Як налагодити облік в 1с бухгалтерії 8

Якщо облік не чіпати - він сам налагодиться

Є прекрасний продукт 1С: Бухгалтерія 8. Цілком зрозуміло, що це програма для автоматизації бухгалтерського обліку. Однак налагодити цей облік можна сильно по-різному. Можна навіть сказати так: облік сам собою налагодиться. І налагодиться точно під тих, кому цей облік потрібен.

Пояснимо. Ну припустимо керівнику абсолютно все одно - що там в програмі 1С: Бухгалтерія робиться. Нехай робиться все що завгодно, лише б перевірки з будь-яких органів не діставали. Тоді облік побудує сам бухгалтер. Побудує рівно настільки наскільки це треба керівнику і цим самим органам.

Приклад з нашої практики. Організація працює на ССО - 6%. Варто розкішна програма автоматизації обліку. І в ній приходить бухгалтер б'є банк, касу і веде зарплату. І це вірно. Хтось запитає чому? А ми відповімо. Бухгалтеру для сплати податків вистачає фіксації виручки, тому він б'є банк і касу. Для звіту до фондів і по ПДФО - він веде зарплату.

Ніякі основні засоби в програму не внесені. А навіщо? Керівник цього не вимагав. Взаєморозрахунки з контрагентами не ведуться. А для чого? Реалізації в програмі немає. Адже на податки вона не впливає. Керівник такого завдання не ставив. І багато ще чого немає. Зате є каса, банк і зарплата. Керівнику цього вистачає для роботи. Іншу інформацію він охоплює і утримує тільки відомим йому способом.

А бухгалтер сам собі не ворог. Навіщо вносити зайву інформацію, яка нікому не буде потрібно. Не варто робити зайву роботу, яка нікому не потрібна і за яку додатково не заплатять. І облік сам собою виходить таким, яким він затребуваний. Якщо потрібні тільки податки, то облік буде строго «податковим». І в ньому буде тільки та інформація, яка потрібна для податків. І якщо облік не потрібен керівнику, то в ньому нічого для керівника і не буде.

Відразу відзначимо - приклад, який ми привели - він чи не єдиний в нашій практиці. В основному всі чогось хочуть від автоматизації. Якийсь інформації, яка допоможе роботі і управління.

Тому ми спробуємо тут і в інших випусках поділитися деяким нашим досвідом автоматизації обліку в 1С: Бухгалтерія 8. А наш досвід - це наша думка. Може бути, воно і не всім сподобається, і не всі з них погодяться. Але! Навіть якщо хтось і не погодиться - це вже користь. Щоб не погодитися, спочатку треба придумати заперечення.

Моделюємо підприємство за допомогою бухгалтерії

Бухгалтерський облік - це спосіб моделювання роботи підприємства. Яка на фіг однаковість обліку на різних підприємствах. Або у нас, все що робимо, а все кулемет виходить? Підприємства різні, значить і моделі, з них побудовані, теж будуть різними. І звідси відразу виходить простий висновок: щоб побудувати правильну модель підприємства - треба розібратися - як воно працює. Щоб налагодити правильний бухгалтерський облік на підприємстві - треба розібратися в роботі цього підприємства.

Ось ця проста думка - вона якось не до всіх людей доходить. Хтось думає, що достатньо вивчити дві тисячі проводок і прочитати двадцять ПБО, щоб вміти налагодити бухгалтерський облік де завгодно. Дозволимо собі не погодитися з цим. Знати проводки і ПБО - це абсолютно необхідно. Але зовсім недостатньо для налагодження правильного обліку на конкретному підприємстві.

Спочатку треба «зреагувати» як працює підприємство. Потім намагатися цю роботу змоделювати бухгалтерськими операціями. А інакше, якщо при моделюванні ми відкинемо особливості роботи підприємства як несуттєві, то навряд чи у нас вийти правильна і корисна модель. Отже - щоб почати налагоджувати облік - треба розібратися в роботі підприємства. Спробуємо.

Розбираємося в роботі підприємства

Ну, ось так відразу візьмемо і розберемося? Це навряд чи. Адже підприємство - штука непроста. У ньому багато чого буває. Підприємство складається з окремих підрозділів. Вони якось один з одним працюють. І не тільки один з одним, але і з зовнішніми контрагентами. Тому поки не будемо метушитися, а візьмемо будь-яке найменше підрозділ. А нехай це буде, наприклад «Столярний цех». І спробуємо визначитися з урахуванням цього столярному Цеху.

