Як контролювати бухгалтера

Не секрет, що мало хто з керівників і власників бізнесу розбираються в бухгалтерії. Звичайна ситуація, коли бухгалтери користуються цим і, вибудовуючи довірчі відносини з директором, крадуть. Або ж просто по своїй недбалості або ліні підсаджують компанію на зайві витрати. Причому найчастіше крадуть і бухгалтери-друзі, і бухгалтери-родичі!

Для переважної більшості керівників бухоблік - це темний ліс, і контроль здається вкрай складним завданням. Насправді це не так. Контролювати бухгалтерію можна і обов'язково потрібно. Ось кілька простих правил, які вбережуть вас від втрат, а бухгалтерів - від спокуси.

1. Контролюйте гроші компанії

Щоб контролювати розрахунковий рахунок, необхідно ускладнити процедуру переказу грошей. Ні в якому разі не можна, щоб гроші йшли без підпису керівника. Це один з найпростіших способів виведення грошей. Наприклад, введіть систему двох ключів: один ключ бухгалтера, другий - керівника. Бухгалтер створює платіж, підписує своїм ключем, але без підпису ключем керівника гроші нікуди не підуть.

Навіть коли платежів багато, не можна підписувати платіжки списком. Обов'язково відкривайте кожну платіжку і перевіряйте, куди і за що платите гроші! Так, перевірка займе трохи вашого дорогоцінного часу, проте це допоможе уникнути багатьох казусних ситуацій.

Якщо у вашій системі платіжки створюються без ключа, за логіном з паролем, а у вас є флешка з одним ключем керівника, не залишайте її бухгалтеру в постійне користування!

Якщо у вашій компанії є корпоративна пластикова карта, обмежте її витрати лімітом.

Для контролю зняття грошей з рахунку за чековою книжкою кожен чек підписуйте тільки в заповненому вигляді. Не підписуйте чисті чеки і тим більше по кілька штук.

2. Контролюйте звітність компанії

Ми всі знаємо, що несвоєчасна здача звітності до податкової чревата наслідками. Тому, дотягнувши до останнього, деякі бухгалтери відправляють «лівий» звіт, головне, щоб укластися в терміни, встановлені законодавством, не нарватися на штрафи і не викликати підвищеного інтересу податкової. Потім же відправляють уточнену декларацію. Все начебто нічого, штрафів за це не передбачено. Ось тільки в результаті дуже легко потрапити «на олівець» з витікаючими з цього податковими перевірками ...

Тому завжди самі підписуйте звітність, навіть електронну. Доручіть бухгалтеру скласти календар з термінами здачі звітності на рік вперед і фіксуйте там, що і коли здано. Тільки так ви будете бачити всю картину цілком, бухгалтер знатиме, що ви контролюєте процес.

3. Контролюйте податки компанії

Мова йде не про оптимізацію, це окрема історія.

Почніть хоча б з контролю їх оплати. Головне, щоб вони були оплачені вчасно, щоб не платити потім пені і без помилок в платіжних документах, інакше податок буде вважатися неоплаченим. Для цього введіть в обов'язки бухгалтера своєчасну подачу вам інформації про нараховані податки. Краще, якщо це буде заздалегідь, за тиждень-два до офіційних термінів. Особливо, якщо для їх оплати ще належить акумулювати кошти на рахунку. Раз на рік давайте команду робити звірку з податковою. Звіт - вам на стіл.

Покажіть бухгалтеру, що ви стежите за його роботою, що ви «в темі». Не соромтеся задавати питання, контролювати, перевіряти, в цьому немає нічого ганебного.

Обговоріть відповідальність бухгалтера за його помилки, в результаті яких підприємство зазнає збитків. Про штрафи за штрафи від податкової! А іноді не гріх буде й аудитора запросити ...

Мета всіх вищеописаних дій - бути в курсі фінансового життя підприємства.

Залишається тільки дивуватися, як мало керівників готові вникати в роботу свого бухгалтера і контролювати його! А адже це елементарні правила фінансової безпеки компанії.

Для більшої важливості приведу приклади з практики моїх клієнтів:

• В ході аудиторської перевірки в одній невеликій столичної компанії виявилося, що головний бухгалтер, користуючись повною довірою генерального директора, не тільки благополучно оплачувала з рахунку підприємства кредит за свій авто протягом майже 3 років, а й здійснювала інші приємні покупки (ювелірні прикраси, одяг, туристичні путівки тощо.) Упс ... Виявлено збиток близько 4,5 млн. руб.

• При виході зі складу засновників одного з власників підприємства випадково було виявлено, що в штаті підприємства присутні «мертві душі». При перевірці виявилося, що двоє давно звільнених співробітників продовжують справно отримувати зарплату, відпускні та навіть премії. Бухгалтер пояснила, що їй просто дуже потрібні були гроші ... О как! Вкрадено понад 800 тис. Руб. Зараз йде повна аудиторська перевірка.