце, дата і точний час, коли звільняється було запропоновано забрати документ. Там же слід записати, ніж колишній працівник мотивував свою відмову. Далі, потрібно вказати, в присутності яких саме співробітників це сталося, і попросити свідків інциденту поставити в акті свої підписи. Завізувати документ повинен і звільняється. Якщо ж він відмовиться підписувати акт, про це також слід поставити позначку.

Зверніть увагу, компанія звільняється від відповідальності за затримку видачі трудової книжки саме з дня подання відповідного повідомлення (ч. 6 ст. 84.1. ТРК РФ).

Напрямок працівникові трудової книжки поштою, не отримавши від нього на це попередньої згоди, є порушенням трудового законодавства

«Залишаючи трудову книжку« до запитання »у вашій організації, обов'язково зберігайте та акт її« господаря »про відмову забрати документ, і квитанцію про відправку йому повідомлення, і опис цього листа, і саме повідомлення, якщо воно до вас повернулося», - рекомендує Світлана Віканова, менеджер по персоналу одного з підмосковних складських комплексів, - Тому що якщо при перевірці на підприємстві будуть виявлені трудові книжки людей, які там вже не працюють, і фірма не зможе пред'явити законних підстав для їх зберігання, роботодавця можуть оштра Фовал (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) ».

При звільненні - був відсутній

«Здійснюючи пересилання такого серйозного документа, - розповідає Світлана Віканова, - я про всяк випадок знімаю копію з усіх його сторінок. Адже теоретично при пересиланні може статися що завгодно аж до втрати. І в екстрених випадках подібна передбачливість буде дуже до речі ».

Варіант другий - людина може запропонувати видати книжку його довіреній особі. У цьому випадку останній повинен мати нотаріально оформлену довіреність від «хазяїна» документа. У ній слід зафіксувати право довіреної особи на отримання книжки довірителя, а також на виконання інших дій, пов'язаних з цим дорученням (наприклад, поставити свій підпис у книзі обліку руху трудових книжок).

І варіант третій - лист з повідомленням не отримує відповіді. В цьому випадку трудова книжка повинна залишитися на зберігання в організації.