Як контролювати бухгалтера і фінансові потоки

Андрій Беспалько, генеральний директор ТОВ «Центр проблем контролю і безпеки»

Контроль роботи бухгалтерії і головного бухгалтера

Кожен власник і кожен керівник (генеральний директор) підприємства стикається з проблемою головного бухгалтера. Можуть складатися різні ситуації, розглянемо основні з них.

Ситуація 1. Власник не довіряє повною мірою керівнику і ставить «свого» головного бухгалтера. Відповідно, і керівник підприємства може не мати належного рівня довіри до головного бухгалтера. Головний бухгалтер, в свою чергу, може ставитися до керівника підприємства зверхньо і вважати себе співробітником того ж рівня (а нерідко і вище), що і керівник підприємства. Відносини можуть не скластися. До чого призведе ситуація, важко передбачити. Конфлікт може не існувати взагалі або тліти роками, поки власник не визначиться з тим, хто йому потрібніше - головний бухгалтер або керівник підприємства.

Ситуація 2. Ускладнення попередньої ситуації - власників кілька, а посади на підприємстві «розписані» між ними. Один власник призводить генерального директора, інший - фінансового, третій - головного бухгалтера і т. Д. У разі погіршення відносин між власниками «війна» переходить в трудовий колектив, і починається дія прислів'я «пани б'ються - у холопів чуби тріщать».

Ситуація 3. Побувавши у 2-й ситуації, власники звертаються в кадрове агентство з тим, щоб знайти нейтральний по відношенню до власників топ-менеджмент, включаючи генерального директора і головного бухгалтера. Ми вважаємо, що певна частка замовлень в кадрові агентства потрапляє саме з цієї причини.

Ситуація 4. Взагалі кажучи, головний бухгалтер - посада, яка вимагає високої професійної кваліфікації, визначених організаторських здібностей, а також досвіду роботи. Серед найближчих знайомих у власника такої людини може і не виявитися. Виникає парадокс: хочеться, щоб була людина і свій, і кваліфікований. Тоді є два варіанти вирішення проблеми. Кваліфікований головний бухгалтер запрошується «з вулиці», а до нього «підсаджують» заступника - некваліфікованого, але зате «свого». Нехай за головбухом доглядає, може, і сам (а) чому коли-небудь навчиться. Можна навпаки - головний бухгалтер «свій», має дорогу імпортну ручку і належні навички для підписання документів, включаючи красиву підпис. А фактично всю роботу робить тлумачний заступник «з вулиці». Зрозуміло, що якщо «своя» людина в бухгалтерії не володіє належною кваліфікацією, то більш кваліфіковані колеги все одно обведут його навколо пальця, в гіршому випадку - підставлять.

Ситуація 5. Власники віддають посаду головного бухгалтера «на відкуп» керівнику (генеральному директору) підприємства і покладають всю відповідальність за бухгалтерію на нього. З нашої точки зору, ситуації 3 і 5 менш суперечливі, ніж інші.

Ситуація 6. У холдингових структурах відносини між посадовими особами юридичних осіб можуть бути вельми заплутаними. Так, генеральний директор може бути номінальним «підписантом», а головний бухгалтер - цілком повноцінним головним бухгалтером. У разі наявності єдиної зведеної бухгалтерії головний бухгалтер теж в принципі може бути «підписантом», а облік може вестися цілим колективом спеціалізованої бухгалтерії, до того ж знаходиться далеко від самого підприємства.

Єдине, що об'єднує ці ситуації, - це те, що контроль за діяльністю головного бухгалтера необхідний у всіх випадках без винятку. Отже, на які моменти слід звернути увагу.

• Положення і роль головного бухгалтера на підприємстві. Треба розуміти, яке фактичний стан займає головний бухгалтер в ієрархії керівництва підприємства. Якщо головного бухгалтера, що називається, загнали під лавку, - це дуже погано. Зовсім погано. На практиці це трапляється, коли керівник підприємства не зацікавлений в повноцінному, достовірному обліку на підприємстві. А значить, з високою часткою ймовірності, він провертає темні справи. Такий керівник і його діяльність повинні відразу стати об'єктом пильної уваги служби безпеки. Також слід звернути увагу на діяльність керівника підприємства, при якому висока плинність кадрів на різних позиціях в бухгалтерії, особливо головних бухгалтерів.

• Участь головного бухгалтера в бізнес-процесах на підприємстві і його ступінь впливу. Якщо головний бухгалтер не приймає участі в управлінні підприємством (узгодження договорів, візування документів, платежів, планування діяльності, пр.), То це може говорити про його невисокому фактичний статус на підприємстві. Хоча зовні йому можуть надавати повагу відповідно посади. Є й інша крайність, істотно менш небезпечна, - це надмірна ступінь впливу головного бухгалтера на підприємстві, зустрічається не дуже часто. Проте недооцінювати її не можна.

