Як перерахувати зарплату, якщо співробітник запізнився із заявою на стандартний вирахування по ПДФО
Якщо ваша компанія на «спрощенку»
Рекомендації цієї статті стануть в нагоді і тим компаніям, які платять «спрощений» податок.
На підставі яких документів працівникові можна надати відрахування
Ви знаєте, що отримати стандартні відрахування на себе або дитини працівник може, написавши відповідну заяву. Зазвичай при прийомі на роботу або після народження дитини. Писати заяву щороку не потрібно.
Відрахування на самого працівника сьогодні становить 400 руб. Він покладається до тих пір, поки його дохід не перевищить 40 000 руб. Розмір дитячого вирахування в даний час - 1000 руб. на кожну дитину. І надають його щомісяця до тих пір, поки сукупний дохід працівника не перевищить 280 000 руб. за рік.
За порогової сумою легко простежити, якщо працівник з початку року працює у вашій компанії. А якщо він влаштувався в організацію протягом року, то попросіть, щоб він приніс вам довідку за формою 2-ПДФО з попереднього місця роботи. У ній якраз вказують суму заробітку і утриманого податку. Якщо ж протягом року він ніде не працював, це підтвердить трудова книжка.
Нагадаємо, що на дитячі відрахування претендують всі батьки, їх подружжя, опікуни та піклувальники, у яких є діти до 18 років. А також до 24 років, якщо вони навчаються за очною формою. Крім того, самотні батьки можуть отримати дитячий відрахування в подвоєному розмірі. Це зазначено в підпункті 4 пункту 1 статті 218 Податкового кодексу РФ. Тому разом із заявою на відрахування працівник повинен представити свідоцтво про народження дитини, копію паспорта з відміткою про нього, свідоцтво про реєстрацію шлюбу або документи, які підтверджують те, що людина, навпаки, в шлюбі не перебуває. І якщо це буде потрібно, то і довідку з навчального закладу.
Як перерахувати ПДФО і повідомити працівника про переплату, якщо заяву на відрахування подано із запізненням
Відзначимо важливий момент. Повернути надміру утриманий ПДФО ви можете тільки за поточний рік. Якщо ви помилково утримали податок за попередні періоди, то відшкодувати його працівнику зможе тільки інспекція (п. 4 ст. 218 Податкового кодексу РФ). Для цього він повинен особисто звернутися в ИФНС за місцем проживання із заявою на повернення і декларацією за формою 3-ПДФО.
Приклад 1: Перерахунок ПДФО у зв'язку з тим, що заява на відрахування працівниця подала із запізненням
Заробіток А. А. Льодовій за 10 місяців склав 200 000 руб.
Так як протягом двох місяців дохід працівниці був не вище 40 000 руб. за цей час їй надавався стандартний вирахування в розмірі 400 руб. Решта 8 місяців відрахувань не було.
Оподатковуваний база при цьому склала 199 200 руб. (20 000 руб. 8 міс. + (20 000 руб. - 400 руб.) 2 міс.).
ПДФО було утримано в розмірі 25 896 руб. (199 200 руб. 13%).
За підсумками всіх 10 місяців дохід А. А. Льодовій не перевищив поріг в 280 000 руб. Значить, кожен місяць їй покладався стандартний відрахування на дитину в розмірі 1000 руб. Бухгалтер перерахував оподатковувану базу. Вона склала 189 200 руб. ((20 000 руб. - 1000 руб.) 8 міс. + (20 000 руб. - 1000 руб. - 400 руб.) 2 міс.)). Отже, зменшився і розмір ПДФО. Він склав 24 596 руб. (189 200 руб. 13%).
База по ПДФО знизилася на 10 000 руб. (199 200 - 189 200), а переплата з податку склала 1300 руб. (25 896 - 24 596).
Як повернути податок за всіма правилами
Працівник захотів отримати назад живі гроші? Тоді йому треба написати ще одну заяву - про повернення належних йому сум. У ньому він повинен привести реквізити рахунку, на який буде перераховано кошти, так як повертати ПДФО можна тільки в безготівковому порядку. Таке правило містить пункт 1 статті 231 Податкового кодексу РФ. Перерахувати гроші треба буде протягом трьох місяців з того моменту, як отримано заяву.
Повернути податок працівникові можна тільки за безготівковим розрахунком.
Повернути ПДФО можна за рахунок сум податку, які ви утримуєте як з заробітку цього працівника, так і з інших працівників. Тобто за рахунок ПДФО із заробітної плати всього персоналу.
Приклад 2: Повернення зайво утриманого ПДФО
Скористаємося умовами прикладу 1. Переплата по ПДФО у Льодовій становить 1300 руб. Льодовий написала заяву на повернення надміру сплаченого податку.
Як зарахувати переплату в рахунок майбутніх відрахувань
Якщо сума переплати невелика, то найпростіше податок не повертати працівнику, а зарахувати в рахунок майбутніх відрахувань з його заробітної плати. Так, ви можете зменшити суму ПДФО за поточний місяць на суму переплати з податку, яка виникла з початку року. Про це сказано в пункті 3 статті 226 Податкового кодексу РФ.
Приклад 3: Зарахування переплати з ПДФО в рахунок наступних утримань
Перевірте, чи правильну ставку ПДФО ви застосовуєте
Якщо у вашій компанії стало більше співробітників-резидентів, перерахувати ПДФО допоможе онлайн-калькулятор на нашому сайті.
Головне, про що важливо пам'ятати
1. Якщо працівник приніс заяву на відрахування із запізненням, то потрібно перерахувати ПДФО, який ви утримували з його доходів з самого початку року.
2. Зайве стягнутий податок можна повернути або зарахувати в рахунок майбутніх відрахувань із заробітної плати працівника.