Як оформляється відрядження за кордон, розрахунок добових і норми оплати витрат, умови в 2019

Хто може стати закордонним відрядженням, а хто не може

• вагітних;
• громадян з інвалідністю, пов'язаної з обмеженнями на роз'їзну діяльність;
• які не досягли повноліття, за винятком людей творчих професій, наприклад, на час здійснення зйомок;
• працівників, які перебувають у навчальному відпустці, якщо тільки поїздка не має зв'язку з навчанням.

За умови згоди співробітників дозволяється відправляти у відрядження за кордон:

• одиноких батьків;
• одиноких батьків малолітніх дітей до 5 років;
• працівників, у яких знаходяться на утриманні діти з інвалідністю;
• піклувальників або опікунів неповнолітніх;
• Співробітники, на яких покладено обов'язок догляду за важкохворими родичами.

Робочі відрядження, в тому числі закордонні, регламентуються Трудовим кодексом РФ

Приводом для відрядження за кордон зазвичай буває запрошення на міжнародну конференцію, виставку або виробнича необхідність.

Щоб правильно оформити документи, існує покрокова рекомендація:

Роботодавець видає наказ за встановленою формою Т-9, якщо відряджається один співробітник і Т-9а, якщо відправляються в поїздку кілька співробітників.

Закордонне відрядження оформляється так само, як і звичайна, але в наказі вказуються не тільки місто і організація, але і країна

Кадровики роблять спеціальні позначки в Книзі обліку відряджень, уточнюючи конкретні дати. У табелі також відзначаються відрядження дні кодом «К» або «06».

Іноді складається завдання про службове відрядження, хоча ця форма на даний момент не є обов'язковою.

Чи потрібно посвідчення про відрядження

У законодавстві України відбулися зміни щодо положення про відрядженнях, зокрема скасовано необхідність видачі посвідчення про відрядження для далекого зарубіжжя. Тепер це є головною відмінністю від поїздок по українській території і країнам СНД. Законодавці визнали безглуздим нагромадженням зайвих документів, адже в паспорті і так проставляється відмітка про перетин кордону із зазначенням всієї необхідної інформації (дати і назви країни). Після закінчення відрядження до звіту додаються копії тих сторінок паспорта, де вказані дані позначки. Наявність квитків на поїздку туди і назад також стане доказом перебування у закордонному відрядженні.

Посвідчення про відрядження потрібно тоді, коли в закордонний паспорт не ставиться відмітка про перетин кордону. Це стосується поїздок поУкаіни і країнам СНД.

Командіроочное посвідчення знадобиться для поїздок в країни СНД, де при перетині кордону не ставиться відмітка в закордонний паспорт

Таблиця: документи, що оформляються при відрядженнях

Приклад розрахунку добових

До цієї компанії локальним актом встановлено норми добових:

• поУкаіни - 1000 руб;
• по Німеччині - 90 євро;
• по Італії - 100 євро;
• по Швеції - 120 євро.

Виходячи з цих нормативів, проводиться наступний розрахунок:

Всього до виплати належить:

3000 руб. + 90 євро + 100 євро + (120 євро х 5) = 3000 руб. + 790 євро.

Процедура відшкодування витрат

Після повернення з відрядження працівник складає звіт і надає в бухгалтерію всі первинні документи: платіжні документи всіх видів (квитки, квитанції про оплату консульського збору, посадочні талони), роздруківка електронного квитка.

Співробітники бухгалтерії вважають всі витрати, понесені в ході відрядження, за мінусом раніше виплаченого авансу. Ця сума відшкодовується працівникові. Якщо частина авансових грошей залишилася невикористаною, вони здаються в касу.

Співробітник зобов'язаний відзвітувати про витрачання виданих перед відрядженням засобів

Факт виїзду за кордон і повернення на батьківщину відзначається митною службою. Такі позначки зі штампами робляться в закордонних паспортах. При звітах після поїздки в країну СНД необхідно докласти проїзні квитки і посвідчення про відрядження з печатками.

У положенні про відрядження обумовлені правила обліку витрат на проживання, бронювання готельного номера або наймання житла. Нерідко, з метою економії, вигідніше не брати номер в готелі, а орендувати житло. У цьому випадку співробітник повинен зберегти один екземпляр договору оренди і прикласти його до звіту.

Зрозуміло, що закордонне відрядження вимагає значних витрат, часом набагато більших, ніж усередині країни. У зв'язку з цим потрібні доказові документи про всі витрати. Відряджений повинен зберегти чеки, квитанції, квитки, талони - все, що може бути свідченням витрачених коштів.

Всі витрати відрядженого за кордоном оплачуються тільки після пред'явлення документів, що підтверджують оплату

Якщо співробітник відправляється в закордонне відрядження на особистому автотранспорті, він повинен зберегти чеки з АЗС, що підтверджують витрати на пальне.

Якщо поїздка здійснювалася на службовому автомобілі за письмовим дозволом керівництва, в бухгалтерію пред'являється шляховий лист і всі платіжні документи про транспортні витрати. Крім того, здається копія техпаспорта автомобіля і довіреності.

Останнім часом підприємливі керівники часто використовують орендований транспорт, що вигідніше в економічному плані, ніж купувати автомобіль і містити водія. При використанні такого транспорту в закордонному відрядженні, до звіту слід додати:

• екземпляр договору;
• акт про повернення автомобіля;
• квитанції про оплату оренди.

Відрядження може також зазнати інші витрати, пов'язані, наприклад, з пересуванням у міському транспорті, по платних дорогах, каналам, проходах. Дуже важливо зберігати всі платіжні документи.

Можливість здійснення закордонних поїздок і відносно нескладна процедура їх оформлення грає позитивну роль в розвитку бізнесу. У творчій сфері також відкриваються набагато ширші можливості для обміну досвідом, просування досягнень в галузі мистецтва, що благотворно позначається на іміджі країни.