• Попередній контроль звітності. Головний бухгалтер зазвичай відповідає за складання бухгалтерської та податкової звітності. Треба мати на увазі, що всі люди роблять помилки. Навіть найкваліфікованіші та уважні співробітники теж роблять помилки. Тому необхідна процедура перевірки звітності та декларацій. Це може бути, наприклад, цільова аудиторська перевірка. Якщо вона проводиться до здачі звітності, то це добре. В результаті знижується ймовірність помилки, і не відбувається складання та подання виправленої податкової декларації. Часта подача виправлених податкових декларацій є фактором, що збільшує ймовірність проведення податкової перевірки.

• Наступний контроль звітності. У більшості великих компаній проведення обов'язкового аудиту річної звітності є обов'язком відповідно до законодавства. Якщо такого обов'язку немає, то доцільно провести аудит річної звітності.

• Аудит. При проведенні аудиторської перевірки перед аудиторами можна і потрібно ставити окремі завдання, задавати питання, що цікавлять. Не варто нехтувати цією можливістю.

Контроль фінансових потоків

Якщо розглядати розкрадання грошових коштів як явище в часі, то воно буває двох типів. Перший - це повільне розкрадання невеликими, непомітними для організації сумами з прикриттям цього розкрадання той чи інший спосіб. Другий - це швидкий переклад однієї (кількох) великої суми, ініціатор або виконавець платежу ховається або стрілки переводяться на невинних осіб або невідомих негідників.

Безготівковий обіг. З організаційної точки зору також багато варіантів: відповідальним за платежі особою може бути головний бухгалтер, начальник казначейства або співробітник - оператор системи банк-клієнт. Як правило, це довірена людина. Що стосується безготівкового обороту грошових коштів, то тут способи розкрадання досить різноманітні, перерахуємо деякі з них.

• Відправлення грошових коштів на рахунки конвертаційних підставних фірм. Умовно можна розділити на два варіанти. Перший - періодична відправка грошових коштів платежами, схожими на платежі звичайної фінансово-господарської діяльності підприємства. У бухгалтерському обліку прикривається наростаючою дебіторською заборгованістю контрагентів реальних або підставних або ж збільшенням активів з якоїсь іншої зручної статті балансу. Другий - це одноразовий переклад дуже великої суми грошових коштів без всякого прикриття з подальшим втечею відправив грошові кошти особи або без оного. В разі, не передбачає втечу відповідальної особи, зазвичай має місце сценарій прикриття. Розкрадання грошових коштів може бути представлено як результат діяльності невідомих хакерів. Також може бути зроблена спроба звалити провину на кого-небудь із співробітників, задіяних в процесі платежів контрагентам.

• Переказ коштів реальним контрагентам, які готуються збанкрутувати або «зникнути». Досить часто менеджери, які працюють в контакті зі співробітниками контрагента, отримують від них «дружню» інформацію про стан організації контрагента. Іноді складається ситуація, при якій контрагент, у якого є будь-які проблеми, планує закінчити свою діяльність. У менеджерів підприємства відразу виникає думка про рідкісному випадку і вдалою схемою: дати вказівку перерахувати такому контрагенту максимально можливу суму, а контрагента попросити її перевести в готівку. Підприємство переводить безготівкові грошові кошти контрагенту. Той їх переводить і за вирахуванням своєї частки передає менеджерам підприємства. Потім контрагент банкрутує або зникає. Підприємство гроші втратило, менеджери отримали. Фінансовий відділ або бухгалтерія ні при чому, їх співробітники проводили звичайні, напевно санкціоновані платежі перевіреного контрагенту.

Яким чином можна знизити ризики розкрадання безготівкових грошових коштів?

• Перш за все, на підприємстві повинен бути створений і чітко дотримуватися регламенту проведення безготівкових платежів. Повинні існувати чіткі посадові інструкції і договори матеріальної відповідальності з окремими співробітниками. Відповідальність повинна бути правильно розподілена між співробітниками. Дівчинка, яка працює з клієнт-банком, несе відповідальність за правильність складання платіжних документів. Зрозуміло, що вона не може нести відповідальність за економічно недоцільні витрати, за перекази грошових коштів, здійснені за вказівкою генерального директора.

• Якщо на підприємстві не встановлені ліміти кредитування контрагентів, то це необхідно зробити. Тоді при перевищенні ліміту кредитування платежі контрагенту будуть припинятися до з'ясування ситуації.

• Повинні проводитися регулярні аудиторські перевірки, а також перевірки дотримання регламенту платежів.