Хлопці з Столярного Цехи цілими днями ходять по підприємству і чогось лагодять. Те двері, то вікна. А іноді і меблі. Буває і так, що вони щось у себе в цеху майструють для користі підприємства. Одним словом люди роблять корисну справу. Тому відразу хочеться зрозуміти - як це корисна справа враховується?

Враховуватися воно може по різному. Може у столярів є норми виробітку за день. Може у столярів є розряди. Але ми знову ж візьмемо приклад з нашої практики. Столяри просто так куди попало не ходять. Їх направляє, куди треба бригадир. І бригадир враховує, скільки годин вони провели там, де вони працювали. До кінця місяця є годинник роботи, і є місця, де ця робота робилася.

Можна, звичайно витончений. Побудувати облік так, щоб бачити - який конкретний столяр - де і яке діло робив. Може бути, один робив шафа, а інший ящики збивав. Робота різна, варто не однаково. Але ми викручуватись не будемо. У нас маленьке допоміжний підрозділ. Кожен працівник отримує оклад плюс якусь відрядну доплату. Залежно від досвіду і кваліфікації. Але в цілому суми невеликі. Тому для себе і визначимо: вироблення нашого столярного цеху буде вважатися в годинах відпрацьованих його працівниками. Направлятися ця вироблення буде на той підрозділ, в якому йшла робота. Будемо вважати, що ми розібралися з тим, що робить наш Столярний Цех. Він робить свою роботу для різних підрозділів, і ця робота вважається у нас в годиннику. Тепер треба відобразити передачу цих робіт іншим підрозділам. В 1С: Бухгалтерія 8, звичайно ж.

Робота для інших підрозділів в 1С: Бухгалтерія 8

Робота підрозділу підприємства для інших підрозділів цього ж підприємства відбивається в 1С: Бухгалтерія 8 документом «Звіт виробництва за зміну». І треба правильно заповнити цей документ.

Столярний цех - це допоміжний підрозділ. Працює для інших підрозділів. На сторону робіт немає. Або майже немає. Тому вироблення цього допоміжного підрозділу відображатимемо за рахунком 23 «Допоміжні виробництва».

У шапці документа «Звіт виробництва за зміну» заповнюємо поле "Счет затрат" = "23". і поле «Підрозділ витрат» = «Столярний цех».

Працюємо по порядку. Вводимо перший рядок.

Поле «Номенклатура» = «Роботи виконані Столярним цехом». Це послуга з довідника Номенклатура.

Поле «Субконто 1» = «Ремонтні роботи». Тут вказуємо статтю витрат і ми виберемо (створимо якщо немає), наприклад статтю витрат «Ремонтні роботи».

Поле «Специфікація» = «». Ми це поле пропустимо.

Поле «Номенклатурная група» = «Роботи Столярний Цех». Це найважливіше в нашому заповненні рядка поле. У довіднику «Номенклатурная група» введемо елемент «Роботи Столярний Цех» - ми будемо використовувати його і для збору витрат по Столярному Цеху і для обліку вироблення по ньому ж. І в поточному рядку нашого документа «Звіт виробництва за зміну» (на закладці «Послуги») ми заповнюємо поле «Номенклатурная група» елементом «Роботи Столярний Цех».

Другий рядок. Вводиться практично так само.

Поле «Номенклатура» = «Роботи виконані Столярним цехом».

Поле «Сума планова» = 80.

Поле "Счет затрат" = "20.01". Це буде рахунок, на якому ми будемо працювати з продукцією і витратами Цехи 1.

Поле «Підрозділ витрат» = «Цех 1».

Поле «Субконто 1» = «Продукція Цехи 1». У довіднику «Номенклатурная група» введемо елемент «Продукція Цехи 1» - ми будемо використовувати його і для збору витрат по «Цеху 1» і для обліку вироблення по ньому. Його і виберемо в це поле.

Поле «Субконто 2» = «Ремонтні роботи». Тут вказуємо статтю витрат і ми виберемо вже певну нами статтю витрат «Ремонтні роботи».

Поле «Номенклатурная група» = «Роботи Столярний Цех». У всіх рядках це поле заповнимо так. (ДАЛІ БУДЕ)