Як навчитися управляти своїм часом або тайм-менеджмент для початківців

1. Реально ставитеся до часу.

Це найперше, що вам потрібно для себе визначити перед включенням тайм-менеджменту в своє життя. У добі 24 години і як би ви не прагнули додати до цього ще пару годинок - нічого не зміниться. Збільшувати робочі години шляхом позбавлення себе сну, їжі і відпочинку поруч з близькими і коханими людьми - не справа. Для кого-то звичайно це і вихід, вирішуйте самі. Але багато не завжди означає краще. Плануйте справи таким чином, щоб вони не забирали у вас вашого особистого часу, який ви присвячуєте здоров'ю і близьким. Зіпсувавши здоров'я одного разу досить сильно (навіть шляхом поганого харчування) - відновити це буде вкрай важко. Ми завжди думаємо, відмахуючись, що: "Зі мною такого не станеться. Ще годинку і я буду ближче до своєї мети!" - і як підсумок втрачаємо здоров'я і довіру близьких найнесподіванішим чином. Я пройшла через це на власному досвіді і скажу, що озираючись назад бачу свої помилки і жодна робота цього не варто.

2. Навчіться записувати свої плани.

Той факт, що ви записуєте те, що плануєте зробити завтра, ще не перетворює вас в людини з поганою пам'яттю. Навпаки, знаючи що важливого тобі потрібно зробити сьогодні і бачачи це своїми очима, простіше зібратися, зробити і нічого не забути.
На цьому етапі у нас кілька прийомів фіксування інформації: календар, органайзер і електронний гаджет. Останній прийом я не рекомендую, хоча це може бути справою смаку, але все ж в електронні органайзери пункти можна додавати до нескінченності, налаштовувати їх відправляти вам листа з нагадуваннями, які ви, навіть не прочитавши, будете відправляти в корзину, тому що будете собі завжди говорити "пам'ятаю, пам'ятаю".
Папір набагато ефективніше для запису своїх планів. Прийом органайзера - вести зошит, куди ви і будете записувати все, що необхідно зробити - вже краще, але працює через раз. Чому? Тому що органайзер над відкрити! І саме тому, особливо на початку, це працює через раз.
На перший період краще скористатися прийомом календаря. Про цей прийом я вже писала в пості про мотивацію:

Намалювати собі свій календар

Календар відмінно працює і привчає слідувати запланованого. Звичайно, просто мелькаючи у вас на очах, календар не почне працювати сам. Необхідні і ваші зусилля до цього.

3. Розставте пріоритети,

з огляду на своє бачення життя і ваших цінностей в ній.

Брак часу - насправді невміння розставляти пріоритети.

Знаходьте час, щоб радіти життю.

Розставляти пріоритети необхідно як і в глобальному сенсі, враховуючи вашу роботу, хобі та плани на майбутнє, так і розставляти пріоритети серед вашого списку справ щодня.

1. Виділіть з усіх своїх занять і захоплень найважливіше для вас на даному етапі життя, з огляду на перспективи розвитку того чи іноді справи в щось більше і цінне для вас. Краще, щоб їх було від одного до трьох максимум, звичайно, може бути і чотири, і п'ять, але вам буде набагато важче, і розвиток для кожного з них буде не таким сильним яке могло б бути.
Виходячи з обраних вами цілей пріоритетів, складаючи щоденний список справ, справи пов'язані з ними будуть займати основні позиції по важливості виконання.

2. Виділивши основне, виділяємо другорядне, тобто то, що, можливо, з часом стане супроводжувати цілям з головного списку. Відзначимо тут так само різні хобі, то, що ви робите за настроєм, заради задоволення і довгострокові цілі.

Складаємо пріоритетний список справ:

Візьміть свій список цілей і докладно розберіть кожен пункт, розкладаючи мета на список справ, які ви можете почати робити вже зараз, щоб наближатися до її здійснення. Справи з першої частини списку будуть головними, а з другої - другорядними. Але це не означає, що цим ви будете займатися кожен день - ви самі встановлюєте терміни і частоту роботи над своїми цілями. наприклад: два рази на тиждень, годину в день, раз на тиждень, кілька разів на місяць і так далі.

Якщо правильно розставити пріоритети, вам не знадобиться гнатися за двома зайцями. Коли ми постійно чимось займаємося, щоб вважати, що не дарма витрачаємо час, і в той же час добиваємося небагато чого, значить, у нас симптом "обростання справами".

