Як навчитися ефективніше управляти своїм часом

На цю тему написано чимало книг і ще більше різних статей, і все ж люди не втомлюються говорити про тайм-менеджменті. І, незважаючи на те, що інформації про управління часом маса, більшість якось пропускають її повз себе. Або не хочуть витрачати час на прочитання книги, виправдовуючись браком часу.

У цій статті ми не будемо радити вам чергові книги, ви про них вже й так знаєте. Щоб зберегти ваш безцінний час, і щоб вам не довелося бродити «по інтернету» в пошуках придатних і корисних порад, ми всі їх зібрали в цій статті.

Практично кожної людини не влаштовує його продуктивність. Щоб зрозуміти, наскільки реальність відповідає вашим очікуванням, складіть список справ на день. Звичайно, цей список повинен бути в межах розумного, не потрібно собі влаштовувати життя Попелюшки і намагатися впихнути тижневий обсяг завдань в один день. Тверезо оцініть, скільки часу піде на кожне з цих справ. Потім, по закінченню свого дня, подивіться, скільки ви встигли, а скільки справ ще не було зроблено вами. Поясніть самому собі, чому вам не вистачило часу. Можливо, ви переоцінили свої можливості або недооцінили складність завдання, а можливо ви просто втратили багато часу даремно.

Готові посперечатися, що у вашому випадку відповіддю на питання «Чому я не встиг зробити те, що запланував?» Буде щось на зразок «Ну, я ходив на перекури / мені подзвонили / я залипнув в соцмережі і т.д.». Виходить, що ви просто неправильно впоралися зі своїм часом, дозволивши йому взяти верх над вами.

Отже, що ж потрібно робити для того, щоб перестати витрачати час даремно? Ми зібрали для вас поради, які написані в багатьох книгах по тайм-менеджменту, але тільки в цій статті вони подані коротко.

1. Заведіть щоденник

2. Поринайте в роботу повністю

Не потрібно будувати з себе супергероя, намагаючись працювати 36 годин на добу. Вмійте чітко розділяти відпочинок і роботу. Якщо ви прийшли додому і проводите час з сім'єю - будьте ласкаві віддатися цьому повністю (попередній пункт, знову ж). Тягаючи в своїй голові думки про роботу або, ще гірше, якісь робочі завдання, ви ризикуєте не тільки викликати роздратування і невдоволення своїх близьких тим, що робота для вас завжди на першому місці. Якщо ви не будете повноцінно відпочивати, ви не зможете набратися сил і відновити своє бажання працювати. Цінуйте свій відпочинок.

4. Призначайте собі дедлайни

Навіть якщо їх немає. Якщо вам потрібно щось виконати, і цьому завданню були поставлені чіткі терміни, то його все одно потрібно зробити рано чи пізно. Так ось краще це завдання зробити рано. Воно не буде висіти у вас над головою і вам буде легше. А ще дедлайни дозволяють підвищити продуктивність. Згадайте, як підвищується продуктивність у студентів під час сесії. А все через жорстких часових рамок, які підстьобують працювати не відволікаючись.

5. Розставте пріоритети

Це допоможе вам зрозуміти, що варто зробити в першу чергу, а що може і почекати. Важливі і складні справи завжди плануйте на ранок, адже продуктивніше працюється до полудня. Можливо, вам простіше працюється в інший час доби, але якщо ваш робочий день починається з ранку - все ж зробіть найважливіші справи до обіду. Якщо ви їх відкладіть на потім, то ви ризикуєте просто не встигнути їх зробити.

6. Делите великі проекти на невеликі завдання

Якщо у вас є якийсь величезний проект, думки про який змушують вас розгубитися, то розділіть його на пункти і ви побачитеся, наскільки простіше і зрозуміліше він став.

7. Плануйте зустрічі на ранок

Найчастіше знаючи, що чекає зустріч, ми боїмося розпочинати роботу над будь-яким завданням думаючи, що не встигнемо завершити його до зустрічі. Тому плануйте зустрічі на ранковий час, щоб після них зі спокійною душею зайнятися своєю роботою.

Якщо є можливість доручити якесь завдання комусь іншому - робіть це. Не завжди приказка «хочеш зробити добре - зроби це сам» правдива на ділі. Іноді краще і вигідніше віддати частину своїх справ іншому працівникові і зайнятися більш важливими завданнями.

9. Не прокрастініруйте

10. Об'єднуйте однотипні справи в блоки

Наприклад, вам потрібно піти на зустріч, відповісти на листи і зробити дзвінки. Це все завдання одного типу і їх варто об'єднати в блок і зробити все разом, не перериваючись на завдання іншого роду.

11. Робіть неприємні справи в першу чергу

Не потрібно відкладати найнеприємніші завдання на потім. Випишіть собі всі справи такого типу і робіть по одному в день. По-перше, ви нарешті-то зробите те, що повинні були зробити давно, а по-друге ви знімете зі своїх плечей цей тягар і отримаєте дозу мотивації. «З'їдайте жабу» в першу чергу, повірте, так буде простіше.

12. Працюйте в певний час

Свій організм можна привчити до чого завгодно. Працюйте щодня в один і той же час і тоді ваш мозок буде заздалегідь налаштовуватися на роботу.

13. Автоматизуйте все, що можна автоматизувати

14. Вчіться у більш досвідчених людей

Шукайте професіоналів у своїй сфері і вчіться у них. Знання допоможуть вам робити роботу швидше. Немає потреби винаходити колесо, просто прочитайте статті та книги по темі своєї роботи і застосовуйте знання на ділі.

15. Оцініть продуктивність своїх інструментів

Незважаючи на те, що всю статтю ми тільки і говоримо про більш швидкому виконанні завдань, не варто робити справи в поспіху. Виправлення помилок, які ви можете наробити, якщо будете поспішати, займе більше часу, ніж копітка і неспішне виконання завдання.

17. Наведіть порядок на робочому столі

Приберіть все непотрібне зі столу. Ніхто не говорить вам дотримуватися ідеальний порядок, не всім зручно працювати за порожнім столом. Не варто тримати на своєму робочому столі речі, які можуть вас відволікти. Приберіть всі відволікаючі штуки і залиште тільки те, що стане в нагоді вам під час роботи.

18. Не бійтеся відмовити

19. Не бійтеся експериментувати

Іноді придуманий вами метод роботи може виявитися для вас більш ефективним, ніж всі існуючі методи разом узяті. Так що не бійтеся щось змінювати в своєму робочому процесі. В крайньому випадку ви завжди можете відновити старий режим роботи.