Як погоджувати документи

Працюючи співробітником організації, в обов'язки якого входить внутрішнє і зовнішнє узгодження документів, необхідно володіти чіткою інформацією про те, які відділи компанії відповідають за їх візування.

Визначтеся з документом, який необхідно узгодити. Складіть план, вказавши черговість звернення до відділів організації. З'ясуйте терміни виконання роботи, переговоривши з кожним співробітником всіх підрозділів компанії, відповідальних за візування документа.

Уважно стежте за термінами узгодження документа, швидко реагуйте на будь-які зміни, що вносяться до нього співробітником відділу. Якщо виникають будь-які сумніви щодо внесених в документ правок, обов'язково проконсультуйтеся з фахівцями організації, уточнивши всі нюанси. Це допоможе в подальшому скоротити час узгодження і дозволить юридично грамотно оформити документ.

У кожному відділі організації після проходження процедури узгодження на документі ставиться віза. Це може бути штамп відділу або гриф «Погоджено» із зазначенням посади співробітника, його прізвища і підписи. Простежте за тим, щоб кожен працівник, який відповідає за узгодження документа, правильно його завізував. В іншому випадку, він не буде підписаний керівником організації.

Останньою ланкою, візує документ, є керівник підприємства. Документ вважається узгодженим юридично грамотно тільки при наявності підписів керівництва, працівників усіх відділів, печатки або штампа підприємства.

При зовнішньому узгодженні документів, що вимагають їх візування різними установами, ознайомтеся зі списком організацій, в які належить звернутися. Дізнайтеся детальну інформацію про відділи, їх співробітників, що займаються узгодженням. Зателефонуйте ними або відправте повідомлення по електронній пошті, уточнивши необхідний перелік документів. Узгодьте час зустрічі.

Підготуйте для співробітника установи, що займається зовнішнім узгодженням документів, перелік питань, пов'язаних з термінами візування і процедурою внесення змін. Складіть офіційне заявлення за встановленою формою, вказавши перелік документів, що підлягають узгодженню. Контролюйте терміни візування документів і правильність їх оформлення.

Постанови, акти, а також різні рішення не відносяться до документів, що підлягають узгодженню. Візуванням документів займаються відділи, діяльність яких безпосередньо пов'язана з необхідністю здійснення контролю над виконанням дій юридичного або іншого характеру, відображених в тексті документа.

Особи, відповідальні за узгодження документів, визначаються відповідальним виконавцем. Найчастіше ними стають посадові працівники, які виконують свої обов'язки відповідно до посадової інструкції.

• Економічний словник. візування документа
• Документознавство
• як оформляється узгодження документа