Щодня плануйте тільки одне - два великих справи. які ви доведете від початку до кінця. Якщо задумане вами не вкладається в один день і вимагає більшого часу - розбивайте така справа на кілька етапів, включаючи по одному - два з них в кожен свій день до того, поки не здійсните задумане. Наприклад, ви можете виділяти всього 2 великих і кілька другорядних справ і доводити їх до кінця, а решту часу витрачати на відпочинок, проводити їх з близькими, займатися чим завгодно з чистою совістю.

Чим частіше ми відволікаємося, приділяємо увагу іншим справам, тим швидше втрачаємо зосередженість, добиваємося посередніх результатів і не отримуємо задоволення.

4. Звіт про витрачений час.

Чесно оцінюйте свій час, витрачений на справи. Ми часто самі собі здаємося дуже зайнятими, заповнюючи кожну секунду метушливої ​​метушнею, хоча насправді просто уникаємо необхідних справ.
Наведу як приклад свій досвід. Працюючи над одним завданням по 16 годин на день, я отримувала результат Х. Надалі я вирішила працювати над цією метою по 4 години на добу, але ні на що не відволікаючись, і стала отримувати результат, який перевершив результат Х в кілька разів.

Спробуйте не менш трьох разів на день в певний час задавати собі питання:

"Придумую я собі заняття, щоб відмахнутися від важливого?"

5. Відрізняйте корисне від марного.

Показна зайнятість - різновид ліні: ми вдаємося до неї, коли нам все одно, чим займатися, аби не думати. Стогнати під тягарем справ так само непродуктивно, як байдикувати, тільки набагато неприємніше.

Припустимо ви сідаєте за комп'ютер і починаєте займатися одним із завдань. Заваривши собі смачного чаю, ви вирішуєте між справою заглянути що там в "vkontakte" і обов'язково перевірити всі новини. Потім ви згадуєте, що напевно щось красиве могло з'явитися в "tumblr" або може вас перепостили в "twitter". Картинка чіпляється за картинку і вам приходить в голову, що плейлист, під який весь цей час "працюєте", абсолютно не підходить вашому настрою на сьогодні і взагалі набрид, треба терміново додати нові треки. і звичайно ж відразу після цього повернутися до справ. Як підсумок витрачаються багато годин на те, що насправді особливої ​​ролі зараз ніяк не грає. Як тільки ви відчуваєте, що зависли, задайте собі вголос питання: "Це мені дійсно треба? Мені це стане в нагоді в найближчих справах?".

Або такий розклад. Ви призначили на день собі важливе і довгий справу (години на два), яке треба виконати, але яке так не хочеться робити. І тут вам приходить ідея зайнятися сортуванням фільмів на жорсткому диску - це ж теж важливо. Або краще прочитати ту цікаву статтю в новому журналі. Погоджуся, можливо це дійсно важливо для вас, але якщо ви призначили справу, яке треба довести до розуму, краще закінчити його. Приклейте до монітора записку з питанням, яке ми ставили вище, але трохи конкретніше: "придумуємо ви собі дрібні заняття, аби уникнути важливих справ?"

Ось дві азбучні істини, які варто запам'ятати:

1. Навіть сумлінно виконане, але дріб'язкова справа не перестане бути дріб'язковим.
2. Якщо на завдання витрачається багато часу, важливості їй це не додає.

6. Не хапайтеся за кілька справ одночасно.

І не перестрибуйте від однієї справи до іншого. Більше - не завжди означає краще. Можливо у вас виходить зробити всі діла одночасно - це здорово. Але в більшості випадків, навіть коли ми ніби як все зробили, метаясь з боку в бік, якість виконаної справи постраждає.
На своєму прикладі скажу, що бували моменти, коли мені здавалося, що я встигаю відповідати всім і всюди, одночасно доробляючи інтерв'ю і поглядів кіно. Через тиждень, тексти виявлялися нудними, фільм я погано пам'ятала, а друзі думали, що мені нецікаво з ними, так як я постійно раз у раз зникала. Довелося все переробляти.

І зворотна ситуація. Буває так, що кинути справу на півдорозі корисніше, ніж його закінчити. Вчіться вчасно кидати непродуктивні справи. зрозуміло якщо цього від вас не вимагає ваш бос.

