Як грамотно оформити відрядження

Час від часу працівники будь-якої фірми їздять у відрядження. Це вимагає певних витрат: на проїзд, проживання в готелі, харчування і т. Д. Щоб такі витрати бухгалтер зміг списати на витрати фірми, необхідно оформити відповідні документи. Багато з них повинна підготувати кадрова служба.

Але перш ніж перейти до оформлення документів, треба відповісти на ряд питань:

що вважати відрядженням;
кого можна направляти у відрядження;
яка гранична тривалість відрядження і т. д.

Почнемо по порядку.

Що вважати відрядженням

поняття відрядження

Відрядження - це поїздка працівника в іншу місцевість для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи за розпорядженням керівника. При цьому місцем постійної роботи вважають підрозділ, в якому співробітник працює відповідно до трудовим контрактом або наказом про прийом на роботу. Якщо працівник відокремленого підрозділу (філії), яке знаходиться в іншій місцевості, їде в головний офіс, це теж буде відрядженням. І навпаки.

Робота деяких співробітників постійно проходить в дорозі або має роз'їзний характер. Це, наприклад, кур'єри, водії, експедитори та інші працівники. Таким працівникам також необхідно відшкодовувати пов'язані з поїздками витрати по найму житлового приміщення, на проїзд та інші (ст. 168.1 ТК РФ). Перелік робіт, професій і посад працівників, робота яких має роз'їзний характер, встановлюють у колективному договорі або в наказі керівника фірми.

Хто поїде у відрядження

У відрядження можна направити тільки штатного працівника, з яким укладено трудовий договір. Однак одного цього умови недостатньо.

Згідно з Трудовим кодексом, не можна направляти у відрядження:

вагітних жінок;
співробітників, які не досягли 18 років (за винятком творчих працівників засобів масової інформації, організацій кінематографії, театрів, театральних і концертних організацій, цирків, а також професійних спортсменів);
співробітників, що працюють по учнівському договору (якщо відрядження не пов'язано з їх професійною підготовкою).

Якщо у жінки двоє дітей у віці до трьох років, то направити її в службове відрядження можна тільки з письмової згоди і за умови, що це не заборонено медичними рекомендаціями. При цьому таких співробітниць треба письмово повідомити про їхнє право відмовитися від відрядження (ст. 259 ТК РФ).

Аналогічні права надані працівникам, які мають неповнолітніх детей_інвалідов або інвалідів з дитинства, а також співробітникам, які доглядають за хворими членами сім'ї відповідно до медичного висновку.

Від'їзд позаштатного працівника

Поїздку працівника, з яким укладено цивільно-правовий договір (наприклад, підряду або доручення), відрядженням не вважають. Однак фірма може відшкодувати такому працівнику витрати по поїздці. Для цього потрібно, щоб понесені витрати були:

безпосередньо пов'язані з наданими послугами (виконаними роботами);
документально підтверджені.

Крім того, умова про компенсацію витрат потрібно вказати в договорі. Тоді працівникові не доведеться платити з них податок на доходи фізосіб, а фірмі - страхові внески у позабюджетні фонди та внески «по травмі».

Буває, що у відрядження відправляють людини, який не перебуває з фірмою в офіційних стосунках. На це можуть бути різні причини: співробітник може значитися в штаті «дружньої» фірми або ж взагалі отримувати неофіційну зарплату.

Зверніть увагу: інспектори можуть порахувати виплати цього співробітникові не компенсацією за відрядження, а його доходом. В такому випадку в суперечці з перевіряючими використовуйте наступні аргументи.

Однак, щоб уникнути претензій при перевірці, на час відряджень з позаштатними працівниками краще оформляти строкові трудові договори.

Скільки триває відрядження

При цьому мінімальний термін службового відрядження не встановлено. Так що вона може тривати навіть один день.