Готівковий обіг. Тут, з одного боку, все трохи простіше, з іншого - набагато складніше. Простіше те, що готівкові гроші можна помацати, перерахувати, вони фізично відчутні. Складніше те, що готівкові гроші мають різне походження (виручка, зарплата, аванс, підзвітні), надходять у касу різними шляхами і йдуть з каси різними шляхами. Також готівку можуть бути як офіційними, так і «з чорної каси». На жаль, наша економічна дійсність така, що «чорні каси» мають місце бути. Певну роль в існуванні «чорних кас» грає не зовсім вдале законодавство.

Отже, розглянемо спочатку офіційну касу підприємства і основні способи розкрадання грошових коштів з офіційною каси.

• Розкрадання коштів перевізником грошових коштів або касиром, нічим не прикрите, з подальшим втечею привласнив грошові кошти особи (осіб). Як варіант, досить часто зустрічається, - імітація нападу, крадіжки і переклад пошуків зловмисників в напрямку невідомих осіб.

• Вилучення коштів з каси, неприкрите ніякими виправдувальними документами. Касир бере трохи грошей, найчастіше припускаючи повернути їх потім в касу, в общем-то без злого умислу або бажання вкрасти, присвоїти ці гроші. Недостача розкривається при ревізії. Зазвичай буває багато шуму через дріб'язкових сум, які ніхто не хотів викрадати. Просто дівчинці-касиру треба було терміново п'ять тисяч рублів «на класну курточку» (бабусі-касиру - відповідно на ліки), а зарплата тільки на наступному тижні.

• Розкрадання коштів, прикрите липовими виправдувальними документами (видатковими касовими ордерами).

• Розкрадання коштів, що здійснюється шляхом неповного оприбуткування, неоприбуткування грошових коштів.

• Розкрадання коштів з сейфа офісними співробітниками.

Неофіційна каса. Способи розкрадання з неї в принципі ті ж. Однак оскільки неофіційну касу зазвичай «тримають» особливо довірені особи, то злодійства в самих неофіційних касах набагато менше. Але якщо воно трапляється, то власник відчуває велике розчарування в людях, притому найбільш довірених. Розкрадань поза касою в сфері обігу «чорної» готівки набагато більше. Оскільки не всі витрати припускають наявність звітних документів (хабара, відкати, різні послуги, пр.), То у підзвітних осіб є велике поле для фантазії і творчості в області зловживань довіреними йому грошима.

Є одна загальна для офіційної і чорної кас ситуація, пов'язана з виплатою зарплати робітникам за відомостями. У касі гроші і відомість видають бригадиру (виконроба), а вже він роздає гроші робочим, вони підписують відомість і він її потім повертає. У фінансового відділу, касирів ця схема не викликає питань - гроші віддали, відомість з підписами отримали. Але насправді є певна проблема. Бригадир (виконроб) під час такої виплати частенько стає маленьким царком, розподіляючи кошти не так, як зазначено у відомості, а по своїй волі. Тобто він сам і особи до нього наближені отримують більше, ніж належить за відомістю, а решта - трохи менше. Такий конфлікт знижує продуктивність праці, погіршує якість роботи (продукції), провокує скандали. У разі якщо робочі родом із сусідніх країн з більш теплим кліматом, то описана ситуація скоріше правило, ніж виняток. На деяких підприємствах, де ця проблема стоїть особливо гостро, вона вирішується шляхом видачі грошей безпосередньо робочим, минаючи бригадира (виконроба). Якщо мова йде про віддалений об'єкті, то касир виїжджає на об'єкт.

Яким чином можна знизити ризики розкрадання готівкових коштів?

• Перш за все на підприємстві повинен бути створений і чітко дотримуватися регламенту проведення готівкових платежів. Повинні існувати чіткі посадові інструкції і договори матеріальної відповідальності з окремими співробітниками.

• Слід строго дотримуватися правил оформлення і обліку касових операцій.

• Також необхідно дотримуватися певних правил при перевезенні та зберіганні грошових коштів. Наявність відповідної перевозиться або збереженим сумами охорони, а також таємність щодо всього, що стосується зберігання і перевезення грошей, - це обов'язкові умови, які повинні дотримуватися завжди.

• Повинні проводитися регулярні аудиторські перевірки, ревізії, а також перевірки дотримання касової дисципліни.

• Розумне зменшення готівкового обігу. Сюди можна віднести безготівковий переказ зарплат співробітникам на картки, скорочення інших готівки витрат.

• Бухгалтерія є службою підприємства, що вимагає постійного контролю, здійснюваного висококваліфікованими досвідченими фахівцями.

• Відсутність належного контролю фінансових потоків може спричинити за собою заподіяння істотної матеріальної шкоди підприємству аж до його банкрутства.