Якщо вам не хочеться кілька годин сидіти за одним і тим же ділом - встановлюйте таймер на кожну частину завдання. Наприклад: "Зараз я 30 хвилин буду переводити цю статтю про рослини і тільки після цього сяду дивитися кіно. А після кіно ще 30 хвилин, щоб закінчити статтю і відправити її замовнику." Напевно зараз для вас все це виглядає смішним і надто допитливим, але якщо вам хочеться досягти продуктивності від своїх завдань і мати по-справжньому вільним часом, то потрібно буде подружитися з термінами.

7. Позбутися зайвого.

У тому числі і від страху. Наші страхи самі злі вороги. тому що знаходяться до нас ближче всього іншого і знають на які місця тиснути, щоб до них прислухалися. Ось приклад деяких страхів, які люди відчувають сідаючи за здійснення своїх завдань:

• Поставлені завдання недостатньо дотепні, необхідні, розумні, потрібні кому-небудь крім вас, не принесуть ніякої користі, не приносять користі і так далі. Все можливо, якщо в це вірити. Якщо ви заздалегідь будете вірити в свою невдачу - вона неодмінно прийде до вас.
• Здійснення вашої ідеї збентежить вас або зажене в кут, ну або ви просто не впораєтеся з віддачею від результату. Якщо ви по-справжньому хочете, щоб ваша задача знайшла успіх, потрібно зібратися і йти до неї. А в іншому, будь-яка віддача - це вже результат і ви знайдете до неї підхід.
• Поставлена ​​вами мета - смішна, та й просто ви не здатні придумати щось хороше. Без паніки. Сотні разів в інтерв'ю успішних людей (в тому числі творчих) я Новомосковскла, що вони і не підозрювали, що їх ідея знайде успіх - вони просто вірили в неї і йшли до її здійсненню яким би нереальним їм це не здавалося. І прийшли! Беріть приклад з людей у ​​яких все вийшло. Дотримуйтесь вашим ідеям!
• У вас недостатньо природного таланту до вашої ідеї і ймовірно це просто не для вас - треба кинути і повернутися на "своє" місце. Як би не так. Повертаючись до прикладу вище про успішних людей: як часто хтось, хто з юності займався чимось одним, усвідомлюючи свою схильність до цього від народження, знаходили себе вже в дорослому віці в зовсім іншому! Бувають випадки, коли справа одне і найулюбленіше з дитинства і до старості, але в цьому світі безліч прикладів іншого ходу. Ви самі визначаєте для себе скількома речами ви хочете займатися серйозно протягом свого життя, головне - отримувати задоволення від процесу!

І це лише мала частина страхів. Будьте чесні з собою і не бійтеся подивитися своїм страхам в обличчя.

Так само в цьому пункті я хочу розповісти про "законі Парето" або як його називають зараз - "принцип 80/20". Його творець - економіст і соціолог Вільфредо Парето (1840-1923) - в своєму основному праці Парето виклав відкритий ним закон про розподіл доходів. Його формула демонструвала розподіл багатства в суспільстві: володарями 80% доходів і благ були 20% населення.

Але ця формула отримала застосування не тільки в економічній сфері, але і до інших питань, залежно від контексту. наприклад:

З 20% причин виникають 80% наслідків;

20% витрат зусиль і часу дають 80% результату;

І так далі. Співвідношення можуть і посиляться - 90/10, 95/5, 99/1, але все ж мінімальне, до якого варто наближатися, - 80/20.

Як даний принцип може допомогти вам? Застосовуйте його до деяких хвилюючим вас питань. Почніть з основних двох питань, які варто собі задати:

Які 20% джерел створюють 80% моїх проблем і невдач?

Які 20% ресурсів приносять 80% бажаних результатів і радощів?

Після досягнення певного віку читання занадто сильно відволікає розум від творчих пошуків. Людині, який занадто багато Новомосковскет і занадто мало думає, стає лінь думати.

Майже вся інформація забирає час, робить негативний вплив, ніяк не відноситься до наших цілей і знаходиться за межами сфери нашого впливу.

Якщо є необхідність в більш кардинальних діях - знайти вміння ігнорувати або відсівати ту інформацію і ті деталі, які не належать до вас безпосередньо, не спонукають до дії, не є важливими - перший крок - перехід на нізкоінформаціонную дієту.

