Як оплачується відрядження на один день в 2019 році, фінансовий базис
Як вчинити в цьому випадку? Як правильно оформити документацію, що говорить про це чинне трудове законодавство? Які тонкощі оформлення подібної поїздки, і як вона оплачується?
терміни відрядження
Працівник може направлятися в інший населений пункт для співпраці з іншою організацією, найчастіше це тимчасова робота, яку потрібно зробити самому або проконтролювати процес. Як таких мінімальних тимчасових обмежень щодо терміну перебування у відрядженні в Трудовому кодексі та інших нормативних актах не заявлено. Рекомендацій, яких варто дотримуватися, юристи теж не дають, тому відрядження може тривати всього один-єдиний день.
Але що робити, якщо тривалість робочої поїздки триває довше 40 днів? У законі описується наступний порядок оформлення відрядження: одна відрядження припиняє свою дію, а друга відновлюється і набирає, коли видається новий наказ.
Тепер про від'їзд у робочих справах в один день - це теж службове відрядження, який би короткою вона не була.
Кого не можна відправити у відрядження
Одноденна поїздка по роботі теж вважається відрядженням, тому щодо неї діють ідентичні тривалої поїздки положення і правила. Як керівництво, так і бухгалтер повинні знати, що далеко не кожного співробітника дозволено спрямовувати в інший населений пункт для виконання робочих завдань. Відносно працівників, котрі можуть виїхати, діє цілий список обмежень.
Отже, роботодавець не має право складати наказ про відрядження для таких фізосіб:
- вагітних жінок;
- неповнолітніх співробітників;
- жінок, у яких є діти у віці до 3-х років, дозволяється відправляти в поїздку, якщо отримано їх письмову згоду, що додається до наказу;
- якщо у дитини до 3-х років немає матері, але є тільки батько, щодо батька діє попереднє правило;
- не можна оформити відрядження на співробітника, який доглядає за хворим членом сім'ї або інвалідом, підтвердження тому - медичний висновок або документ про присвоєння інвалідності;
- заборонено законодавством направляти в поїздку по роботі співробітників, які працюють по учнівському угодою.
- посадові особи отримають штраф від 1 000 до 5 000 рублів;
- для юридичних осіб покарання становить 30 000 - 50 000 рублів, а можливо, і призупинення роботи на період аж до 90 днів;
- якщо посадові особи і раніше порушували трудове законодавство, їх можуть дискваліфікувати з посад від 1 до 3 років.
Порядок оформлення відрядження
Незважаючи на короткий термін робочої поїздки, відрядження, що триває один день, теж вимагає оформлення належним чином. Покрокова інструкція зі складання документів виглядає так:
- Начальник відділу пояснює директору організації необхідність відправити співробітника в робочу поїздку, в зв'язку з чим заповнюється службове завдання за затвердженою законодавцями формою № Т-10а. Посадова особа обов'язково передбачає накреслення мети і завдання майбутньої поїздки.
- Виходячи з тексту службового завдання, формується наказ керівника по фірмі. Коли в призначений кінцевий пункт їде 1 працівник, діє форма № Т-9, якщо їх двоє і більше - скористайтеся формою № Т-9а.
Ще один важливий нюанс при оплаті відрядних - це надання працівником авансового звіту. Документ налічує 3 листа:
- У шапці вказується скорочене найменування підприємства, кодування по ОКУД і ОКПО. Нижче підраховується сума витрачених коштів, на які складено звіт, проставляється дата заповнення паперу. Обов'язково затверджується посаду керівника організації і записується П. І. Б. підзвітної особи. На 1-му титульному аркуші бухгалтер вписує відомості по залишку з попередніх авансів і реально витрачену суму, отриману шляхом підсумовування коштів за поданими чеками. Що стосується бухобліку, проводки зачіпають дебет 26 і кредит 71 рахунку.
- Другий лист являє собою розписку, де вказана величина за звітом, також запис про перевірку бухгалтером робить сам бухгалтер.
- На 3-му і наступних сторінках розписується деталізація витрат, обов'язково фіксуються за чеків дати і нумерація документів по витратах, на які потреби і в якій кількості були витрачені гроші. Нижче підзвітна особа розписується, тим самим підтверджуючи власні витрати і видані йому добові.
- До авансового платежу прикладаються чеки, квитки за проїзд, оплата вечері в кафе, оплата готельного номера.
Як виплачуються добові
Однак відомі й зворотні рішення, коли інспекція була не права, зажадавши обчислення по ПДФО. Якщо ПДФО не стягується, то і страхові внески робити теж немає необхідності.
Що ще оплачує роботодавець при відрядженні в один день
Обов'язок роботодавця - по приїзду співробітника з робочої поїздки відшкодувати витрати, яких зазнав трудящий. Серед найпоширеніших виділяються:
- витрати на проїзд;
- витрати по оренді приватної житлової площі або готельного номера в готелі;
- добові;
- інші витрати, які змушений був понести працівник в ході відрядження, незалежно, давав на це добро керівник підприємства чи ні.
Якщо ПДФО все ж обчислюється, при підрахунку кінцевої суми обов'язково включаються гроші, витрачені на складання та подання візових документів, паспортів, посвідчень особи, ваучерів, запрошень і інших подібних видів документації. Сюди також входять збори, які надають право в'їзду, проходу або транзиту будь-якого типу транспортних засобів, за використання території, де розміщені морські канали та інші важливі прохідні споруди, без яких досягти потрібного населеного пункту не представляється можливим.