Днем виїзду у відрядження вважають дату відправлення поїзда, літака, автобуса і т. Д. З місця постійної роботи співробітника, а вдень приїзду - дату прибуття транспортного засобу назад. При відправленні транспортного засобу до 24.00 включно днем від'їзду вважають поточну добу, а з 0.00 і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, потрібно враховувати час, необхідний, щоб доїхати до них.

Документи для відрядження

Перед тим як направити співробітника у відрядження, потрібно оформити:

службове завдання (форма № Т_10а);
наказ про направлення працівника у відрядження за формою № Т_9 або Т_9а;
посвідчення про відрядження (форма № Т_10).

Службове завдання (форма № Т410а)

Службове завдання для направлення співробітника у відрядження оформляє його безпосередній керівник.

Що потрібно вказати

У службовому завданні вказують:

прізвище, ім'я, по батькові співробітника, його посаду;
структурний підрозділ (цех, відділ), в якому значиться співробітник;
місце відрядження (країну, місто, назва фірми);
дату початку та дату закінчення відрядження;
тривалість відрядження;
назва фірми, яка оплачує витрати по поїздці;
підставу для направлення співробітника у відрядження.

Документ підписує керівник підрозділу, в якому працює відряджаються працівник, і стверджує керівник фірми. Потім службове завдання передають в кадрову службу, де на його підставі кадровик готує наказ про направлення працівника у відрядження.

Після повернення з відрядження працівник на тому ж бланку службового завдання повинен заповнити розділ 11 «Короткий звіт про виконання завдання». Звіт стверджує керівник структурного підрозділу, який направив співробітника у відрядження.

Службове завдання потрібно зберігати в архіві фірми протягом п'яти років.

Під час відрядження Іванов підписав договір №П-32/871 про продаж готової продукції ТОВ «Нева». (Завантажити службове завдання про направлення у відрядження)

Після цього документ разом з посвідченням про відрядження і авансовим звітом передають в бухгалтерію.

Наказ (розпорядження) про направлення працівника (працівників) у відрядження (форми № Т49, Т49а)

На підставі службового завдання кадрова служба складає наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження.

Коли використовують форми

Форму №Т_9 використовують при відрядженні одного, а форму№Т-9а - при відрядженні кількох співробітників організації.

У наказі обов'язково вказують:

прізвище, ім'я, по батькові відрядженого співробітника;
його професію (посаду);
структурний підрозділ, де він працює;
мета, час і місце відрядження.

Крім того, тут наводять джерело оплати витрат на відрядження (за рахунок фірми, яка направила працівника у відрядження, або за рахунок приймаючої сторони).

Наказ про відрядження підписує керівник фірми. Відряджаються співробітники повинні ознайомитися з наказом і розписатися в ньому.

Посвідчення про відрядження (форма № Т410)

Поряд з наказом про направлення у відрядження кадрова служба виписує посвідчення про відрядження. На його підставі бухгалтерія виплачує працівникові добові.

У бланку посвідчення є спеціальний розділ, в якому співробітник повинен зробити відмітки в кожному пункті призначення про час свого прибуття та вибуття. Ці позначки треба завірити печаткою організації, в яку відряджений цей співробітник.

Коли посвідчення можна не оформляти

Посвідчення про відрядження можуть не оформляти:

філії та представництва іноземних фірм;
фірми, які направляють працівників у відрядження за кордон (дату в'їзду в країну і дату виїзду з неї можна дізнатися з закордонного паспорта відрядженого).

Посвідчення про відрядження також можна не виписувати, якщо працівник повинен повернутися з відрядження до місця постійної роботи в день від'їзду.

Посвідчення оформляють в одному екземплярі і зберігають в архіві фірми п'ять років.

Зразок посвідчення про відрядження показаний на наступній сторінці.

Всі посвідчення про відрядження реєструють в спеціальному журналі. Окремий журнал заводять для реєстрації посвідчень співробітників, які прибули у відрядження з інших організацій. (Завантажити приклад посвідчення про відрядження)