коротка пам'ятка користування словами Тімоті Ферріса:

"У морозива та інформації чимало спільного." Знімання чуть-чуть, всього полложечкі "- такий же прийом, як" сунусь в Інтернет всього на хвилиночку ". Перетерпить ломки хоча б протягом п'яти днів, виконуючи наступні правила:

Чим зайняти місце, що звільнилося час? Проводьте більше часу, спілкуючись з друзями і близькими в живу, гуляйте. Під час робочого дня виконуйте завдання і цілі, що займають верхні рядки пріоритетів. Якщо вас сильно цікавить не сталося щось важливе в світі, запитайте про це за обідом кого-небудь, хто на вашу думку може це знати, і перервіть розмову як тільки зрозумієте, що відповідь вас ніяк не стосується. Тактовно, звичайно.

Уміння ігнорувати - один з прямих шляхів до душевного спокою.

Роберт Дж. Сойєр

9. Раціонально чи ефективно?

Ефективність - вміння виконувати роботу таким чином, щоб максимально наблизити поставлену мету. Раціональність - виконання поставленого завдання, якою б маловажной вона не була, найбільш економним способом.

Згадаймо "дві азбучні істини" (див. Пункт 5), про які ми говорили вище - дріб'язкова справа не перестає бути дріб'язковим, навіть якщо виконано на відмінно.

Ефективність має значення, але вона марна, якщо спрямована на нікчемні справи.

10. Встановлюйте терміни.

Для більшості людей, а особливо творчих особистостей, тягнути час так само природно як дихати. На це не звертають уваги, це нікому не цікаво, здав вчасно і добре. Може воно і так, але.

Відповідно до закону Паркінсона, завдання додає в значущості і складності відповідно до часу, яке на неї відпущено.

У цьому полягає магія дедлайну - крайнього терміну виконання. Якщо вам дається термін в 24 години, ви будете змушені повністю зосередитися на ділі, і відволікатися на щось інше у вас просто не буде часу. Якщо на цю ж задачу виділяється тиждень, то за перші шість днів ви встигнете зробити все, що не стосується справи, та ще й раздуете з мухи слона. Ну а якщо вам дали термін на місяць, то завдання розростеться в вашій уяві до стані монстра і забере все творчі сили - до кінця терміну вам буде жахливо противна навіть думка про завдання: "Як вона мені наділу!". Природно, що термін дедлайну повинен розраховуватися з обсягу роботи.

Як підсумок: кінцевий продукт при близькому дедлайн майже завжди буде більш якісним або принаймні рівнозначним тому, що народжується довго і болісно.

11. Помічаючи проблему, задавайте собі питання.

І не тільки проблему. Задавши собі вголос конкретне питання, допоможе швидше знайти відповідь. Постійно промовляти собі щось в голові - не завжди дієво. Працюючи над конкретно спрямованим питанням, ви майже відразу бачите причину його появи.

Щоб мати більше часу, треба менше працювати, а цього можна досягти комбінацією з двох способів:

1. скласти короткий список "що зробити";
2. скласти список "чого не робити".

Загалом, треба зайнятися всього двома питаннями:

1. Які 20% причин викликають 80% моїх проблем і бід?
2. Які 20% причин призводять до 80% бажаних для мене результатів і радощів?

Як варіант, щоб вам було простіше знаходити відповіді на ці питання, уявіть ситуацію з більш спрямованим питаннями. наприклад:

• Назвіть три основних заняття, якими ви звикли заповнювати час і при цьому відчувати себе зайнятою людиною. Які справи є для вас милицями?
• Хто ті 20% людей, які доставляють 80% радощів і рухають вас вперед, і хто ті 20%, з якими пов'язано 80% вашої депресії і гніву?
• Якби сьогодні я довів до кінця лише одну справу - то, за яке я вже взявся, приніс би цей день мені почуття задоволення чи ні?

Не бійтеся відповідати на питання і будьте чесні з собою. Це допоможе уникнути непотрібних вам ситуацій, а так само виділити свої сильні і продуктивні сторони.

Ніхто не поверне вам витраченого часу. не повернеться його назад. Робота роботою, але здоров'я і улюблені люди - це те, що можна втратити в будь-який момент, коли ви не будете цього очікувати. Цінуйте свій особистий час і правильно відпочивайте - не за комп'ютером, а в реальному житті.